IT-Digitalisering Sagsbehandler: Lennart Hoffmann Kastbjerg Direkte tlf.: 7376 6284 E-mail: lhka@aabenraa.dk

Rammer for overgang fra netværksdrev til M365

Hvad IT tilbyder

Statistik over datamængde på netværksdrevene

Overordnet

Få statistik over netværksdrev på overordnet niveau. Et netværksdrev defineres ud fra havelågen før mappens navn. Datamængden tæller alle de filer der er placeret i selve mappen og alle underliggende mapper.

Eksempel: #IT

Trækkes statistikken for #IT indkluderes alt data der ligger i #Digitalisering, #IT-Drift og #IT-Helpdesk, samt filer og mapper der måtte ligge i IT-mappen.

Statistikken gøres op i antal filer og antal GB, og totalen deles op efter, om filerne er blevet interageret med - enten oprettet, redigeret eller blot åbnet – inden for de sidste ét, to, tre og fem år. Antallet af filer der udgør differencen mellem 5 Year Count og Total Count udgør mængden af filer, som der ikke er interageret med i over 5 år fra dags dato.

Eksempel: #IT-Digitalisering og #IT-Drift

IT-Drift har i dette eksempel 193 filer i alt, hvoraf 57 af dem er interageret med de seneste år. 184 er interageret med de sidste fem år, dvs. at de resterende 9 filer ikke er blevet interageret med i over 5 år.

OBS: Der kan være små afvigelser i tallene og det der reelt ligger i mapperne!

Detaljeret

Har man brug for yderligere udrulning af #drevmapperne, og få indblik i, hvordan summen af en #mappe fordeler sig på tværs af alle undermapperne, kan man bestille dette udover det overordnede udtræk vist ovenfor.

Eksempel: #Digitalisering

På Digitalisering-drevet ligger der som vist fem mapper. Og i disse mapper er der yderligere undermapper som indeholder filer.

I Digitalisering ligger der 342 filer. 47 af disse ligger i mappen Digital Post. I Digital Post er der yderligere to undermapper, 27 af dem ligger i undermapperne, og 20 af dem oppe i selve Digital Post-mappen.

OBS: Der kan være små afvigelser i tallene og det der reelt ligger i mapperne!

Understøttelse på netværksdrevene

Låsning/skrivebeskyttet tilstand på et drev

Vi kan skrivebeskytte/låse et #drev, så brugere kun kan læse og eksekvere filer – hidtil har de også haft tilladelse til at oprette, skrive og ændre i filer. Vi ændring i tilladelse kan vi justere alt efter behov. Dette kan give mening når overgangen fra netværksdrev til M365 sættes i gang for at tvinge brugerne til at flytte filer over i M365 så snart de skal skrive eller ændre i dem.

Opdeling af ’’gamle’’ og ’’nye’’ filer på et drev

Hvis man synes, at brugerne ifm. oprydning og flytning af filer kun skal forholde sig til de filer, der eksempelvis er blevet interageret med (oprettet, redigeret eller blot åbnet) det seneste år, eller måske inden for de sidste to, tre eller fem år, kan IT tilbyde at splitte filstrukturen op i to ens mappestrukturer – den oprindelige indeholder nu kun alle de filer der ifølge vores data ER blevet interageret med siden skæringsdatoen. De filer der ikke er blevet interageret med lægges over i en !OLD_mappe, som afspejler samme mappstruktur som den oprindelige.

IT sletter ikke noget, men hjælper brugerne til kun at skulle forholde sig til dén delmængde af data vi antager er mest relevant at kigge i. Og har man filer af ældre dato, som man har behov for at bevare, kan man finde dem i !OLD-mappen.

Eksempel: #Digitalisering, opsplitning med skæringsdato på to år fra dags dato

Filstrukturen med de fem mapper bevares. Samtidig laves en ny mappe der hedder !OLD. I denne mappe afspejles mappestrukturen fra hovedmappen, og alle filer som ikke er interageret med de seneste to år placeres der. De filer som brugere har interageret med de seneste to år lader vi ligge på sin plads.

Man kan vælge mellem ét, to, tre og fem år.

OBS: Der kan muligvis være små afvigelser i, om sorteringen er 100% korrekt. Dette er bl.a. en af årsagerne til, at vi ikke ønsker at slette filer, men kun lave en opsplitning.

Lukke for brugeradgang

Når I har brug for, at brugernes adgang til et netværksdrev fjernes, fordi de ikke længere skal kunne tilgå det, kan IT tilbyde at gøre det for jer.

Hvad IT ikke tilbyder

Sletning af filer

IT-afdelingen sletter tidligst filer på et netværksdrev, når brugerne har fået fjernet deres adgang. Frem til da, altså i selve overgangsfasen, sletter IT-afdelingen ikke filer, og vi tilbyder det ikke. Opdeling af filer som vist ovenfor, er hvad IT kan tilbyde på den front.

Når I skal flytte jeres filer til M365 behøver I ikke slette de filer I ikke længere behøver – I kan bare lade dem ligge.

Flytning af filer

IT-afdelingen flytter ikke filer, det skal I selv gøre. Kun I ved, hvilke filer I har behov for at beholde.

Deadline for lukning af netværksdrev for alle

På et tidspunkt vil IT-afdelingen sætte en skarp deadline for lukning af netværksdrev for alle – det kommer dog ikke til at ske endnu. I får besked i god tid.

Det afgørende for, hvornår og hvordan man i den enkelte afdeling griber overgangen an, og i hvilket tempo, er derfor lige nu op til de enkelte afdelinger selv.

Vejledninger

For at støtte jer yderligere i overgangen, har IT-afdelingen lavet følgende guides og vejledninger, som kan tilgås på medarbejderportalen under M365 – Filer, Microsoft Teams og OneDrive.

Hvordan man flytter en fil fra et netværksdrev til M365 (enten OneDrive eller Microsoft Teams),

Gode råd ift. at finde den rigtige placering og struktur til sine filer i M365, og hvordan man indretter sig i et team.

Retningslinjer og rammer omkring brugen af OneDrive og Microsoft Teams