Den 9. juni 2017 godkendte Direktionen en ny superbrugerorganisation, der indeholder funktionen Systemkoordinator. Efterfølgende har hver forvaltning udpeget én systemkoordinator.

Systemkoordinatoren medvirker til at IT-løsninger anskaffes og anvendes, så de effektivt understøtter kommunens opgaveløsning. Det gøres ved at koordinere det arbejde, der skal igangsættes i forbindelse med digitaliseringsinitiativer, fx ved at skabe sammenhæng mellem informationssikkerhed, IT-arkitektur og forretningsprocesser. Ved at indgå i en tæt dialog med IT-afdelingen samt bidrage til kompetenceopbygning og vidensdeling i forvaltningen.

Systemkoordinatorens opgaver kan således bestå i:

• at skabe overblik over forvaltningens IT-systemer
• at sikre ensartede sagsfremstillinger til IT-visitationen og Den Digitale Styregruppe
• at indsamle og dele viden om digitaliseringsinitiativer i forvaltningen
• at koordinere tværgående digitaliseringsinitiativer
• at være sparringspartner for ledelse og medarbejdere i relation til digitalisering
• at understøtte superbrugerne i deres aktiviteter
• at oversætte forretningens behov og IT’s muligheder/begrænsninger

Systemkoordinatorens konkrete opgaver, mandat og de ressourcer der tildeles, fastlægges i den enkelte forvaltning. De enkelte forvaltninger har udarbejdet mere udførlige opgavebeskrivelser for deres områder.

Systemkoordinatorforum (SKF)

Der er etableret et Systemkoordinatorforum SKF, som har til formål at fungere som bindeled mellem de enkelte systemkoordinatorer og IT-afdelingen.

Udover koordinatorerne indgår ledelsesrepræsentanter fra IT-Helpdesk, IT-Drift og ITDigitalisering, samt repræsentanter for IT-fagområderne; Informationssikkerhed, ESDH og IT-arkitektur. SKF mødes hver anden måned.

SKF er et dialogforum, hvor viden om IT-systemer, anvendelse af data og forretningsprocesser, deles. Og SKF er et koordinerende forum, der operationaliserer tværgående tiltag (defineret i Den Digitale Styregruppe) således at en struktureret implementering understøttes. Forummet refererer til Den Digitale Styregruppe, og kan fremsende anbefalinger til Den Digitale Styregruppe.

SKF kan således vidensdele på tværs af forvaltninger og være sparringspartner for IT-afdelingen og Den Digitale Styregruppe i forhold til fx:

• principper for systemanskaffelse eller nye sikkerhedstiltag
• kommunikation til de forskellige ledelseslag, brugerne og superbrugerne om nye tiltag
• tilrettelæggelse af nye arbejdsgange og erfaringerne med dem
• metoder til anskaffelse og implementering af nye systemer
• kompetenceopbygning om it-anvendelse og digitalisering