Hvis du har haft udgifter, som skal refunderes, er det vigtigt, at de nødvendige oplysninger følger med.

Selve bilaget scannes (fx kassebon), såfremt det ikke i forvejen foreligger elektronisk (fx selvprint togbillet).

Bilaget sendes i en mail til sekretariatet, sse@aabenraa.dk, med emne ”udgiftsbilag”.

I selve mailen skal følgende oplysninger fremgå:

• Hvem, der har haft udgiften
• Hvilket beløb
• Hvad er det brugt til (formål), fx ”togbillet til København vedr. møde i KL om nyt bygningsreglement”. I dette punkt skal det også fremgå, hvor pengene er brugt (lokalitet, i dette eksempel København).
• Såfremt udgiften skal dækkes af en driftskonto, skal det også fremgå af mailen. Oftest handler udgiftsbilag om udgifter, der dækkes af ”personalekontoen” på konto 6 (fx transport, parkering mm, ”kontorartikler”) – det er udgangspunkt og skal derfor ikke oplyses særskilt.

Alternativt kan disse oplysninger skrives i hånden på et stykke papir, som man scanner som baggrund for bilaget, fx som underlag for en kassebon.

Sekretariatet vil samle mail + bilag elektronisk og lægge i Prisme, således at det er nemt at se bagefter, hvad udgiften drejer sig om.