Principper for M365-implementering samt modenhedstrappen
IT afdelingen har udviklet et metodisk fundament, som skal danne rammen for den organisatoriske implementering i Aabenraa Kommune.
I forsøget på at rumme og sætte retning for M365-implementeringen i kommunen, har IT først og fremmest defineret syv overordnede principper, som ideelt set bør gennemsyre hele indsatsen.
Derudover er defineret en modenhedstrappe med fire trin og femten forandringsområder, som skal gøre os i stand til at tale om, hvad det egentlig vil sige at implementere M365 organisatorisk. I stand til at forstå, prioritere, planlægge. Et fælles afsæt og sprog som skal understøtte refleksion, dialog samt muliggøre identifikation af, hvor man befinder sig modenhedsmæssigt, hvor der er huller i osten, og hvor det er relevant at prioritere sine indsatser - både for IT og ude i organisationen. Et værktøj der gør det muligt at gå fra generelle ambitioner til konkrete områder, vi kan arbejde med i fælleskab.
🔧 Fundament først
Basale rammer og kompetencer før avancerede muligheder.
🧰 Praksisnært
Læring og ændringer skal være forankret i daglig praksis.
🎯 Målrettet
Differentierede indsatser baseret på modenhed, behov og roller.
🤝 Ejerskab
Lokal forankring og ansvar understøttes systematisk.
📢 Klar kommunikation
Transparens, forudsigelighed og tilgængelig information.
🧑💻 Partnerskab
Samspil mellem IT, støttepersoner og organisationen.
🌱 Langsigtet kultur
Fokus på vedvarende læring og digitalt mindset.
Modenhedstrappen - overblik
Beskrivelse af forandringsområderne
- Det digitale fundament
Fra Citrix til M365: nye tekniske rammevilkår, standarder, arkitektur og enhedsstyring. Governance og fælles forståelse af det nye digitale fundament. - IT-afdelingens organisatoriske rolle og ansvar
IT’s interne organisering og eksterne ageren i den nye M365-virkelighed: ansvars- og opgavefordeling, interne roller og governance, kommunikation og samarbejdsevne. - Forankring i organisationen
Lokal ledelsesopbakning og netværk, roller og ansvar hos støttepersoner, bindeled mellem centrale rammer og lokal praksis. - Kompetenceforankring og digital læringskultur
Læringsmiljø og nysgerrighed, kontinuerlig kompetenceløft, fælles bevidsthed om digitale muligheder og krav. - Login- og adgangsrammer på computer
Sikker og fleksibel adgang til M365-platformen på computer: Windows Hello, MFA og Authenticator, docking og mobilitet, adgang til domæne og fællesmiljø. - Windows 11 og PC-brug
Ny brugerflade, funktioner og arbejdsvaner: startmenu, proceslinje, personlig tilpasning, genveje, multitasking, browser, fra skrivebordsikoner til moderne setup. - M365 på mobile enheder
Adgang til M365 på mobile enheder: skift fra native apps (eks. Kalender og Mail) til M365-apps (eks. Outlook og Teams). - Effektiv brug af Office-programmer
Fokus på smartere og mere effektiv anvendelse af Word, Excel, PowerPoint og Outlook i tråd med moderne funktionalitet og M365-setup. - Filer i OneDrive & Teams/SharePoint
Skybaseret fillagring og overgang fra netværksdrev: Overgang fra netværksdrev, fælles struktur og filhåndtering, deling, ansvar og oprydning. - Microsoft Teams som samarbejdsplatform
Struktureret samarbejde, roller og kommunikation: POUL-modellen, struktur i teams og kanaler, chat og indlæg, ejerskab, roller og adgang. - Teams-møder og videoopkald
Online mødekultur og nye (hybrid)muligheder: videomøder, skærmdeling, transkribering, optagelser, ad hoc samarbejde og hurtig opkaldsfunktion, nye kommunikationskulturer. - To Do og Planner
Moderne opgavestyring: personlige opgaver, fælles koordinering og opfølgning, samspil med Outlook og Teams. - Andre M365-apps og udvidede funktioner
Forms, Lists, Clipchamp, Bookings, OneNote, Whiteboard, Visio, Stream. Sway, Engage, Insights, Connections, Kaizala. - Copilot
Copilot – i første omgang som selvstændig chatfunktion, og på længere sigt som indbygget del i Office-pakken samt andre M365-værktøjer. - Power Platform (BI, Automate, Apps)
Automatisering og visualisering, lokale udviklingsmiljøer, governance, fællesskaber og prioritering.
Modenhedstrappen giver os fundamentet – men ikke svarene i sig selv.
- Vi har brug for tydelige rammer, roller og handlerum
Hvad gælder fra centralt hold – og hvad er muligt lokalt? Hvilke roller skal tage ansvar hvor – og med hvilke vilkår? - Én størrelse passer ikke på alle områder
Der er stor forskel på fx To Do og Planner (lav risiko og stort handlerum) og Copilot eller Power Platform (kritiske data, komplekse rammer, tekniske og organisatoriske krav). - Det kræver fælles dialog og ejerskab
Særligt for de organisatoriske områder (fx roller, ansvar, forankring) kan rammesætningen ikke defineres af IT alene – det skal ske i partnerskab med organisationen.
IT vil sammen med sine samarbejdspartnere i organisationen løbende søge at rammesætte alle delområder i modenhedstrappen på bedste vis. Nogle er lettere end andre, og nogle vil tage længere tid.
Vi har allerede rammesat nogle af delområderne - bl.a. Filer i OneDrive og Teams, som du kan læse mere om på siden om Microsoft Teams.