Dokumenter, der ligger i ’downloadsmapperne’, slettes automatisk fra 15. marts 2021

Informationssikkerhed

Dokumenter, der ligger i ’downloadsmapperne’, slettes automatisk fra 15. marts 2021

Pr. 15. marts indfører IT nye tiltag for at sikre Aabenraa Kommune yderligere.

04. 03. 21

Pr. 15. marts vil IT implementere en løsning, der automatisk sletter indholdet i Downloadsmappen og Overførsler. Dette tiltag skyldes, at IT oplever flere og flere dokumenter heri, der indeholder personoplysninger som medarbejderne ikke er klar over findes i mapperne. Aabenraa DataKvalitet fanger naturligvis disse dokumenter, men det er en uhensigtsmæssig arbejdsgang, at have disse dokumenter liggende i 30 dage (uden medarbejderens viden) før de bliver slettet. Især ét fagsystem gemmer automatisk dokumenter i downloadsmappen og derfor vil denne løsning formentlig også komme denne medarbejdergruppe til gode mere end andre, men det er ikke begrænset til dette ene fagsystem, så det vil være en gevinst for hele kommunen. Også dubletter (filer der allerede er journaliseret i Acadre) forventer IT at nedbringe, da kopier åbnet fra Acadre Web kan gemme sig her.

For at præcisere, er der således tale om to mapper, der bliver slettet.

Det er Overførsler, der vil blive slettet en gang i døgnet.

overførsler.PNG Udsnit af Stifinder

og P:\Downloads, hvor dokumenter (Word, Excel og PDF) vil blive slettet hver 25. dag.

downloads.PNG Udsnit at Stifinder

Det er derfor vigtigt, at du inden den 15. marts får gennemgået disse mapper, for at sikre dig at du ikke har noget liggende, du skal gemme.