Processkema i AdHoc IT
For at få adgang til Aabenraa Kommunes IT-systemer, skal der udarbejdes en procesopgave, som skal godkendes af din leder.
Typisk vil det være den administrative kollega i dit område eller din leder, du skal henvende dig til.
Hvad er et processkema?
Et processkema skal udfyldes for at sikre, at medarbejderne får tildelt de rette rettigheder og adgange til programmer. Det udfyldes ved nyansættelser, rokeringer og ændringer.
Ved fratrædelser bruges processkemaet til at fjerne adgange og rettigheder. Alle processkemaer skal godkendes af den relevante leder, før de kan behandles i IT.
- Samtlige ændringer vedr. brugeres rettigheder SKAL foregå via processkemaer
- Nyoprettelse/rokering kræver dokumentation via lønkontoret
- Hvis der registreres opgaver som almindelige IT-Helpdesk-opgaver, vil de blive afsluttet med besked om, at der skal udfyldes processkemaer
- Forskellen er, at processkemaer skal godkendes af nærmeste leder, inden opgaven registreres
Nyoprettelse kan først påbegyndes i IT-afdelingen, når Lønkontoret har afsluttet deres opgaver, dvs. når den nye medarbejder er oprettet i lønsystemet.
For at få adgang til at oprette og/eller godkende processkemaer, skal der udarbejdes processkema 07 Tilføjelse/ændring - vælg Yderligere fagsystemer.
Hvor finder jeg processkemaerne?
Gå til IT-Helpdesk
Klik på Brugeradministration
Klik på Procesbruger
Herved fremkommer denne oversigt over tilgængelige processer:
Forklaring af processer
Processkemaerne ændres løbende i forbindelse med optimering af arbejdsgange, og eventuelle forslag fra brugerne.
Forklaring af processer
Kræver dokumentation via lønkontoret.
Det gælder for både nye og udefrakommende medarbejdere.
Scenarie 1:
Når en bruger ikke aflønnes af Aabenraa Kommune, oprettes brugeren manuelt af IT-Helpdesk og får tildelt en EXT-brugerkonto.
Scenarie 2:
Når en eksisterende medarbejder går fra at være timelønnet til fastansat, får medarbejderen via SD-Løn et nyt medarbejdernummer.
Der skal derfor registreres en fratrædelse på den timelønnede ansættelse, så de tilknyttede IT-rettigheder bliver fjernet. Benyt processkema 05 (Fratrædelse).
Herefter skal der oprettes en ny ansættelse på det nye medarbejdernummer. Benyt processkema 01 (Nyoprettelse).
I forbindelse med oprettelsen skal de nødvendige IT-rettigheder bestilles påny, også selvom der er tale om de samme rettigheder som tidligere.
Hvis der ikke er et ophold mellem fratrædelsesdatoen og den nye ansættelsesddato, vil den eksisterende IT-brugerkonto som regel kunne genbruges (brugernavn og samme e-mail adresse).
Kræver en forudgående godkendt og underskrevet samarbejdsaftale mellem den eksterne leverandør og forvaltningen/afdelingen.
En kopi af den underskrevne fortrolighedserklæring skal vedhæftes som PDF-fil i procesopgaven. Det er rekvirentens ansvar at fremskaffe erklæringen samt et CPR-nummer på personen, der skal have adgang til vores systemer.
Må kun benyttes af IT-Drift.
En service account er en særlig type konto, der bruges af programmer, tjenester eller automatiserede processer til at udføre opgaver — ikke af en menneskelig bruger.
En robotbruger er en procesautomatiseret foranstaltning til automatisering af ensartede og rutineprægede arbejdsopgaver – ikke en menneskelig bruger.
Dette skema må kun benyttes ved oprettelse af nye medarbejdere indenfor Social og Sundhed.
Nå en bruger ikke aflønnes af Aabenraa Kommune, oprettes personen manuelt af IT-Helpdesk og får tildelt en EXT-brugerkonto.
Når en medarbejder stopper sit ansættelsesforhold, skal vi sikre os, at pgl. ikke har adgang til IT-systemer og rettigheder i relation til Aabenraa Kommune.
Ved angivelse af en stopdato deaktiveres brugerkontoen automatisk pr. dagen efter fratrædelsesdatoen. Brugerkontoen inkl. rettigheder vil være synlig op til 7 dage efter fratrædelse.
Ved en ”straks-fratrædelse”, skal IT-Helpdesk vagten kontaktes omgående på tlf. 7376 7827.
– brugere, der får andet job uden at der gives et andet medarbejdernummer, inden for Aabenraa Kommunes organisation - samtlige rettigheder fjernes og de ønskede tildeles.
Ved Rokering fjernes samtlige rettigheder og de ønskede tildeles
Kontakt IT-Helpdesk, hvis du er i tvivl.
Må kun benyttes til rokering af Nexus-brugere og er forbeholdt Social og Sundhed.
Udfyldes når en eksisterende bruger skal skal have flere eller ændrede adgange i systemet.
Udfyldes for brugere, der skal holde orlov eller har længerevarende fravær pga. sygdom.
Processkemaet benyttes, når en medarbejder ikke skal have adgang til IT-systemer i en given periode (rettigheder, postkasser/-grupper).
Venligst oplys om brugeren under fraværsperioden skal beholde sin mailkonto.
Adgangen deaktiveres fra den givne startdato.
En bruger vender tilbage efter endt orlov eller anden længerevarende fravær.
Indsendes, når datoen for tilbagevenden er kendt.
Brugerkontoen reaktiveres og IT-Helpdesk sikrer, at de oprindelige rettigheder genetableres. Dette sker som hovedregel tidligst 14 dage før tilbagevenden.
Nyudnævnt superbruger, der skal registreres med rettigheder og adgange.
En superbruger som ikke længere skal varetage denne funktion.
Dette skema må kun benyttes af proceskonsulenterne.