Elektronisk arkiv og papirarkiv

Elektronisk arkiv og papirarkiv

Aabenraa Kommune bruger Acadre som elektronisk sags- og dokumenthåndteringsprogram. Derudover findes mange elektroniske fagprogrammer. Sager og dokumenter i Acadre skal arkiveres, det gælder også for nogle af fagsystemerne.

Før kommunen fik elektroniske sagsbehandlingssystemer blev sagerne gemt på papir. Se her hvordan du finder sagerne.

Elektronisk arkiv - Acadre
Sager og dokumenter i Acadre bliver arkiveret hvert fjerde år. Arkiveringen følger byrådsperioden, så næste arkivering bliver ved udgangen af 2017. Byråds- og Direktionssekretariatet og ESDH-teamet står for selve arkiveringen i samarbejde med vores leverandør, Formpipe. Byråds- og Direktionssekretariatet betaler for arkiveringen.

Du vil ikke opleve den store ændring i Acadre efter en arkivering. Den eneste forskel er, at alle afsluttede sager vil ændre sagsstatus fra A (afsluttet) til S (periodeskiftet). Du kan stadig se alle sager og dokumenter, du kan blot ikke længere tilføje nye dokumenter.

Arkivering af fagsystemer
Det er den enkelte forvaltnings eget ansvar at få arkiveret fagsystemer. Det er også forvaltningerne, der betaler for opgaven. Forvaltningerne bør sørge for, at arkivering bliver en del af kontrakten, når et nyt system tages i brug. Det vil spare forvaltningen for store udgifter, og det vil også gøre processen lettere – at leverandøren indtænker arkivering fra starten.

Fagsystemerne skal afleveres til Aabenraa Kommunearkiv, der fysisk ligger i Haderslev. De sønderjyske kommuner har indgået et samarbejde vedr. arkivering, og medarbejderne på arkivet i Haderslev hjælper med den elektroniske arkivering. Du er også velkommen til at kontakte Byråds- og Direktionssekretariatet.

Du kan se en liste over hvilke fagsystemer, der skal arkiveres her.

Papirarkiv
I dag bruger Aabenraa Kommune elektroniske sagsbehandlingssystemer i alle forvaltninger og institutioner. Det betyder, at alle de sager vi behandler nu, bliver arkiveret elektronisk. Papirarkivet vokser altså ikke længere!

Men papirarkivet er stadig relevant at søge i. For borgere kan søge aktindsigt i deres egen sag, og den kan være startet før kommunen fik et elektronisk system. Du kan også komme i en situation, hvor du har brug for oplysninger fra en gammel sag – fx i forbindelse med et dagsordenspunkt, der skal behandles politisk. Så skal du finde sagen frem på papirarkivet.

Aabenraa Kommune overtog de fem forgænger kommuners papirarkiv ved sammenlægningen i 2007. Og det er nu Aabenraa Kommunes ansvar at kunne finde sager herfra.

Vokser papirarkivet alligevel?
Der er få undtagelser fra reglen om, at papirarkivet ikke vokser. Undtagelserne er:

1) Værdipapirer, skøder osv. Altså vigtige dokumenter, som opbevares i sikkerhedsboks. Men de skal også scannes ind på den relevante sag.
2) Trykte informationsmaterialer mv. skal sendes til arkiv – se mere her.
3) Arkviet vokser også i form af mikrofilm, foto, lydoptagelser osv.

Hvor findes papirarkivet?
Aabenraa Kommunes arkiv findes på flere forskellige adresser. Med tiden vil det meste blive samlet hos arkivet i Haderslev, som Aabenraa Kommune samarbejder med. P.t. findes papirarkivet følgende steder:

  • Aabenraa Rådhus
  • Tinglev Rådhus
  • Lokalt på en række institutioner
  • Arkivet i Haderslev
  • Rigsarkivet i Aabenraa

Kontaktperson

Stella Bøttger - Jurist
Tlf. 73767804 - sboe@aabenraa.dk