Dagsordener til politiske udvalg og chefgruppen

2015-12-14 09:00 (4402)

Referat

mandag den 14. december 2015 kl. 09:00

Mødested: 444
Udvalg: Chefgruppen, Social & Sundhed
Medlemmer: Jakob Kyndal, Lars Harding Hansen, Per Petersen, Michael Metzsch, Torben Lindbæk-Larsen, Merete Laursen, Tommy German Svendsen, Bjarne Ipsen
Fraværende:
  • Sagsid.: 15/33711, Sagsinitialer: bei

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal chefgruppen drøfte Fælles Sprog III (FS III) og beslutte kommunens videre deltagelse i udvikling af FSIII.

    Kl var i 2002 tovholder på etablering af et fælles sprog som ramme for styring og standardisering af ældreområdet. Der blev i sin tid beskrevet at det også var aktuelt for handicapområdet, men dette er aldrig implementeret.

    I 2005 udkom en revideret udgave af FS I som blev kaldt FS II i denne udgave var der særligt fokus på træningsområdet.

    FS II blev implementeret i Aabenraa Kommune og var grundlaget for indsatskataloger og kvalitetsstandarder, frem til 2012, hvor der blev større fokus på den tværfaglige tilgang. Her er rammerne i FS II ikke så velegnede. Skabelonerne og sproget fra FS II er dog bevaret og tilpasset løbende. Dette ses bl.a. i funktions- og mestringsscoringen.

    Hjemmesygeplejen har fortsat med at deltage i udviklingen af FS III, da der fra KL er udtrykt ønske om en standardiseret registrering af opgaverne i sygeplejen. Hjemmesygeplejens indsatskatalog er således opbygget efter retningslinjerne i FS III, dette er måske medvirkende til at sygeplejen ser meget på opgaverne som monofaglige, men det er udokumenteret.

    Som udredningsmetode og standard er det i stedet besluttet at anvende VUM.

    Susanne Skade har deltaget i temadag, hvor de nye udviklingsplaner for FS III blev fremlagt, hun har samlet sine indtryk i vedhæftet notat.

    Her ud over skal vi være opmærksomme på KL´s tilgang. Der er lagt op til en effektivisering på dokumentationsområdet på visitator området 5 %, og for sygepleje området på 15 %.

    I forhold til kommunikation og advis læsning vurderes der en effektivisering på 4 min pr. dag, for social og sundheds personalet.

    Omsorgssystemet skal i FS III version sættes op til, at der kan ses, når der tilføjes oplysninger i fælles indsatsplaner, så der ikke skal sendes advis.  Dette vil dog være en udfordring i forhold til store distrikter. Ikke al dokumentation er nødvendig at læse for alle der er omkring borgeren.

    I Aabenraa Kommune arbejdes der på nuværende med fælles indsatsplaner.  Effektiviseringerne er blevet vurderet ud fra kommuner, hvor der blev dokumenteret monofaglig.

    Det er således holdningen i Visitation & Rehabilitering, at det ikke giver mening at deltage yderligere i udvikling af FS III, hvis det ikke er muligt at få et større tværfagligt sigte.

    Det anbefales, at Aabenraa Kommune skriver til KL og gør opmærksom på problemerne i forhold til KL`s monofaglige eller ikke tilstrækkelige tværfaglige tilgang, samtidig meddeles at vi ikke indgår i udviklingen på foreliggende grundlag.

    Aabenraa Kommune bør ligeledes rejse problemstillingen i social direktør forum.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Visitation & Rehabilitering indstiller

    at chefgruppen drøfter problemstillingen,

    at Aabenraa Kommune ikke deltager i udvikling af FSIII på det foreliggende grundlag.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Ad. 1. at.: Drøftet.

    Ad. 2. at.: Godkendt. Sagen løftes i SSF og evt. SDF ultimo januar 2015 med henblik på en samlet henvendelse til KL. Ledelse & Udvikling er tovholder.

    Bilag
    Vurdering af FS 3

  • Sagsid.: 14/18080, Sagsinitialer: bei

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal chefgruppen drøfte konsekvenser af trykmåling i Træning & Forebyggelse.

    Trykmålingen er gennemført i 2015, efter et større udredningsarbejde af hvem gør hvad og hvornår. Medarbejderne har i høj grad dokumenteret deres opgaver, men det resulterede i, at de reelt skulle være 10 mand mere ansat for at levere den registrerede ydelse.

    Der peges således på 2 forskellige perspektiver i undersøgelsen.

    Resultatet af projektet har bibragt organisationen stor nytteværdi, der kan perspektiveres i 2 dimensioner. For det første gennem processen internt i Træning & Forebyggelse, hvor der er skabt en dyb indsigt i data, og hvordan de kan anvendes både styringsmæssigt og organisatorisk. Indsigten er først og fremmest skabt hos deltagerne i arbejdsgruppen, men også bredt ud gennem information af- og dialog med samtlige medarbejdere. Forståelsen både af resultatet og læringen heraf må vurderes at være høj blandt medarbejderne.

    Ovenstående er den positive del af resultatet. Den større gennemsigtighed har imidlertid synliggjort, at der er forhold der bevirker, at kommunen ikke umiddelbart vil kunne anvende de beregnede priser som afregningsgrundlag. Der er i forlængelse af beregningerne gennemført adskillige tiltag for at få belyst, hvorfor afregning for de aktuelle mængder efter de beregnede priser vil medføre en større budgetmæssig ubalance. De vurderinger, der følger heraf, vedlægges som bilag.

    Den anden dimension omfatter muligheden for at kunne sammenligne Aabenraa Kommunes nøgletal vedrørende tidsanvendelsen på området med andre kommuner, hvor tidsregistreringen er gennemført på tilnærmelsesvis samme måde. Det skal bemærkes, at målingen i de 6 kommuner, der er sammenlignet med, er gennemført i 2013.

    Samlet set kan det konkluderes at Træning & Forebyggelse sammenlignet med andre kommuner har høj BTP og lavt fravær.

    Rapporten peger på forskellige årsager til unøjagtighed i opgørelsen.

    • BTP kan være højere, end beregningen viser
    • Fraværet kan være lavere end opgjort, hvorved fremmødet vil være højere end opgjort.
    • Lønomkostninger og andre indregnede omkostninger kan være overvurderet eller forkert splittet mellem terapeuter og SOSU medarbejdere.
    • Andelen af deltagere i holdtræning i forhold til det samlede antal af visiterede borgere kan være undervurderet.
    • Den gennemsnitlige holdstørrelse pr. medarbejder kan være undervurderet.
    • Den driftsmæssige disponering og/eller adfærd kan give anledning til misforståelser i data.
    • Der kan være tilfældige eller systematiske fejl i registreringspraksis.
    • Manglende data.
    • Der kan være taste- eller formelfejl

    Styregruppen har gennemgået rapporten og har for at komme videre i processen korrigeret for de mest sandsynlige fejlkilder.

    Dette betyder, at der er fremkommet nyt afregningskatalog, som forudsætter samme serviceniveau. Priserne fremgår af det kommende kap 5.

    På grundlag af dette er det besluttet at lave skygge afregning første ½ år 2016. Træning & Forebyggelse afregnes med 1/12 del ramme i første ½ år. Samtidig sker der afregning i forhold til konkret visitation. Hvis disse elementer med det forudsatte aktivitetsniveau rammer budgettet vil der alene ske aktivitetsafregning fra sommeren 2016.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Visitation & Rehabilitering indstiller,

    at chefgruppen drøfter konsekvenser af trykmåling 2015.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Den aftalte fremgangsmåde i 1. halvår 2016 godkendt. Der forventes en sag til Social- og Sundhedsudvalget i forbindelse med budgetlægningen vedrørende eventuelle ændringer i afregningspriser.

    Bilag
    Bilag kvalitetssikring Træning og forebyggelse
    Raport Træning og forebyggelse

  • Sagsid.: 15/35347, Sagsinitialer: mpo

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen skal i denne sag godkende den overordnede tilgang til og arbejdsproces for etablering af Social & Sundheds del af en ny medarbejderportal.

    Aabenraa Kommune får til sommeren 2016 en ny medarbejderportal, som erstatter den nuværende medarbejderportal. Den nye medarbejderportal:

    · Bliver en åben portal, hvor det ikke er nødvendigt at logge på med NEM ID eller anden adgangskode

    · Vil have fokus på information til alle kommunens medarbejdere. Elementer som konkurrencer og køb/salg bliver ikke en del af den nye medarbejderportal

    · Får et nyt design, som er moderne og har ligheder med designet på hjemmesiden

    · Kommer til at kunne tilgås fra pc og mobile enheder

    November – februar

    Produktion af indhold

    Februar

    Undervisning af webredaktører i Umbraco

    Februar til april

    Indhold lægges på medarbejderportalen

    April/maj

    Medarbejderportalen i luften i testversion

    Maj/juni

    Ny Medarbejderportal i luften

    · Kommer til at indeholder information primært fra staben. Derudover får hver forvaltning en del/sektion

    Tidsplanen for etablering af ny medarbejderportal i 2016 er:

    Social & Sundhed på den nye medarbejderportal

    Ledelse & Udvikling foreslår, at etableringen af Social & Sundheds del af den nye medarbejderportal tager udgangspunkt i følgende:

    · Dialog-Net er den primære kommunikationskanal til medarbejderne i Social & Sundhed

    · Målgruppen for Social & Sundheds del af den nye medarbejderportal er primært samarbejdspartnere uden for forvaltningen og medarbejdere med særlige funktioner (f.eks. vejledere)inden for forvaltningen

    · Social & Sundheds del af medarbejderportalen bliver en minimal løsning med fokus på den information, der efterspørges af brugerne

    · I etableringen af medarbejderportalen bygges struktur og indhold op påny. Det betyder, at indhold fra den nuværende medarbejderportal ikke flyttes ukritisk

    · Ledelse & Udvikling er tovholder på udviklingsprocessen og fastlægger både i udvikling og drift den redaktionelle linje.

    Arbejdet med etablering af ny medarbejderportal

    Ledelse & Udvikling foreslår, at de allerede udpegede indholdsleverandører og webredaktører fra Pleje & Omsorg, Visitation & Rehabilitering og Ledelse & Udvikling deltager i arbejdet med udarbejdelse af struktur og indhold for Social & Sundheds del af den nye medarbejderportal.

    Handicap & Psykiatri og Sundhed & Forebyggelse bedes udpege en konktaktperson hver, som kan bidrage med sparring og evt. information fra de to driftsafdelinger i etableringsperioden.

    Ledelse & Udvikling er tovholder på processen med udvikling og udarbejdelse af Social & Sundheds del af den nye medarbejderportal. Indholdsleverandører, webredaktører og kontaktpersoner deltager i arbejdet fra starten af 2016.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Ledelse & Udvikling indstiller,

    at den overordnede tilgang til og arbejdsprocessen for etablering af ny medarbejderportal i Social & Sundhed godkendes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Godkendt. Kontaktperson i Sundhed & Forebyggelse er Sune Røper, og kontaktperson i Handicap & Psykiatri er Ellen Ross Rasmussen.

    Bilag
    Oversigt over indholdsleverandører og webredaktører på ny medarbejderportal.docx

  • Sagsid.: 15/33320, Sagsinitialer: lpc

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal chefgruppen orienteres om den samlede evaluering af SRC 2013-15 og drøfte den businesscase, der er indarbejdet i evaluering, med henblik på en politisk indstilling på udvalgets første møde i januar 2016.

    Rapporten anbefaler:

    · at SRC’s budget for 26 pladser bringes i balance ved en budgettilførsel på 2,356 mio. kr.

    · at der kan oprettes op til 33 midlertidige pladser. 7 ekstra pladser vil kræve en budgettilførsel på yderligere 2,199 mio. kr.

    · at begge beløb findes via interne omplaceringer fra primært visitationens hjemmeplejebudget, da udvidelsen af kapaciteten på SRC vil betyde mindre arbejde i hjemmeplejen. Businesscasen dokumentere hvordan effekten af døgnrehabiliteringen på de midlertidige pladser betyder en markant nedgang i pakkevisiteringen efter SRC, der indenfor godt 3 måneder har finansieret udgiften på SRC og efter 6 måneder repræsentere en økonomisk gevinst på 2.842 mio. kr.

    Indstilling

    Sundhed og Forebyggelse indstiller,

    at rapportens anbefalinger sendes videre til politisk behandling.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Slutevalueringen tilrettes med de faldne bemærkninger og forelægges til politisk behandling for Social- og Sundhedsudvalget den 6. januar 2016 med særligt fokus på effekter for borgeren og økonomi. Sagen behandles i Byrådet den 27. januar 2016.

    Der forelægges en beslutningssag for Social- og Sundhedsudvalget den 3. februar 2016 vedrørende SRC’s fremtidige kapacitet og opgaver. De forskellige scenarier udarbejdes i samarbejde med Torben Lindbæk-Larsen og Bjarne Ipsen. Michael Metzsch er tovholder.

    Bilag
    Rapport til chefgruppe og udvalg dec og jan 2016.docx

  • Sagsid.: 15/118, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen skal i denne sag drøfte udfordringer og behov vedrørende lokaler for Sundhed & Forebyggelse, Pleje & Omsorg og Handicap & Psykiatri i perioden 2016 – 2018. Det drejer sig om lejemål, der udløber, hvor der enten skal ske forlængelse eller findes et nyt lejemål, fordi lejemålet ikke kan forlænges, behov for nye fysiske rammer på grund af AM-påbud eller ønsker om at kunne etablere effektfulde helhedsløsninger.

    På baggrund af tidligere udarbejdet materiale og indmeldinger fra driftscheferne er udarbejdet et notat, afsluttende med et samlet overblik over akutte og ønskede lokalebehov fordelt på tid.

    Med baggrund i Chefgruppens drøftelse fremsendes forvaltningens lokalebehov til Kultur, Miljø & Erhverv.

    Indstilling

    Direktøren indstiller,

    at udfordringer og behov vedr. lokaler på driftsområderne drøftes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Drøftet. Inden notatet fremsendes til Kultur, Miljø & Erhverv udbygges det med følgende:

    · Beskrivelse af Frivillighedscenter og Sundhedshus

    · Økonomi og deponeringer

    · Scenarier for samlokalisering

    · Konklusion med fokus på beslutningslinjer og behov for afklaring.

    Notat med bilag/tegninger fra Sundhed & Forebyggelse medsendes.

    Bilag
    Udfordringer og behov vedr lokaler på driftsområder i Social Sundhed (retur) - docx

  • Sagsid.: 15/27915, Sagsinitialer: lmhans

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen skal i denne sag tage stilling til, hvornår og hvordan ledere og medarbejdere orienteres om borgerens adgang til Care Borgerportal. Samtidig orienteres om test på 6 borgere.

    Care Borgerportal åbnes for borgerne 1.2. 16

    Borgerne har haft aktindsigt siden 2007. Med Care Borgerportal bliver det hurtigere for borgerne at få agtindsigt i egne oplysninger og Aabenraa Kommune sparer en arbejdsgang ved ikke at skulle kopiere og fremsende det ønskede materiale.

    Borgertest

    Care Borgerportal er med succes testet med 6 borgere. Tilbagemeldingerne har været positive. Det er let for borgerne at navigere i borgerportalen. Kommentarerne har givet anledning til, at brugerflade og vejledningsmateriale rettes til.

    Den første test viste, at borgerne får adgang til egne oplysninger, når de har anmodet om adgang via NemID. Visitation & Rehabilitering skal ikke godkende og oprette borgeren som tidligere oplyst af KMD.

    Intern kommunikation

    Kommunikationsmaterialet udarbejdes af Ledelse & Udvikling

    Hvem

    Hvor

    Tidspunkt

    Materiale

    Chefgruppen

    Chefgruppemøde

    7.12.15

    Sagsfremstilling

    Social- & Sundhedsudvalg

    Udvalgsmøde

    15.12.17

    Sagsfremstilling

    Afdelingsledermøde

    Afdelingsledermøde

    Førstkommende møde

    Skriftligt oplæg

    Alle ledere

    Mail

    4.1.16

    Tekst

    Medarbejdere

    Dialognet

    5.1.16

    Tekst

    Medarbejdere

    Personalemøder eller lign.

    Januar

    Dialog ud fra mail og Dialognet

    Indstilling

    Ledelse & Udvikling indstiller,

    at chefgruppen godkender plan for orientering af ledere og medarbejdere.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Godkendt.

  • Sagsid.: 15/35064, Sagsinitialer: bei

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal chefgruppen drøfte og godkende en overordnet tidsplan for en proces, der resulterer i, at Byrådet Aabenraa Kommune godkender en Værdighedspolitik i juni 2016.

    Nedenstående bidrag bygger på møde den 4. december om sagen med deltagelse af Bjarne Ibsen, Torben Lindbæk Larsen og Lars Harding.

    Baggrunden er, at Finansloven for 2016 indeholder krav om at kommunerne udarbejder en værdighedspolitik som betingelse for at få del i en årlig 1. milliard kroner pulje.

    Forvaltningen har forespurgt Sundheds- og Ældreministeriet, der oplyser, at der kommer både et lovforslag og en bekendtgørelse. Lovforslaget handler mest om værdighedspolitikkerne. Det bliver sendt i høring inden jul med henblik på at blive fremsat i Folketinget januar 2016.

    Ved juletid vil ministeriet også sende et brev ud til kommunerne, hvori det nærmere beskrives, hvordan "værdighedsmilliarden" skal udmøntes. Det bliver noget med, at man først kan få midlerne, når man har indsendt en værdighedspolitik, der er godkendt i Byrådet og en redegørelse for, hvordan man vil bruge pengene, der kommer omkring 5 punkter.  Bekendtgørelsen kommer senere, den kommer til at fokusere på processen med at få pengene.

    Som de foreløbige dokumenter er det ministeriets hensigt, at der skal fremsendes en besluttet værdighedspolitik og at midlerne bevilliges til de initiativer, som understøtter politikken. Der er i princippet ingen begrænsninger i, hvad dette kan være.

    Der er bl.a. nævnt følgende:

    · Værdig indsats for demente

    · Værdigt forløb for døende

    · Tydelig prioritering

    · Uddannelse af personale
     

    Det bør bemærkes, at det understreges at borgeren skal have mulighed for at fortsætte med at leve det liv, den ældre ønsker, med størst mulig selvbestemmelse – helt i overensstemmelse med Aabenraa Kommunes ældrepolitik.

    Processen: Forslaget til proces bygger på ønsket om at gennemføre en lokal samskabel ses proces med borgerne om udarbejdelse af værdighedspolitikken.  Samskabelsesprocessen skal svare på spørgsmålet: Hvad er værdighed i en lokal Aabenraa kontekst, og hvordan understøtter vi værdighed med tilgang (holdninger/kultur) og aktiviteter (handlinger)?

    Processen skal levere sammenhæng mellem politik, økonomi og understøttende aktiviteter i en konkret handleplan, som der kan følges op og beskrives i en resultatopgørelse. Samskabelsesprocessen foreslås afviklet som åbne borgermøder på alle plejehjem indenfor 2-3 uger efter vinterferien. Efterfølgende skal bidragene bearbejdes og undergå en bearbejdning til første udkast til værdighedspolitik.


    Forslag til tidsplan fremgår af bilag.


    Motivationen til at foreslå denne proces kan formuleres som følgende:

    Værdighedspolitikken skal forholde sig til en række konkrete områder i relation til en værdig ældrepleje, herunder bl.a. livskvalitet, selvbestemmelse samt mad og ernæring. Samtidig skal værdighedspolitikken tydeliggøre for de ældre og deres pårørende, hvad der prioriteres og kan forventes i den pågældende kommune. I udarbejdelsen af værdighedspolitikken skal kommunalbestyrelsen sikre, at eksempelvis de lokale ældreråd, eventuelt øvrige relevante parter, pårørende samt medarbejdere inddrages.

    Der er flere konsulenthuse, der allerede har budt ind med hjælp til kommunerne om en sådan proces. Der kan hentes inspiration fra disse og fra andre kommuner til den videre proces.

    Organiseringen: Processen er omfattende og forudsætter, at der i forvaltningen afsættes de nødvendige ressourcer til understøttelse eller, at der indgås aftale med et eksternt konsulentfirma finansieret af de penge der følger med værdighedspolitikken.

    Økonomi og afledt drift

    For finansloven 2016 og frem er der afsat 1 mia. til indførelse af en værdighedspolitik for ældre  kommunerne.

    Pengene vil blive fordelt i henhold til fordelingsnøgle, hvis der anvendes samme fordelingsnøgle som for ældremidlerne vil Aabenraa Kommune modtage 10,7 mil.

    For årene 2016 til 2019 skal der årligt laves selvstændigt revisionspåtegnet regnskab for midlerne. Her efter vil midlerne blive udbetalt sammen med bloktilskuddet.

    Indstilling

    Afdelingscheferne for Pleje & Omsorg, Visitation & Rehabilitering og Ledelse & Udvikling  indstiller,

    at processen drøftes,

    at der tages stilling til, hvem der er ansvarlig for det videre arbejde – her under at afklare den økonomiske ramme til udarbejdelse af politikken,

    at den vedtagne plan forelægges Seniorrådet og Social- og Sundhedsudvalget til drøftelse.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Ad. 1. at: Drøftet.

    Ad. 2. at.: Ledelse & Udvikling er tovholder for det videre arbejde med værdighedspolitikken. Lars Harding og Bjarne Ipsen udarbejder sagsfremstilling til mødet for Social- og Sundhedsudvalget den 6. januar 2016. Rammen er ”Det gode og aktive hverdagsliv – Aabenraa Kommunes politik for ældre”, der eventuelt kan udbygges med et nyt tema/tillæg om værdighed. Endvidere skal udvalget tage stilling til politikproces og dialog med Seniorråd, evt. temamøde med interessenter og borgere m.v.

    Bilag
    Forslag til program for borgermøder
    Oplæg til tidsplan
    Lovforslag om værdighedspolitikker i høring - Udkast til lovforslag om værdighedspolitikker i ældreplejen.pdf

  • Sagsid.: 15/118, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    -

  • Sagsid.: 15/118, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    · Drøftelse af deltagelse i Styregruppen for rehabilitering i Social & Sundhed.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    Drøftelse af deltagelse i Styregruppen for rehabilitering i Social & Sundhed tages op på næste Chefmøde.

    Jakob Kyndal, Michael Metzsch og Per Petersen afholder et koordinerende møde om investeringsstrategien inden jul.

    Chefmødet den 22. december 2015 er aflyst.

  • Sagsid.: 15/118, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    -

  • Sagsid.: 15/118, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    · Aabenraa Kommunes tilbud i forhold til den gerontopsykiatriske borger.

    · Status på Social & Sundheds digitaliseringsstrategi.

    · Temamøde om Chefgruppens virke som strategisk ledelsesteam.

    · Strategiske pejlemærker og strategiimplementering/-eksekvering.

    · Månedlig status på udarbejdelse af LIS-rapporter fra 1. juni.

    · Oplæg vedr. operationalisering og prioritering af indsatser som led i implementering af ny Sundhedsaftale.

    · Status på økonomisk ledelsestilsyn

    · Sygeplejen – implementering på tværs

    · Digitalisering af ældreområdet

    · Acadre brugerundersøgelse og ny version

    · Opfølgning på Lederkonference 2015 for Social & Sundhed

    · Pilotprojekt for styrket rekruttering

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 14-12-2015

    -