Dagsordener til politiske udvalg og chefgruppen

2016-02-03 09:00 (4498)

Referat

onsdag den 03. februar 2016 kl. 09:00

Mødested: Lokale 444
Udvalg: Chefgruppen, Social & Sundhed
Medlemmer: Jakob Kyndal, Lars Harding Hansen, Per Petersen, Michael Metzsch, Torben Lindbæk-Larsen, Merete Laursen, Tommy German Svendsen, Bjarne Ipsen
Fraværende: Afbud: Lars Harding.
  • Sagsid.: 15/31636, Sagsinitialer: rmjoe

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen skal i denne sag godkende en generisk drejebog for timeprisberegninger samt et overordnet aktivitetshjul og tidsplan for tidsregistreringer i de berørte områder i Social & Sundhed.

    Den generiske drejebog (bilag 1) er udarbejdet på baggrund af drejebøger fra Incitare, som styregrupperne til de enkelte trykprøvemålinger har godkendt. Disse drejebøger er forskellige mht. ansvarsfordelingen, hovedsageligt på de delopgaver, der varetages af enten Budget eller Ledelse & Udvikling. For at få en stringent proces omkring timeprisberegninger i alle områder, er den overordnede ansvarsfordeling, efter aftale med afdelingschef for Ledelse & Udvikling, Lars Harding Hansen, og koordinator for Budget, Merete Laursen, rettet til og beskrevet i den generiske drejebog.

    Den generiske drejebog suppleres med et aktivitetshjul (bilag 2) for timeprisberegningerne. Aktivitetshjulet er udarbejdet med input fra de fem afdelingschefer i Social & Sundhed og viser, i hvilke år de enkelte områder skal foretage tidsregistreringer.

    De enkelte drejebøger fra Incitare adskiller sig desuden fra hinanden ift. hvornår på året tidsregistreringen skal foregå. For hjemmeplejen og sygeplejen er tidsregistreringen placeret i oktober måned, i psykiatrien ligger tidsregistreringen i januar mens Mad & Måltider samt Træning & Forebyggelse ifølge det oprindelige materiale skal foretage tidsregistrering i juni.

    Ved forespørgsel i områderne omkring at foretage tidsregistreringen i efteråret har psykiatrien og Træning & Forespørgsel meldt positivt tilbage, mens Mad & Måltider ønsker at bibeholde registreringen i juni måned. Der er derfor udarbejdet tre scenarier for, hvornår på året tidsregistreringen skal foregå. Hovedtrækkene i scenarierne er:

    Scenarie 1: Tidsregistreringen foregår i efteråret, hvorved de nye priser er godkendt og klar til budgetprocessen i foråret. De nye tider og priser træder i kraft pr. 1. januar det efterfølgende år. Derved går der 14 måneder fra tidsregistreringen foretages til priserne træder i kraft.

    Scenarie 2: Tidsregistreringen foregår i foråret. Dette betyder, at de nye priser ikke kan indgå i budgetprocessen, men skal skrives ind i budgettet som bilag. Ved dette scenarie går der 9 måneder fra tidsregistreringen foretages til priserne træder i kraft.

    Scenarie 3: Dette scenarie gælder kun for Mad & Måltider. Tidsregistreringen foregår i juni, hvorfor de nye priser ikke kan indgå i budgetprocessen, men skal skrives ind i budgettet som bilag. Med denne tidsplan går der 7 måneder fra tidsregistreringen foretages til de nye priser for Mad & Måltider træder i kraft.

    Af hensyn til arbejdsgangene ifm. timeprisberegningerne og prioritering af øvrige opgaver er det optimalt at samle projekterne, så tidsregistreringerne og de efterfølgende beregninger af tider og priser foregår samlet for alle områder bortset fra Mad & Måltider.

    Indstilling

    Afdelingschef for Ledelse & Udvikling indstiller,

    at Ledelse & Udvikling er ansvarlig for at få løst tasteopgaverne i forbindelse med hver tidsregistrering, men en eventuel lønudgift hertil betales af den pågældende afdelingschef,

    at den generiske drejebog godkendes,

    at aktivitetshjulet for timeprisberegninger godkendes,

    at hjemmeplejen, sygeplejen, psykiatrien samt Træning & Forebyggelse foretager tidsregistrering i efteråret som beskrevet i scenarie 1,

    at Mad & Måltider foretager tidsregistrering i juni som beskrevet i scenarie 3.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Ad. 1. – 5. at.: Godkendt.

    Forud for opstart af hvert projekt godkendes en projektbeskrivelse i Chefgruppen, hvor bl.a. tryktest af pakker afklares.

    Bilag
    Generisk drejebog for beregning af tider og priser
    Aktivitetshjul for timeprisberegninger

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen følger på mødet op på status og det videre forløb i forhold til nedenstående målemne i VA 2016:

    Nedenstående mål gælder for følgende aftalestyrede enheder:

    Alle

    Målemne 2

    1 %-effektivisering

    Hvad er vores mål for 2016?

    XX institution arbejder løbende med effektivisering hele 2016 og tænker nyt i forhold til at løse kerneopgaven på nye måder og gennem omkostningsoptimering, bl.a. via optimerede arbejdsgange, digitalisering og velfærdsteknologi.*

    Effektiviseringen realiseres løbende og senest fra januar 2017, idet målet er realisering af minimum 1 % af rammen. Effektiviseringen må ikke indebære ændringer i det politisk fastsatte serviceniveau.

    Hvad skal der til for at vi mener, at vi har nået målet?

    Målet er nået, når der forligger en plan for effektivisering på xx institutions område med 1 % hvert år de næste 3 år udmøntet enten som kortere tid hos borgeren eller som en lavere timepris.

    Hvordan måler og dokumenterer vi

    målopfyldelsen?

    Afdelingscheferne følger op på den løbende effektivisering og sikrer forslag til realisering efter nærmere aftale med direktøren.

    *Se mål om digitalisering og velfærdsteknologi.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Visitation & Rehabilitering indstiller,

    at status og det videre forløb i forhold til målemne vedr. 1% effektivisering drøftes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Status drøftet.

    I løbet af marts 2016 følger afdelingscheferne op på udmøntning målemnet.

    Det bemærkes, at de 75% af VT-gevinster, der ifølge gevinstrealiseringsmodellen skal afleveres centralt, tæller med i 1% effektiviseringen.

  • Sagsid.: 15/27143, Sagsinitialer: ahr

    Sagsfremstilling

    Pleje & Omsorg har undersøgt mulighed for etablering af eget vaskeri som alternativ for den nuværende vaske/leje-aftale for arbejdsbeklædning, som udløber den 1. januar 2017. Dvs. det er undersøgt om Pleje & Omsorg kan løse opgaven med arbejdsbeklædning mere effektivt, kvalitativt og efficient i forhold til den nuværende model.

    Konklusionen på ovenstående spørgsmål er, at Pleje & Omsorg kan løse opgaven med arbejdsbeklædning i samarbejde med Center for Job og Uddannelse (CJU). De direkte omkostninger forventes at hvile i sig selv, dvs. højere kvalitet for de samme midler, mens de afledte økonomiske gevinster for Aabenraa Kommune og samfundet som helhed, giver en årlig gevinst. Der er tale om en model, hvor Pleje & Omsorg står for etablering af vaskeriet på Rådhuset i Bov og indgår driftskontrakt med CJU, som skal stå for den daglige drift af vaskeriet og varetage de tilhørende opgaver.

    Det vurderes, at etablering og drift af eget vaskeri i løbet af seks år vil koste 16 – 16,7 mio. kr. og give overskud et sted mellem 0,200 og 0,900 mio. kr. alt afhængigt af den anvendte energikilde og ombygnings- og anskaffelsesomkostninger. Vurderingen er baseret på 5 scenarier og konservative vurderinger af omkostninger.

    De afledte gevinster for kommunen er beregnet til 0,200 mio. kr. om året, men de er reelt større, fordi ikke alle gevinster er indregnet. Derudover er der regnet med 6.0 mio. kr. til indkøb af ny arbejdsbeklædning, fordi der har været et ønske om at købe arbejdsbeklædning med bedre kvalitet end den nuværende. Den nuværende beklædning har nu været anvendt i 4 år, og vi forventer at en ny type arbejdsbeklædning vil have samme levetid. Hvis det er tilfældet, vil businesscasen forbedres. Ligeledes er det mulig at lease tøjindkøbet gennem kommuneleasing, hvilket betyder at kommunens likviditet ikke påvirkes af de store indkøb.

    For andre personalegrupper, som nu får mulighed for at få en billigere vaskeordning, er der ligeledes mulighed for at få en højere kvalitet i beklædning og en beklædning som er mere målrettet til opgaven. I Sundhed & Social, vil dette være en mulighed for Mad & Måltider, Tandplejen, Træning & Forebyggelse, Handicap & Psykiatri og for kommunen som helhed, bl.a. det grønne område, kantine m.v..

    På baggrund af analyserne anbefales:

    · at der arbejdes på at etablere vaskeriet på Rådhuset i Bov.

    · at der arbejdes med scenarie 1, hvor vaskemaskinerne er tilsluttet til strøm og varmt vand, og tørretumblerne til gas.

    · at der fremadrettet kun skal være én type tøj per personalegruppe.

    · at der skal regnes med omkostninger på 3,0 mio. kr. til indkøb af indendørs og udendørs arbejdsbeklædning, og at den økonomiske levetid er tre år, som et konservativ bud der ligger til grund for leasing.

    · at maskinerne og arbejdsbeklædning leases via Kommune Leasing

    · at producenterne af vaske- og tørretumblermaskiner inviteres en gang til og gerne flere denne gang, til at give et nyt tilbud.

    • at projektet fremlægges for direktionen og Social- & Sundhedsudvalget.

    I forbindelse med udarbejdelse af denne case er forholdene omkring forsikring, konkurrenceforvridning, eventuelle omkostninger til etablering af personalefaciliteter, som vaskeriets personale skal og kan bruge, og eventuelle omkostninger til vaskeriets husleje og husets pedel ikke blevet undersøgt.

    Admir Hrnjic deltager i punktets fremlæggelse.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Pleje & Omsorg indstiller,

    at sagen drøftes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Drøftet.

    Der forberedes en sag omhandlende lokations- og driftsopgaven til Direktionen med bidrag fra Jobcentret og Kultur, Miljø & Erhverv (Facility Management). Endvidere afklares med Staben en finansieringsmodel for evt. placering på Bov Rådhus.

    Som alternativ lokation afklares med Kultur, Miljø & Erhverv muligheder i tilknytning til Enstedværket.

    Inden en sag forelægges Direktionen afholdes et møde med direktøren for Kultur, Miljø & Erhverv om Social & Sundheds samlede lokalebehov.

    Bilag
    Business Case: Eget vaskeri til arbejdsbeklædning (5. udkast)
    Økonomioversigt - eget vaskeri

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    På mødet drøfter Chefgruppen, hvordan Social & Sundhed udnytter de bygningsmæssige rammer i Bov området mest hensigtsmæssigt.

    På mødet gennemgår Torben Lindbæk-Larsen de muligheder, der indtil videre har været overvejet.

    Indstilling

    Afdelingschefen for Pleje & Omsorg indstiller,

    at alternativer muligheder for udnyttelse af bygningsmæssige rammer i Bov området drøftes,

    at processen for det videre arbejde drøftes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Ad. 1. at: Drøftet.

    Ad. 2. at: Der arbejdes videre med udnyttelse af Bov Rådhus til følgende:

    · Sygeplejeklinik

    · Træning & Forebyggelse

    · Hjernecenter Syd

    · Evt. vaskeri

    Opgaven stilles til Facility Management, Kultur, Miljø Erhverv.

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    Chefgruppen drøfter på mødet status, helhed og sammenhæng i forhold til følgende igangværende processer:

    - politikproces status, Next steps mv.

    - frivilligcenterproces

    - Head Space

    - andet

    Indstilling

    Direktøren indstiller,

    at status og det videre forløb i forhold til igangværende processer drøftes.

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Udsat til Chefmødet i uge 8.

    Ledelse & Udvikling forbereder en samlet sag vedrørende en koordineret helhedsorienteret tilgang til frivillighed i regi af politikprocessen, etablering af frivilligcenter, Headspace, etablering af værested/cafe i Tinglev m.v.

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    -

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    Jakob Kyndal oplyste, at Chefgruppen får tilbagemelding på lederevalueringen på chefmødet i uge 8.

    Der planlægges et møde for den brede ledergruppe i Social & Sundhed (niveau 2 og 3) i marts med bl.a. følgende emner:

    · Udarbejdelsen af nyt ledelsesgrundlag

    · Revitalisering af ledernetværk

    · Kompetenceudvikling 2016

    · Budgetproces

    Torben Lindbæk-Larsen orienterede om talentudvikling for SOSU-medarbejdere.

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    -

  • Sagsid.: 16/575, Sagsinitialer: TGS

    Sagsfremstilling

    · Aabenraa Kommunes tilbud i forhold til den gerontopsykiatriske borger.

    · Status på Social & Sundheds digitaliseringsstrategi.

    · Temamøde om Chefgruppens virke som strategisk ledelsesteam.

    · Strategiske pejlemærker og strategiimplementering/-eksekvering.

    · Månedlig status på udarbejdelse af LIS-rapporter fra 1. juni.

    · Oplæg vedr. operationalisering og prioritering af indsatser som led i implementering af ny Sundhedsaftale.

    · Status på økonomisk ledelsestilsyn

    · Sygeplejen – implementering på tværs

    · Digitalisering af ældreområdet

    · Acadre brugerundersøgelse og ny version

    · Opfølgning på Lederkonference 2015 for Social & Sundhed

    · Review af Business Case til Care 2 (1. marts 2016)

    Beslutning Chefgruppen, Social & Sundhed den 03-02-2016

    -