Når dine udgifter skal refunderes

Når dine udgifter skal refunderes

Retningslinjer for refundering af udgifter

Hvis du har haft udgifter, som skal refunderes, er det vigtigt, at de nødvendige oplysninger følger med.

Selve bilaget scannes (fx kassebon), såfremt det ikke i forvejen foreligger elektronisk (fx selvprint togbillet).

Bilaget sendes i en mail til sekretariatet, sse@aabenraa.dk, med emne ”udgiftsbilag”.

I selve mailen skal følgende oplysninger fremgå:

  • Hvem, der har haft udgiften
  • Hvilket beløb
  • Hvad er det brugt til (formål), fx ”togbillet til København vedr. møde i KL om nyt bygningsreglement”. I dette punkt skal det også fremgå, hvor pengene er brugt (lokalitet, i dette eksempel København).
  • Såfremt udgiften skal dækkes af en driftskonto, skal det også fremgå af mailen. Oftest handler udgiftsbilag om udgifter, der dækkes af ”personalekontoen” på konto 6 (fx transport, parkering mm, ”kontorartikler”) – det er udgangspunkt og skal derfor ikke oplyses særskilt.

Alternativt kan disse oplysninger skrives i hånden på et stykke papir, som man scanner som baggrund for bilaget, fx som underlag for en kassebon.

Sekretariatet vil samle mail + bilag elektronisk og lægge i Prisme, således at det er nemt at se bagefter, hvad udgiften drejer sig om.

Test af blanket vedr. udlæg af refusion