Processkema - Fratrædelse - Lønnet

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet Fratrædelse - Lønnet i xFlow.

Det er kun muligt for rekvirenter at udfylde processkemaet, når der er tale om en medarbejder, der er aflønnet af Aabenraa Kommune.

Sådan gør du:

1. Gå til IT-Helpdesk → Brugeradministration.
2. Klik på Fratrædelse - Aflønnet
3. Log ind med dit Windows-login.
4. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om medarbejder.
5. Under Godkender angiver du navnet på den leder eller stedfortræder, som skal godkende oprettelsen.
6. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til godkendelse og efterfølgende fratrædelse af brugeren.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver fratrådt, og en eventuel efterfølgende start kræver udfyldelse af Nyoprettelse - Lønnet.

Godkenderen er den leder eller stedfortræder, som rekvirenten har valgt til at godkende processkemaet.

Aabenraa Kommune har en liste på knap 300 ledere og stedfortrædere, som kan godkende processkemaer.

Sådan gør du, hvis du er Godkender:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer Dig"
3. Kontrollér, at det er korrekte oplysninger om den medarbejder, der skal fratrædes.
4. Hvis alt er i orden, klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet.
5. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Leder/stedfortræder har ansvaret for, at den valgte medarbejder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de godkender blanketten.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver fratrådt, og en eventuel efterfølgende start kræver udfyldelse af Nyoprettelse - Lønnet.

Når Godkendelse af blanket, sendes den videre til de fagsystemer, som rekvirenten har valgt i blanketten.

(Medarbejdere i forvaltningerne, der fjerner rettigheder i det parallelle flow, er medlemmer af en rettighedsgruppe i xFlow med adgang til blanketterne.)

Det drejer sig om:

• Aflønning
• Mobilnummer 
• Superbruger
• Prisme 
• Leder
• SD Løn
• SD Tjenestetid
• Dialognet
• DUBU
• Digital tinglysning
• Tast selv erhverv
• Acadre
• KMD Nexus Social og Sundhed
• KSP CICS
• Betalingsprogrammer
• FirstAgenda
• Adgangskort

Tip: Vi anbefaler, at de relevante rettighedsgrupper løbende holder øje med, om der er kommet nye opgaver i xFlow. Det er også muligt at sætte xFlow op, så gruppen modtager en besked, når der kommer en ny opgave.

Alternativt - Er ikke bygget endnu
Hvis der er valgt rettigheder til et eller flere af ovenstående systemer, modtager de relevante fagpersoner en infomail med besked om, at der ligger en opgave til deres rettighedsgruppe i xFlow.

Sådan gør du, når du skal fjerne rettigheder til et af ovenstående programmer:

1. Log ind i xFlow med Windowslogin og find blanketten under "Afventer gruppe".
2. Klik på den relevante blanket for at tage opgaven over til dig. Når du har taget blanketten, kan andre medlemmer af gruppen ikke længere se eller behandle opgaven.
3. Hvis du ikke skal behandle opgaven, skal du lægge den tilbage til gruppen. Det gør du via Andre muligheder → Retur til gruppen nederst i venstre hjørne.
4. Fjern alle rettigheder i det relevante fagsystem, som du er ansvarlig for.
5. Sæt flueben i blanketten, når rettighederne er fjernet.
6. Du kan ved behov skrive en kommentar i kommentarfeltet.
7. Klik på Send for at sende blanketten videre.

Vigtigt om det parallelle flow

Opgaven indgår i et parallelt flow. Det betyder, at flere fagpersoner kan have opgaver på den samme blanket samtidig.

Blanketten går først videre til næste trin, når alle relevante fagpersoner har udført deres del af opgaven og sendt blanketten videre.

Det er derfor vigtigt, at opgaven behandles og sendes videre inden for den aftalte frist, så fratrædelse af brugeren ikke forsinkes.

Når alle berørte fagsystemer har behandlet deres del, sendes blanketten videre til afslutning.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder

Når alle relevante rettigheder er fjernet og brugeren deaktiveret, skal blanketten journaliseres i IT-Helpdesk (Topdesk).

I forbindelse med afslutningen af blanketten sendes der, hvis det er valgt i blanketten, mail til følgende modtagere:

• Lederinformation
• Dialognet

Derudover sendes:

• Mail til rekvirenten/udfylderen med besked om, at fratrædelsen er færdigbehandlet.

Herefter er fratrædelsen af brugeren gennemført.