Besøg/invitationer/arrangementer

Byrådsmedlemmer

Byrådsmedlemmer har en helt naturlig interesse i og ret til at aflægge kommunale institutioner besøg, herunder kommunale bygninger, fordi Byrådet har det øverste ansvar herfor.

Institutionen og ansatte i/brugerne af de kommunale bygninger har en naturlig interesse i at kunne tilrettelægge deres arbejde/ophold på en måde, hvor der tages hensyn til såvel byrådsmedlemmets ønske, institutionens drift, brugere/beboere af institutionen, og ansatte/brugere af bygningerne. Medlemmerne må derfor ikke komme uanmeldt, men skal aftale det med direktøren for området. Denne praksis fungerer meget tilfredsstillende.

Hvis et byrådsmedlem ønsker at aflægge besøg sammen med en gæst, gælder retningslinjerne nedenfor.

I de tilfælde, hvor et byrådsmedlems ønske om institutionsbesøg eller anvendelse af kommunale bygninger er begrundet i varetagelse af partipolitiske hensyn, for eksempel som led i en valgkamp, og ikke som led i varetagelse af hvervet som byrådsmedlem, anvendes rammerne for ”Gæster” ligeledes.

Gæster

Gæster har ikke ret til at aflægge kommunale institutioner besøg, men de kan få lov til det.

Byrådssalen, rådhusets udenomsarealer inklusiv trappen kan dog altid benyttes, så længe det kan foregå uden at forstyrre andre arrangementer, og det sikres, at ansatte/borgere ikke uforvarende inddrages.

Direktøren for området tager stilling til ønsker om besøg fra gæster, og kan i den forbindelse træffe beslutning om:

•   Hvilke (n) institution gæsten får lov at besøge
•   Hvilke (n) dag og tidsrum

Om der skal inviteres andre med til besøget (borgmester, udvalgsformand, udvalget, andre byrådsmedlemmer, pressen)

Om der skal udarbejdes et program for besøget

Hvem gæsten må tale med/interviewe under besøget

Direktøren orienterer forud for besøget udvalget/udvalgsformanden og Byråds- og Direktionssekretariatet herom.

Med udtrykket ”gæster” tænkes der på personer, der ikke har en i forvejen naturlig anledning til at besøge en bestemt institution, for eksempel kandidater til kommunalvalg, ministre, folketingspolitikere, journalister mv.

Pårørende

Pårørende eller eventuelt kommende brugere af en institution anses for at have en i forvejen naturlig anledning til at aflægge et besøg på en institution, og er således ikke i denne sammenhæng omfattet af udtrykket ”gæster”.

De aftaler derfor besøg direkte med institutionen/institutionens leder.

Ministerbesøg

Som udgangspunkt deltager borgmesteren ved ministerbesøg. Herudover kan relevant udvalgsformand/formænd deltage, hvis besøget er koncentreret om et bestemt udvalgsområde. 

Det er bogmesteren der beslutter hvem der deltager i ministerbesøget. 

Arrangementer, indvielse, reception, events mm. 

Hvis en institution, en forening, en virksomhed eller andre ønsker at invitere borgmester, udvalg eller Byråd til et arrangement, en indvielse, en reception, et event mm. sendes invitationen videre til borgmesteren og eventuelt relevant udvalgsformand/formænd. 

Byråds- og Direktionssekretariatet orientere løbende Byrådet om sådanne invitationer.

Ved større indvielser, rejsegilder eller andet inviteres Byrådet. Om hele Byrådet skal inviteres, afklares mellem fagdirektøren og Byråds- og Direktionssekretariatet. 

Byråds- og Direktionssekretariatet orientere løbende Byrådet om sådanne invitationer.