Processkema - Nyoprettelse - Lønnet

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet Nyoprettelse af bruger i xFlow.

Det er kun muligt for rekvirenter at udfylde processkemaet, når der er tale om en ny medarbejder, der er aflønnet af Aabenraa Kommune.

Sådan gør du:

1. Gå til IT-Helpdesk → Brugeradministration.
2. Klik på Nyoprettelse - Aflønnet
3. Log ind med dit Windows-login.
4. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om den nye medarbejder.
5. Under Godkender angiver du navnet på den leder eller stedfortræder, som skal godkende oprettelsen.
6. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til godkendelse og efterfølgende oprettelse af brugeren.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver oprettet, og en eventuel efterfølgende stop kræver en fratrædelsesblanket.

Godkenderen er den leder eller stedfortræder, som rekvirenten har valgt til at godkende processkemaet.

Aabenraa Kommune har en liste på knap 300 ledere og stedfortrædere, som kan godkende processkemaer.

Sådan gør du, hvis du er Godkender:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer Dig"
3. Kontrollér, at de ønskede oplysninger og rettigheder kan godkendes.
4. Hvis alt er i orden, klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet.
5. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Leder/stedfortræder har ansvaret for, at de valgte rettigheder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de godkender blanketten.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver oprettet, og en eventuel efterfølgende stop kræver en fratrædelsesblanket.

Efter godkendelse er det Løn og Personale, der skal oprette medarbejderen og tildele et tjenestenummer.
(Medarbejdere i Løn og Personale, der tildeler tjenestenumre, er medlemmer af en rettighedsgruppe i xFlow med adgang til blanketterne.)

Sådan gør du, når du skal tildele Tjenestenummer (Løn og Personale):

1. Løn og Personale modtager en mail med et link til blanketten i xFlow.

2. Medarbejderen oprettes i de relevante systemer.

3. Når medarbejderen er oprettet, skrives Tjenestenummeret ind i blanketten.

4. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til de næste opgaver.

Når du åbner en blanket

Når du åbner en blanket fra Afventer gruppe, tager du automatisk blanketten over til dig - og den ligger nu hos dig under Afventer dig.

Det betyder, at blanketten ikke længere er synlig for de øvrige medarbejdere i rettighedsgruppen. Det sikrer, at flere medarbejdere ikke arbejder på den samme blanket samtidig.

Sådan sender du en blanket retur til en rettighedsgruppe

Hvis du alligevel ikke skal behandle blanketten, kan du lægge den retur til andre i samme rettighedsgruppe.
Det gør du ved at klikke på Andre muligheder nede u venstre hjørne.
Herefter vælger du Retur til gruppen, og så er den igen synlig for alle i rettighedsgruppen under Afventer gruppe

Efter medarbejderen er oprettet i lønsystemet, er det Helpdesk, der opretter brugernavnet.
(Medarbejdere i Helpdesk, der tildeler brugernavn, er medlemmer af en rettighedsgruppe i xFlow med adgang til blanketterne.)

Sådan gør du, når du skal tildele brugernavn (Helpdesk):

1. Helpdesk modtager en mail med et link til blanketten i xFlow.
2. Helpdesk opretter brugeren i SOFD.
3. Det oprettede brugernavn skrives ind i blanketten.
4. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til de næste opgaver.

Når brugernavn og tjenestenummer er tilføjet til blanketten, sendes den videre til de fagsystemer, som rekvirenten har valgt i blanketten.

(Medarbejdere i forvaltningerne, der tildeler rettigheder i det parallelle flow, er medlemmer af en rettighedsgruppe i xFlow med adgang til blanketterne.)

Det drejer sig om:

• Adobe

• Acadre

• SD-Løn

• SD-Tjenestetid

• Prisme (Kuben)

• Social og Sundhed (Nexus)

• MitID Erhverv, KSP CICS samt TastSelv Skat m.m.

• FMK – samlet patientoverblik

• Penneo

• BBR

Tip: Vi anbefaler, at de relevante rettighedsgrupper løbende holder øje med, om der er kommet nye opgaver i xFlow. Det er også muligt at sætte xFlow op, så gruppen modtager en besked, når der kommer en ny opgave.

Alternativt - Er ikke bygget endnu
Hvis der er valgt rettigheder til et eller flere af ovenstående systemer, modtager de relevante fagpersoner en infomail med besked om, at der ligger en opgave til deres rettighedsgruppe i xFlow.

Sådan gør du, når du skal tildele rettigheder til et af ovenstående programmer:

1. Log ind i xFlow med Windowslogin og find blanketten under "Afventer gruppe".

2. Klik på den relevante blanket for at tage opgaven over til dig. Når du har taget blanketten, kan andre medlemmer af gruppen ikke længere se eller behandle opgaven.

3. Hvis du ikke skal behandle opgaven, skal du lægge den tilbage til gruppen. Det gør du via Andre muligheder → Retur til gruppen nederst i venstre hjørne.

4. Tildel de ønskede rettigheder i det relevante fagsystem, som du er ansvarlig for.

5. Sæt flueben i blanketten, når rettighederne er tildelt.

6. Du kan ved behov skrive en kommentar i kommentarfeltet.

7. Klik på Send for at sende blanketten videre.

Vigtigt om det parallelle flow

Opgaven indgår i et parallelt flow. Det betyder, at flere fagpersoner kan have opgaver på den samme blanket samtidig.

Blanketten går først videre til næste trin, når alle relevante fagpersoner har udført deres del af opgaven og sendt blanketten videre.

Det er derfor vigtigt, at opgaven behandles og sendes videre inden for den aftalte frist, så oprettelsen af brugeren ikke forsinkes.

Når alle berørte fagsystemer har behandlet deres del, sendes blanketten videre til Helpdesk, som tildeler de resterende rettigheder i de fagsystemer, som Helpdesk er ansvarlig for.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder

Når du åbner en blanket

Når du åbner en blanket fra Afventer gruppe, tager du automatisk blanketten over til dig - og den ligger nu hos dig under Afventer dig.

Det betyder, at blanketten ikke længere er synlig for de øvrige medarbejdere i rettighedsgruppen. Det sikrer, at flere medarbejdere ikke arbejder på den samme blanket samtidig.

Sådan sender du en blanket retur til en rettighedsgruppe

Hvis du alligevel ikke skal behandle blanketten, kan du lægge den retur til andre i samme rettighedsgruppe.
Det gør du ved at klikke på Andre muligheder nede u venstre hjørne.
Herefter vælger du Retur til gruppen, og så er den igen synlig for alle i rettighedsgruppen under Afventer gruppe

Når alle relevante fagsystemer i det parallelle flow har tildelt rettighederne i deres respektive fagsystemer, sendes opgaven videre til Helpdesk.

Helpdesk modtager samtidig en Word-fil med en oversigt over de resterende ønskede rettigheder i fagsystemer og programmer, som Helpdesk er ansvarlig for.

Sådan gør du, når du skal tildele de resterende rettigheder (Helpdesk):

1. Gennemgå Word-filen, du har modtaget på mail og tildel de angivne rettigheder i de relevante fagsystemer og programmer.
2. Sikre, at medarbejderen får tildelt den nødvendige M365-licens.
3. Når rettighederne er tildelt, kan du skrive en kort bemærkning i kommentarfeltet i blanketten om, hvilke  rettigheder der er tildelt.
4. Sætte flueben ved, at rettighederne er tildelt.
5. Klikke på Send.

Herefter er opgaven færdigbehandlet og sætter det afsluttende flow igang i xFlow.

Når tjenestenummer, brugernavn og alle relevante rettigheder er tildelt, skal blanketten journaliseres i IT-Helpdesk (Topdesk).

I forbindelse med afslutningen af blanketten sendes der, hvis det er valgt i blanketten, mail til følgende modtagere:

• Miljøportalen
• Social og Sundhed – introkursus
• DUBU
• Acadre-kursus
• Adgangskort
• Lederinformation
• Dialognet
• First Agenda

Derudover sendes:

• Mail til den nye bruger med loginoplysninger.
• Mail til rekvirenten/udfylderen med besked om, at nyoprettelsen er færdigbehandlet.

Herefter er oprettelsen af brugeren gennemført.

I testfasen vil man opleve, at brugeren vil modtage to beskeder - både fra SOFD og fra xFlow. Beskeden bør være identisk og tilrettes, når blanketten går i drift.