Tips og tricks til xFlow

Alle medarbejdere har adgang til xFlow.

Du finder xFlow ved at skrive xFlow i søgefeltet på proceslinjen på dit Windows-skrivebord.

Har du en rolle i en blanket?

Hvis du har en rolle i en blanket, kan du tilgå xFlow på to måder:

• Klik på linket i den mail, du modtager fra xFlow.
• Skriv xFlow i søgefeltet på proceslinjen på dit Windows-skrivebord.

Hvor du finder blanketten i xFlow, afhænger af din rolle:

Afventer gruppe

Er du medlem af en rettighedsgruppe, finder du blanketten under Afventer gruppe.

Her kan alle medlemmer af rettighedsgruppen se blanketten, indtil én medarbejder åbner den og dermed tager den over til sig.

Afventer dig

Skal du godkende en blanket, finder du den under Afventer dig.

Blanketten er her typisk sendt direkte til den nærmeste leder eller stedfortræder, som skal godkende den.

Hvis du åbner en blanket, der lå under Afventer gruppe, fordi du er medlem af den pågældende rettighedsgruppe, flyttes blanketten til Afventer dig.

Blanketten er herefter kun synlig for dig, og du har ansvaret for at behandle den.

Det sikrer, at flere medarbejdere ikke arbejder på den samme blanket samtidig.

Hvis du alligevel ikke skal behandle blanketten, kan du vælge Andre muligheder → Retur til gruppen. Herefter flyttes blanketten tilbage til Afventer gruppe, hvor den igen er synlig for alle medlemmer af rettighedsgruppen.

En rettighedsgruppe i xFlow er en gruppe af medarbejdere, som har adgang til at behandle bestemte blanketter eller opgaver.

Når en blanket sendes til en rettighedsgruppe, kan de medarbejdere, der er medlem af gruppen, se og behandle blanketten.

Når en blanket ligger under Afventer gruppe, betyder det, at den venter på at blive behandlet af en medarbejder i rettighedsgruppen.

Når du åbner en blanket

Når du åbner en blanket fra Afventer gruppe, tager du automatisk blanketten over til dig - og den ligger nu hos dig under Afventer dig.

Det betyder, at blanketten ikke længere er synlig for de øvrige medarbejdere i rettighedsgruppen. Det sikrer, at flere medarbejdere ikke arbejder på den samme blanket samtidig.

Sådan sender du en blanket retur til en rettighedsgruppe

Hvis du alligevel ikke skal behandle blanketten, kan du lægge den retur til andre i samme rettighedsgruppe.
Det gør du ved at klikke på Andre muligheder nede u venstre hjørne.
Herefter vælger du Retur til gruppen, og så er den igen synlig for alle i rettighedsgruppen under Afventer gruppe

Hvis du skal finde en bestemt blanket i xFlow, kan du bruge søgefunktionen.

Søg f.eks. på oplysninger fra blanketten, som du kender – det kan være blanketID, navn, blankettype eller andre relevante oplysninger.

I Fritekst søg kan du søge efter både blanketID eller navn.

Under Vælg selvbetjeningsløsning kan du søge efter en bestemt blankettype.

Hvis du vil se alle Nyoprettelse - Aflønnet, søger du efter denne selvbetjeningsløsning. Herefter får du vist en liste over de blanketter af denne type, der ligger i xFlow.

Overblik

Hvis du ikke kan finde en af "dine" blanketter, så vær opmærksom på, at den kan ligge forskellige steder afhængigt af, hvor den er i processen:

• Afventer dig – blanketten kræver handling fra dig.
• Afventer gruppe – blanketten ligger hos en rettighedsgruppe.
• Igangværende - blanketten er i gang med en handling - f.eks. aflevering af mails eller lignende
• Parkerede - blanketten kan parkeres - Hvis du er i gang med en blanket, men ikke kan gøre den færdig med det samme, kan du parkere blanketten.
  Når du parkerer en blanket, sættes behandlingen på pause, så du kan vende tilbage til den senere.
• Afsluttede – blanketten er færdigbehandlet.

Tip: Hvis du leder efter en blanket, du tidligere har behandlet, kan det derfor være nødvendigt at søge blandt de afsluttede blanketter.

Hvis du er begyndt at udfylde en blanket, men ikke er klar til at sende den videre endnu, kan du gemme den som kladde.

Når du gemmer blanketten som kladde, bliver de oplysninger, du har tastet ind, gemt, så du kan fortsætte senere.

Det gør du sådan:

1. Klik på Andre muligheder nederst i venstre hjørne.
2. Vælg Gem kladde.

Tip: Du skal kun bruge Gem kladde, hvis du har tilføjet eller ændret oplysninger i blanketten, men endnu ikke er klar til at sende den videre i flowet.

Brug Flowoverblik til at følge en blanket gennem hele processen.

Her kan du se, hvor blanketten befinder sig i flowet, hvilket trin den er nået til, og hvem der har eller skal behandle opgaven. Du kan dermed hurtigt danne dig et overblik over, om blanketten afventer godkendelse, behandling eller en handling fra en bestemt gruppe eller medarbejder.

Sådan bruger du Flowoverblik:

1. Åbn den relevante blanket.
2. Gå til Flowoverblik - fanen øverst oppe i blanketten.
3. Se de enkelte trin i processen og identificér, hvor blanketten aktuelt befinder sig.
4. Brug oplysningerne til at se, hvem der har opgaven, og hvad der skal ske som næste trin.

Flowoverblik er især nyttigt, hvis du vil undersøge, hvorfor en blanket ikke er kommet videre i processen, eller hvis du har brug for at følge status på en blanket.

Hvis der ikke står en dato under "Indsendt-kolonnen", betyder det, at den ikke kommet videre fra dette trin endnu.