Processkema - Nyoprettelse - Ikke aflønnet (Nexus)

Dette processkema kan udelukkende tilgås af de eksterne leverandører, der har en aftale med os om, at de udfylder processkemaet.

De eksterne leverandører logger ind med deres MitID Erhverv.

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet Nyoprettelse - ikke aflønnet (Nexus) i xFlow.

Det er kun muligt for rekvirenter at udfylde processkemaet, når der er tale om en medarbejder, der ikke er aflønnet af Aabenraa Kommune.

Sådan gør du:

1. Eksterne leverandører kan tilgå link til processkema via Dialogportalen.
2. Log ind med dit MitID Erhverv.
3. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om medarbejder.
4. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til henholdsvis Helpdesk, der opretter bruger og tildeler brugernavn.

Når blanketten er sendt, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver oprettet, og en eventuel efterfølgende fratrædelse kræver udfyldelse af Fratrædelse - ikke aflønnet.

Da Helpdesk har brug for at kunne afvise blanketten, såfremt noget ikke er udfyldt korrekt, står de som Godkender af blanketten.

Sådan gør du, hvis du er Godkender og skal oprette bruger:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer gruppe"
3. Kontrollér, at de ønskede oplysninger og rettigheder kan godkendes.
4. Hvis alt er i orden, og brugeren er oprettet, skal du tilføje brugernavn til blanketten
5. Klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til Care Nexus.
6. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Rekvirenten har ansvaret for, at de valgte rettigheder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de sender blanketten.

Når blanketten er sendt, kan den ikke trækkes tilbage. Den eksterne bruger bliver oprettet, og et eventuel efterfølgende stop kræver en fratrædelsesblanket.

Care Nexus skal nu tildele rettigheder, så brugeren kan få adgang til de ønskede systemer.

Tip: Vi anbefaler, at de relevante rettighedsgrupper løbende holder øje med, om der er kommet nye opgaver i xFlow. Det er også muligt at sætte xFlow op, så gruppen modtager en besked, når der kommer en ny opgave.

Alternativt - Er ikke bygget endnu
Hvis der er valgt rettigheder til et eller flere af ovenstående systemer, modtager de relevante fagpersoner en infomail med besked om, at der ligger en opgave til deres rettighedsgruppe i xFlow.

Sådan gør du, når du skal tildele rettigheder: (Care Nexus)

1. Log ind i xFlow med Windowslogin og find blanketten under "Afventer gruppe".
2. Klik på den relevante blanket for at tage opgaven over til dig. Når du har taget blanketten, kan andre medlemmer af gruppen ikke længere se eller behandle opgaven.
3. Hvis du ikke skal behandle opgaven, skal du lægge den tilbage til gruppen. Det gør du via Andre muligheder → Retur til gruppen nederst i venstre hjørne.
4. Tildel de ønskede rettigheder 
5. Sæt flueben i blanketten, når rettighederne er fjernet.
6. Du kan ved behov skrive en kommentar i kommentarfeltet.
7. Klik på Send for at sende blanketten videre.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder

Når brugeren er oprettet og de valgte rettigheder er givet, journaliseres blanketten automatisk i IT-Helpdesk (Topdesk).

Hvis brugeren skal have adgang til Dialognet, sendes der ved afslutningen en mail til dialognet@aabenraa.dk.

Herefter er oprettelsen af den eksterne bruger gennemført.

I kan dog altid finde status på jeres blanketter i xFlow (https://blanketter.aabenraa.dk) – husk at logge på med MitID Erhverv:

Under Afsluttede

• her vil alle færdigbehandlede blanketter fremgå – rettigheder er givet eller fjernet
• I kan åbne blanketterne
• blanketterne opbevares i første omgang i xFlow i 12 måneder efter, at de er afsluttet.

Under Igangværende 

• mens vi arbejder med en blanket, vil den fremgå under Igangværende i jeres oversigt
• blanketter i denne status (Igangværende) kan ikke åbnes