Processkema - Fratrædelse - Ikke aflønnet (Nexus)

Dette processkema kan udelukkende tilgås af de eksterne leverandører, der har en aftale med os om, at de udfylder processkemaet.

De eksterne leverandører logger ind med deres MitID Erhverv.

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet Fratrædelse - ikke aflønnet (Nexus) i xFlow.

Det er kun muligt for rekvirenter at udfylde processkemaet, når der er tale om en medarbejder, der ikke er aflønnet af Aabenraa Kommune.

Sådan gør du:

1. Eksterne leverandører kan tilgå link til processkema via Dialogportalen.
2. Log ind med dit MitID Erhverv.
3. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om medarbejder.
4. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til henholdsvis Helpdesk og Care Nexus, der vil fjerne evt. rettigheder.

Når blanketten er sendt, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver fratrådt, og en eventuel efterfølgende start kræver udfyldelse af Nyoprettelse - ikke aflønnet.

Nu skal Helpdesk samt Care Nexus fjerne evt. rettigheder, så brugeren kan afsluttes.

Tip: Vi anbefaler, at de relevante rettighedsgrupper løbende holder øje med, om der er kommet nye opgaver i xFlow. Det er også muligt at sætte xFlow op, så gruppen modtager en besked, når der kommer en ny opgave.

Alternativt - Er ikke bygget endnu
Hvis der er valgt rettigheder til et eller flere af ovenstående systemer, modtager de relevante fagpersoner en infomail med besked om, at der ligger en opgave til deres rettighedsgruppe i xFlow.

Sådan gør du, når du skal fjerne rettigheder: (Helpdesk og Care Nexus)

1. Log ind i xFlow med Windowslogin og find blanketten under "Afventer gruppe".
2. Klik på den relevante blanket for at tage opgaven over til dig. Når du har taget blanketten, kan andre medlemmer af gruppen ikke længere se eller behandle opgaven.
3. Hvis du ikke skal behandle opgaven, skal du lægge den tilbage til gruppen. Det gør du via Andre muligheder → Retur til gruppen nederst i venstre hjørne.
4. Fjern alle rettigheder i det relevante fagsystem, som du er ansvarlig for.
5. Sæt flueben i blanketten, når rettighederne er fjernet.
6. Du kan ved behov skrive en kommentar i kommentarfeltet.
7. Klik på Send for at sende blanketten videre.

Vigtigt om det parallelle flow

Opgaven indgår i et parallelt flow. Det betyder, at flere fagpersoner kan have opgaver på den samme blanket samtidig.

Blanketten går først videre til næste trin, når alle relevante fagpersoner har udført deres del af opgaven og sendt blanketten videre.

Det er derfor vigtigt, at opgaven behandles og sendes videre inden for den aftalte frist, så fratrædelse af brugeren ikke forsinkes.

Når alle berørte fagsystemer har behandlet deres del, sendes blanketten videre til afslutning.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder

Når alle relevante rettigheder er fjernet, og brugeren er deaktiveret, journaliseres blanketten automatisk i IT-Helpdesk (Topdesk).

Hvis det er valgt i blanketten, sendes der ved afslutningen en mail til relevante modtagere, f.eks.:

• Dialognet

Herefter er fratrædelsen af brugeren gennemført.

I kan dog altid finde status på jeres blanketter i xFlow (https://blanketter.aabenraa.dk) – husk at logge på med MitID Erhverv:

Under Afsluttede

• her vil alle færdigbehandlede blanketter fremgå – rettigheder er givet eller fjernet
• I kan åbne blanketterne
• blanketterne opbevares i første omgang i xFlow i 12 måneder efter, at de er afsluttet.

Under Igangværende 

• mens vi arbejder med en blanket, vil den fremgå under Igangværende i jeres oversigt
• blanketter i denne status (Igangværende) kan ikke åbnes