Processkema - First Agenda - Opret og afmeld ekstern bruger

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet First Agenda - Opret og afmeld ekstern bruger

Sådan gør du:

1. Gå til IT-Helpdesk → Brugeradministration.
2. Klik på First Agenda - Opret og afmeld ekstern bruger
3. Log ind med dit Windows-login.
4. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om den eksterne bruger, der skal have adgang til First Agenda eller afmeldes som bruger i First Agenda
5. Under Godkender angiver du navnet på den leder eller stedfortræder, som skal godkende oprettelsen.
6. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til godkendelse og efterfølgende oprettelse/afmelding af den eksterne bruger i First Agenda.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Bruger bliver oprettet/afmeldt, og en eventuel efterfølgende oprettelse/afmelding af bruger skal ske via en ny udfyldelse af denne blanket. 

Godkenderen er den leder eller stedfortræder, som rekvirenten har valgt til at godkende processkemaet.

Sådan gør du, hvis du er Godkender:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer Dig"
3. Kontrollér, at de ønskede oplysninger og rettigheder kan godkendes.
4. Hvis alt er i orden, klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet.
5. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Leder/stedfortræder har ansvaret for, at de valgte rettigheder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de godkender blanketten.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. 

Når leder/stedfortræder har godkendt blanketten, sendes den videre til Byrådssekretariatet, der skal sikre, at bruger oprettes/afmeldes i First Agenda:

Sådan gør du, når du skal oprette/afmelde bruger (Byrådssekretariat)

• Du opretter eller afmelder brugeren i FirstAgenda ud fra de informationer, der er opgivet i mailen. Herefter skal du ikke foretage dig andet.

Efter Byrådssekretariatet har oprettet/afmeldt bruger, sendes der besked til den eksterne bruger direkte fra First Agenda.

Efter godkendelsen, journaliseres blanketten i Topdesk til fremtidig dokumentation.