Aktindsigt

Aktindsigt

Vejledning og hjælp til aktindsigt

Diagram.JPG En anmodning om aktindsigt skal håndteres i forhold til hvem, som indsender anmodningen. I flowdiagrammet er det muligt at afgøre hvilke(n) lov, der skal anvendes. Begreberne samt hjælp til forståelse heraf er beskrevet nedenfor. Samtidig er der også indsat link til relevant lovgivning, skabeloner samt vist eksempler.

Aktindsigt

  • Anmodning om aktindsigt kan være en aktindsigt i et enkelt dokument, en bestemt sag eller et tema.
                                                                    
    Ved anmodning om et enkelt dokument, udleveres dokument uden der oprettes en aktindsigtssag, og der er ikke krav om journalisering. Mail til dokument kan journaliseres på konkret sag, hvis det vurderes relevant og måske skal bruges igen senere.

    Ved anmodning om én bestemt sag oprettes en aktindsigtssag i Acadre, og den håndteres efter gældende lovgivning, se diagrammet øverst.

    Det er muligt at anmode om aktindsigt i et tema. Hvis afgrænsningen af temaet giver anledning til spørgsmål, kontaktes anmoder. Laves der en afgrænsning af anmodningen, efter den er modtaget, så husk at notere det i sagen. Det skal med i afgørelsesbrevet.

    Når en person anmoder om aktindsigt, skal vedkommende identificere den eller de sager, der ønskes aktindsigt i. Anmodningen skal derfor indeholde oplysninger om hvilken sag/sager, man ønsker aktindsigt i, jf. § 9 (offentlighedslov). Vi skal kunne fremfinde sagen/sagerne via vores journalsystemer ved at søge på de angivne oplysninger. Det kan f.eks. være et matrikelnummer, adresse eller anden entydig identifikation.

    Ved telefonisk henvendelse vedrørende aktindsigt på en sag eller et tema, så bed om at få tilsendt anmodningen på skrift/mail.

  • Normalt vil en aktindsigt håndteres i den enkelte afdeling af sagsbehandleren på hovedsagen. I team Byg håndteres udlevering af enkelt dokumenter dog af forkontoret.

    Såfremt aktindsigten omhandler et tema eller på anden vis går på tværs af teams, så håndteres aktindsigten af Sekretariat & Grundsalg. Sekretariatet indsamler materiale hos sagsbehandlere og sørger for afsendelse til anmoder.

    Det er vigtigt at kvittere anmoder for modtagelse af henvendelsen.

    Såfremt aktindsigten går på tværs af flere forvaltninger koordinerer Byråds- og Direktionssekretariatet. 

  • Husk fristen på en anmodning er 7 arbejdsdage. Er det undtagelsesvis ikke muligt at behandle aktindsigtsanmodningen inden for 7 dage, kan fristen forlænges. Det kan eksempelvis ske pga. sagens omfang eller kompleksitet. Anmoder skal have besked om forlængelsen inden for den oprindelige 7 dages frist. Orienteringen skal indeholde en konkret begrundelse for forlængelsen af fristen samt en ny frist. 

    Opkrævning af betaling for afskrifter og fotokopier skal ske iht. kommunens takstblad. Takstbladet vedtages politisk en gang om året - for 2019 gælder:
    -Prisen for fotokopi af første side er 10 kr. og for hver (ny) efterfølgende sider 1 kr.
    -Ingen betaling i 1. gangs tilfælde, hvis prisen er under 100 kr.
    -Ingen betaling, hvis dokumenterne udleveres jævnfør offentlighedslovens § 8 (egenaccess – når man søger aktindsigt i hvad der er registreret om en selv).

    Udlevering af dokumenter kan ske på USB-stik.
    Datamedier som har været i brug på eksternt udstyr skal scannes for virus før det benyttes på kommunens system. Se hvordan du scanner USB-stik i denne vejledning. 

Hvilken lovgivning gælder

  • Forvaltningsloven  https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=161411
    Anvendes når anmodning om aktindsigt er fra en person/virksomhed, der er part i sagen. F.eks. grundejer, høringsberettigede, ansøger eller partsrepræsentant.

  • Offentlighedsloven https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=152299
    Anvendelse når anmodning om aktindsigt er fra en person/virksomhed der ikke er part, men er ”uden for sagen”. F.eks. aviser, journalister, naboer og foreninger.

    - Anmodning vedrørende et tema vil altid være efter offentlighedsloven.
    - Anmodninger, hvor der spørges til f.eks. ”lignende sager som ens egen”, er efter offentlighedsloven.

  • Bekendtgørelse af lov om aktindsigt i miljøoplysninger, https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=192436

    Miljøoplysningsloven skal fortolkes udvidende. Undtagelsesmulighederne skal anvendes restriktivt. 

    Enhver har ret til at blive gjort bekendt med miljøoplysninger. Undtagelserne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, men der skal konkret og specifikt overvejes og afgøres om hensynet til offentlighedens interesser i at få oplysningerne, er vigtigere end det hensyn, der varetages ved at afslå.  Dvs. at der generelt skal være ekstra tungtvejende grunde til at afslå aktindsigt i miljøoplysninger og afslaget skal begrundes, så det tydeligt fremgår, at offentlighedens interesser har været vurderet i forhold til afslaget.

    Især gælder for risikovirksomheder, at offentligheden har krav på bestemte oplysninger om risikoforhold.

    Afvejning mellem afslag på aktindsigt og miljøoplysningsloven kan f.eks. opstå når virksomheder ønsker oplysninger fortroligholdt af konkurrencehensyn, men hvor offentlighedens ret til oplysninger om f.eks. udledning af stoffer til miljøet, er omfattet af miljøoplysningsloven.

  • I Forvaltningsloven § 10 og Offentlighedslovens § 14 fremgår det at selvom et dokument eller dele heraf kan undtages fra aktindsigt efter bestemmelserne herom, skal det altid vurderes, om der er noget, der taler imod at dokumenterne/oplysningerne udleveres. Regler omkring tavshedspligt mv. skal naturligvis altid overholdes. I sager, hvor der er flere parter skal parternes – eventuelle modsatrettede – interesser afvejes i forhold til hinanden.

Sagsbehandling af aktindsigt

  • Ved aktindsigt i konkret sag og ved aktindsigt i et tema skal der altid laves en afgørelse med klagevejledning. Hvis der gives fuld aktindsigt i sagen behøver man ikke at give klagevejledning.

    Ved aktindsigtsanmodning i et tema kan det være rigtig svært at afgøre, om der er givet fuld aktindsigt (da afgrænsning kan give anledning til tvivlsspørgsmål), hvorfor der altid bør gives en klagevejledning med. 

    Ved kopi af et enkelt dokument i en sag træffes der ikke en afgørelse. Dvs. der oprettes hverken en aktindsigtssag, følgebrev eller gives klagevejledning. Udlevering af tegninger, miljøgodkendelse med mere til ejere, ejendomsmæglere, håndværkere og rådgivere er en serviceydelse

  • -Udgangspunktet for aktindsigt for en part er, at man har ret til alt materiale i en sag. Der er dog visse undtagelser hertil. De mest relevante er
    - interne dokumenter (gælder dog ikke beslutningsdokumenter, notat jf. notatpligten, tilsynsnotater mv.), Forvaltningsloven §§ 12-13
    - opgaver for andre myndigheder (fx kommunens sekretariatsopgaver for huslejenævnet), Forvaltningsloven § 14
    - persondata (f.eks. oplysninger om sygdom, trusler, cpr.nr., økonomiske forhold)


    Udgangspunktet for aktindsigt efter offentlighedsloven er, at man har ret til alle dokumenter, der indgår i en sag. Der findes dog en række undtagelser, hvorefter hele eller dele af et dokument kan undtages.
    Undtagelserne fra aktindsigt fremgår af offentlighedslovens §§ 19-35. De mest relevante undtagelser er: 
    - interne dokumenter, Offentlighedsloven § 23 (§§ 28-29)
    - private forhold (økonomiske forhold, sygdomsoplysninger mv.), Offentlighedsloven § 30
    - økonomiske interesser (private og kommunens økonomiske forhold fx i forbindelse med grundsalg), Offentlighedsloven § 33

  • Der kan gives helt eller delvist afslag. Delvise afslag er når der fx undtages dokumenter eller dele af dokumenter.

    Manglende identifikation – hvis vi ikke kan identificere sagen/sagerne ud fra anmodning eller vi ingen sag har på det efterspurgte gives fuld afslag, Offentlighedsloven § 9.

    Et uforholdsmæssigt ressourcetræk - selvom en anmodning opfylder kravene til identifikation mv. kan den dog afslås i de tilfælde, hvor behandlingen af anmodningen vil medføre et uforholdsmæssigt ressourcetræk eller hvor anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el.lign.

    Som tommelfingerregel kan anvendes, at hvis det forventes, at kommunens samlede tidsforbrug til fremsøgning af sager, kopiering, gennemgang og ekstrahering mv. overstiger ca. 25 timer, vil vi kunne afslå en aktindsigtsanmodning. Aktindsigtsanmodningen fra en person med en særlig interesse, f.eks. en journalist fra et massemedie eller et forskningsinstitut kan vi dog ikke umiddelbart afslå under henvisning til uforholdsmæssigt ressourceforbrug.

    Politianmeldelsen - hvis der pågår en politisag på den sag, hvor der anmodes om aktindsigt, skal der gives fuldt afslag på anmodningen, jf. Offentlighedslovens § 19, stk. 1. (strafferetslige sager er ikke omfattet af retten til aktindsigt). Henvis til politiet for nærmere information.

    Officielle bygninger - nogle officielle ejendomme kan være beskyttet mod udlevering af materiale/tegninger af hensyn til bekæmpelse af terror og/eller kriminalitet (fx banker, fængsler, politigårde, rådhus, forsyningsvirksomhed o.l.). Husk fuldmagt ved udlevering af oplysninger.

  • Ved aktindsigt i en sag, hvor der kan træffes en afgørelse, findes klagevejledningen i den lov, som afgørelsen træffes efter.

    Følgende er listet eksempler på forskellige sagstyper, og hvilken klagevejledning, der gælder:
    - Byggesag; Byggeloven.
    - Landzonesag; Planloven. (obs. afgørelse på aktindsigtsanmodningen kan påklages efter en anden § end selve sagsafgørelsen)
    - Afgørelser vedrørende skimmelsvamp, indeklima mv.; Lov om byfornyelse og udvikling af byer.
    - Tilslutningstilladelse til varmeforsyning; Tilslutningsbekendtgørelsen.
    - Jordvarmesager; Miljøbeskyttelsesloven.
    - Miljøgodkendelser; Miljøbeskyttelsesloven.
    - Oprensningspåbud og lign.; Jordforureningsloven.
    - Afgørelser om landbrug; Husdyrbrugsbekendtgørelsen eller Miljøbeskyttelsesloven.

    Aktindsigt i en sag, hvor afgørelsen ikke kan påklages, kan aktindsigtssagen indbringes til Ankestyrelsen (det kommunale tilsyn). Dette gælder for bl.a. Spildevandsplan, § 69 afg. i Miljøbeskyttelsesloven, § 8 afg. i Jordforureningsloven, visse afgørelser efter Husdyrbrugbekendtgørelsen og Spildevandsbekendtgørelsen.

    Aktindsigt i en sag, hvor der ikke er truffet en afgørelse, men det er et fagområde, hvor der kan træffes en afgørelse, kan aktindsigtssagen påklages til rekursmyndigheden (altså ”fag”-lovens klagenævn). F.eks. hvor mange tilsynsbesøg industrigruppen haft i det forgangne år (Miljø- og Fødevareklagenævnet) eller administrationspraksis på planområdet (Planklagenævnet)

  • Skabeloner på afgørelsesbreve

    Afgørelse efter Forvaltningsloven 

    Afgørelse efter Offentlighedsloven 

    Afgørelse efter miljøoplysningsloven – (Afventer Link til PDF)

Nyttige tips og vejledninger

  • Udfyld altid feltet ”dokumenttitel med en sigende tekst, da det er denne der bliver synlig, når du generer oversigten af dokumenter via Acadre/aktindsigts-modulet. ”Indhold”-feltet bliver ikke synligt, når du generer oversigten.

    -Allerede når du journaliserer dokumenter på sagen, bør du tage stilling til om ”aktindsigt”-feltet skal være åben, delvis eller lukket. Når man generer sin aktindsigt sag og vælger hvilke   dokumenter, der skal udleveres, er feltet ”aktindsigt” synligt. Og så er det altså superhurtigt at håndtere og sortere de lukkede dokumenter fra.

    -Journalisere kun det der er nødvendigt for sagen. Har du fx en korrespondance-tråd med en virksomhed/borger, så behøver du kun at journalisere slut-mailen. Det giver bedre overblik i   sagen og for modtager af aktindsigten. Dette skal selvfølgelig holdes op imod, at vi skal journalisere indkomne (sagsrelevante) mails inden for 7 dage og øvrige henvendelse inden for 3 dage, iht. journaliseringspligten. Så find den der gyldne mellemvej.

    -Journaliser ikke interne ”hygge-bemærkninger”. Slet dem inden du journaliserer.

    -Vær opmærksom på hvis nogle personer har adressebeskyttelse.

     

    Se mere om God journalisering.

  • Den tekniske brugervejledning til Acadre og aktindsigtshåndtering findes her under fanen vejleding "Vejledning i aktindsigtsmodulet"

    Vejledning findes også her.

    Her er dog et par korte ”huskere” til processen 

    • Aktindsigtssager SKAL oprettes via Acadres aktindsigtsmodul. Herved opnår du at Acadre automatisk genererer dokumentoversigt. Vær opmærksom på at aktindsigtssagen får rette titel, indholdsbeskrivelse (du skal skrive ”aktindsigt” i indholdslinjen), samt journal- og facetkode (A53).
      Ved anmodning om aktindsigt på f.eks. ”hvor mange tilsyn har industri været på i 2018”, kan aktindsigtssagen dog ved at bruge Acadre autoprofil under delte profiler: ”Aktindsigtsanmodning”.
    • Lav altid én aktindsigtssag til én fagsag. Hvis du opretter en aktindsigtssag, men fx en undermappe til hver fagsag, risikerer du at systemet fejler (i brugervejledningen, står det beskrevet som en mulighed – men lad nu være indtil rent teknisk fungerer hver gang og ikke kun hver anden gang).
    • Hvis du har oprettet flere aktindsigtssager til en anmodning, så lav henvisning mellem aktindsigtssagerne under henvisningsfanen.

  • Hvis at dykke længere ned i emnet og dets bestemmelser er her nogle relevante links.

    ”god journalisering” 
    Link til teknisk vejledning til acadres aktindsigtsmodul - (afventer link)

    Forvaltningsloven https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=161411

    Offentlighedsloven - https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=152299

    Kammeradvokatet – akindsigtshåndbogen https://aktindsigtshaandbogen.dk/?KeyListPageQuery=5404

    Karnov, vejl om aktindsigt (kan kun tilgås hvis du har abonnement) https://pro.karnovgroup.dk/document/7000838668/1

    Fremsendelse af store datamængder kan ShareFile anvendes. 

    Teknisk hjælp til Acadre mv. får du hos superbrugeren i eget team.

    Ved vurdering af hvilke dokumenter, der skal udleveres hhv. undtages, så brug dine kolleger i teamet. Det er jer, der kender sagen og dokumenterne bedst. Er dette ikke tilstrækkeligt, så kan jurist Claus Hansen kontaktes for sparring.