Processkema - Orlov - Start og slut

Rekvirenten er ansvarlig for at udfylde processkemaet Orlov - Start og slut  i xFlow.

Det er kun muligt for rekvirenter at udfylde processkemaet, når der er tale om en medarbejder, der skal på orlov eller kommer tilbage fra orlov.

Sådan gør du:

1. Gå til IT-Helpdesk → Brugeradministration.
2. Klik på Orlov - Start og slut 
3. Log ind med dit Windows-login.
4. Udfyld blanketten med de nødvendige oplysninger om den nye medarbejder.
5. Under Godkender angiver du navnet på den leder eller stedfortræder, som skal godkende oprettelsen.
6. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til godkendelse.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. Medarbejderen bliver sat til start/stop af orlov. 

Godkenderen er den leder eller stedfortræder, som rekvirenten har valgt til at godkende processkemaet.

Aabenraa Kommune har en liste på knap 300 ledere og stedfortrædere, som kan godkende processkemaer.

Sådan gør du, hvis du er Godkender:

1. Når der ligger en blanket til godkendelse, modtager du en mail med et link til blanketten.
2. Klik på linket og gennemgå oplysningerne i blanketten.
   Du kan også altid finde blanketter der venter på din godkendelse ved at åbne xFlow blanketsystem via søgefeltet i windows proceslinje - du finder evt. blanketter under "Afventer Dig"
3. Kontrollér, at de ønskede oplysninger og rettigheder kan godkendes.
4. Hvis alt er i orden, klik på Godkend. Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet.
5. Hvis noget ikke kan godkendes, klik på Afvis og skriv en begrundelse for afvisningen.

Ved en afvisning sendes blanketten tilbage til rekvirenten med begrundelsen, så den kan blive rettet eller tilpasset og sendt videre til godkendelse igen.

Vigtig info:
Leder/stedfortræder har ansvaret for, at de valgte rettigheder og øvrige oplysninger i blanketten er korrekte inden de godkender blanketten.

Når blanketten er godkendt af leder eller stedfortræder, kan den ikke trækkes tilbage. 

Efter godkendelse er det Helpdesk, der skal tilpasse brugerens rettigheder/status - alt efter hvad der er valgt i blanketten.

Hvis bruger skal på orlov, skal de tage stilling til om:

• Personen skal fortsat kunne modtage og læse mails
• Personen skal fortsat modtage mails, men må ikke kunne læse/tjekke dem
• Personen skal fortsat modtage mails, men må ikke kunne læse dem – mails videresendes til en afløser

Sådan gør du, når du skal starte/stoppe orlov for bruger (Helpdesk):

1. Helpdesk modtager en mail med et link til blanketten i xFlow.
2. På baggrund af blanketten, sættes rettigheder i forhold til om det er start eller stop af orlov
3. Klik på Send.

Herefter sendes blanketten automatisk videre i forløbet til de næste opgaver.

Når Helpdesk har tilpasset rettigheder til at afspejle ønsker i blanketten,  sendes den videre til de fagsystemer, som rekvirenten har valgt i blanketten.

(Medarbejdere i forvaltningerne, der starter eller stopper brugerens adgang i det parallelle flow, er medlemmer af en rettighedsgruppe i xFlow, som giver adgang til blanketterne.)

Det drejer sig om følgende grupper:

• Nexus 
• IT-driften
• Superbrugerrolle
• Acadre
• MitID Erhverv
• KSP CICS .
• Prisme

Tip: Vi anbefaler, at de relevante rettighedsgrupper løbende holder øje med, om der er kommet nye opgaver i xFlow. Det er også muligt at sætte xFlow op, så gruppen modtager en besked, når der kommer en ny opgave.

Alternativt - Er ikke bygget endnu
Hvis der er valgt rettigheder til et eller flere af ovenstående systemer, modtager de relevante fagpersoner en infomail med besked om, at der ligger en opgave til deres rettighedsgruppe i xFlow.

Sådan gør du, når du skal tilpasse rettigheder til et af ovenstående programmer:

1. Log ind i xFlow med Windowslogin og find blanketten under "Afventer gruppe".
2. Klik på den relevante blanket for at tage opgaven over til dig. Når du har taget blanketten, kan andre medlemmer af gruppen ikke længere se eller behandle opgaven.
3. Hvis du ikke skal behandle opgaven, skal du lægge den tilbage til gruppen. Det gør du via Andre muligheder → Retur til gruppen nederst i venstre hjørne.
4. Tilpas rettigheder i forhold til start/stop af orlov i det relevante fagsystem, som du er ansvarlig for.
5. Sæt flueben i blanketten, når rettighederne er tildelt.
6. Du kan ved behov skrive en kommentar i kommentarfeltet.
7. Klik på Send for at sende blanketten videre.

Vigtigt om det parallelle flow

Opgaven indgår i et parallelt flow. Det betyder, at flere fagpersoner kan have opgaver på den samme blanket samtidig.

Blanketten går først videre til næste trin, når alle relevante fagpersoner har udført deres del af opgaven og sendt blanketten videre.

Det er derfor vigtigt, at opgaven behandles og sendes videre inden for den aftalte frist, så oprettelsen af brugeren ikke forsinkes.

Når alle berørte fagsystemer har behandlet deres del, sendes blanketten videre til journalisering i Topdesk.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder

Når Helpdesk og fagsystemerne har tilpasset rettighederne, skal blanketten journaliseres i IT-Helpdesk (Topdesk).

I forbindelse med afslutningen af blanketten sendes der:

• Mail til rekvirenten/udfylderen med besked om, at start/stop orlov er færdigbehandlet.

Herefter er rettighederne af brugeren tilpasset.