Processkema - Ekstern IT-leverandøradgang med CPR

Kontakperson ved Aabenraa Kommune sender link til processkema til den eksterne leverandør, der skal logge ind med deres private MitID. (Link: https://blanketter.aabenraa.dk/aabenraa/Login/LoginMitId?returnUrl=/aabenraa/Opret/8b10199b1a9f6) 

Den eksterne leverandør er ansvarlig for at udfylde processkemaet Ekstern IT-leverandøradgang i xFlow med CPR-nummer og sikre, at fortrolighedserklæringen bliver underskrevet.

Sådan gør du som kontaktperson:

1. Send linket til Ekstern IT-leverandøradgang med CPR til den eksterne leverandør via mail.
2. Oplys den eksterne leverandør om, at vedkommende skal logge på xFlow med privat MitID.
3. Oplys den eksterne leverandør om, at dit navn skal vælges som kontaktperson i processkemaet.

Når den eksterne leverandør har modtaget mail med link til processkema, skal blanketten udfyldes

Sådan gør du:

Leverandøren logger ind med sit private MitID og udfylder blanketten.

1. 1. Dato for ikrafttrædelse: Vælg den dato, hvor adgangen skal gælde fra. Du behøver ikke at angive en slutdato.
   2. Kontaktperson: Vælg kontaktpersonen i kommunen. Det vil oftest være den person, der har sendt dig mailen.
   3. Rettigheder i IT-systemerne: Angiv de servere og/eller programmer, der skal gives adgang til. Hvis du er i tvivl om servernavne eller programmer, skal du udfylde feltet efter bedste evne. Kontaktpersonen kan efterfølgende rette oplysningerne, hvis det er nødvendigt.
   4. Fortrolighedserklæring: Læs erklæringen igennem, og sæt flueben ved, at du på tro og love bekræfter at have læst Aabenraa Kommunes fortrolighedserklæring, og at vilkårene til enhver tid vil blive overholdt.
   5. Underskrevet den: Feltet udfyldes automatisk med dags dato.

Når blanketten er udfyldt:

1. Klik på Næste.
2. Gennemgå blanketten for at sikre, at alle oplysninger er korrekte.
3. Hvis alt er i orden, klik på Signér og send.
4. Signér med dit private MitID. Scroll helt ned i bunden af dokumentet for at aktivere knappen Videre til underskrift. Log på med MitID og send derefter blanketten.

Den eksterne IT-leverandør modtager en kopi af den udfyldte og underskrevne blanket i sin digitale postkasse.

Sådan gør du, når du som kontaktperson får tilsendt banketten fra den eksterne leverandør:

1. Den udfyldte blanket sendes automatisk til den kontaktperson, der er valgt i blanketten.
2. Kontaktpersonen modtager en mail med besked om, at blanketten skal behandles. Mailen indeholder et link til blanketten.
3. Gennemgå oplysningerne i blanketten, og kontrollér, at de er korrekte og komplette. Ret eventuelle fejl eller mangler, herunder oplysninger om de ønskede rettigheder.
4. Vælg herefter din nærmeste leder blandt de godkendere, der er tilgængelige på nedenstående liste. Begynd at skrive lederens navn, så vises relevante navne, du kan vælge imellem.

• Annemette Skriver Møller
• Barbara Frenzel
• Bjarne Ejnar Ipsen
• Bo Riis Duun
• Dirk-Markus Loong Brandt
• Henrik Lundkvist Kærgaard
• Jesper Juhl Kristensen
• Lene Nymann
• Louise Kruse Karlsen
• Maja Kristine Gammelgaard
• Majbrit Hammerich Hansen
• Thomas Christian Otzen Kruse

Godkenderen er den leder eller stedfortræder, som rekvirenten har valgt til at godkende processkemaet.

Sådan gør du, hvis du er Godkender:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer Dig"
3. Kontrollér, at de ønskede oplysninger og rettigheder kan godkendes.
4. Hvis alt er i orden, klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet.
5. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Leder/stedfortræder har ansvaret for, at de valgte rettigheder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de godkender blanketten.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Leverandørkontoen bliver oprettet, og en eventuel efterfølgende stop kræver en fratrædelsesblanket.

Når lederen har godkendt blanketten, sendes den videre til IT-Helpdesk.

Sådan gør du

Helpdesk opretter brugeren og skriver brugernavn ind i blanketten og sender blanketten videre.

Efter Helpdesk har oprettet brugernavn, skal driften tildele de ønskede rettigheder.

Sådan gør du:

IT-driften behandler opgaven og opretter den aftalte adgang for den eksterne IT-leverandør. Herefter afsluttes opgaven.

Når opgaven er afsluttet, sendes en mail via Digital Post til den eksterne IT-leverandør med brugernavn og loginoplysninger.

Kære (Navn på udfylder)

Vi er i gang med at teste en ny digital blanket, som på sigt skal erstatte den nuværende løsning, vi anvender i Aabenraa Kommune til oprettelse af brugere for eksterne IT-leverandører.

For at sikre, at blanketten fungerer som forventet i et rigtigt setup, har vi brug for jeres hjælp. Vi håber derfor, at du vil tage dig tid til at udfylde blanketten, så vi kan afprøve hele processen og sikre, at blanketten fungerer efter hensigten, inden løsningen tages i brug.

Vi vil derfor bede dig om at udfylde den nye blanket, som vi har sendt som link. Du skal logge ind med dit private MitID.

Link til blanket: https://blanketter.aabenraa.dk/aabenraa/Login/LoginMitId?returnUrl=/aabenraa/Opret/8b10199b1a9f6

Blanketten indeholder både en fortrolighedserklæring samt oplysninger om de servere og systemer, I skal have adgang til.

Vi håber, at blanketten er nem og intuitiv at udfylde. Skulle du få brug for hjælp undervejs, finder du vejledning nedenfor.

• Dato for ikrafttrædelse: Vælg den dato, hvor adgangen skal gælde fra. Du behøver ikke at angive en slutdato.
• Kontaktperson: Vælg navnet på den person, der har sendt dig denne mail 
• Rettigheder i IT-systemerne: Angiv de servere og/eller programmer, der skal gives adgang til. Er du i tvivl om servernavne eller programmer, så udfyld feltet efter bedste evne. Kontaktpersonen kan efterfølgende rette oplysningerne til, hvis det bliver nødvendigt.
• Fortrolighedserklæring: Læs erklæringen igennem, og sæt flueben ved, at du på tro og love bekræfter at have læst Aabenraa Kommunes fortrolighedserklæring, og at vilkårene til enhver tid vil blive overholdt.
• Feltet "Underskrevet den" udfyldes automatisk med dags dato.

Når blanketten er udfyldt:

1. Klik på Næste.
2. Gennemgå blanketten for at sikre, at alle oplysninger er korrekte.
3. Hvis alt er i orden, klik på Signer og send.
4. Signér med dit private MitID. Scroll helt ned i bunden af dokumentet for at aktivere knappen Videre til underskrift, log på med MitID, og send derefter blanketten.

Når oprettelsen er godkendt af den ansvarlige forvaltning hos Aabenraa Kommune og brugeroprettelsen er færdiggjort, vil du modtage et brev i din e-Boks med login oplysninger.

Da dette er en test, vil du modtage det samme brev to gange. Du bedes blot se bort fra den ene version, da brevet i opstartsfasen bliver sendt fra både den gamle og den nye løsning.

Indholdet i de to breve skal gerne være identisk.

På forhånd tak for hjælpen med at teste den nye blanket.