Der er tre velkendte situationer hvor man skal indhente samtykke:

1. Når man vil overføre personoplysninger om barnet til/fra andre institutioner og afdelinger
2. Når man vil behandle følsomme personoplysninger
3. Visse billeder af borgere og medarbejdere

1. Overførsel til anden institution eller afdeling
Man skal i udgangspunktet have samtykke, når man vil overføre personoplysninger til/fra andre institutioner og afdelinger, med mindre man har hjemmel til at overføre personoplysningerne uden et samtykke. Det gælder eksempelvis ved underretningspligten, hvor man har hjemmel til at videregive personoplysninger om et barn til Børn og Families myndighedsafdeling. Udefrakommende kan have hjemmel til at få udleveret institutionens personoplysninger om et barn, men det institutionens ansvar at sikre dokumentation.

2. Behandling af følsomme personoplysninger
Man skal i udgangspunktet have skriftligt samtykke forud for behandlingen af følsomme personoplysninger. Følsomme oplysninger er oplysninger om:

• Race og etnicitet
• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Genetiske data
• Biometriske data med henblik på entydig identifikation
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold og seksuel orientering

Man behøver dog ikke indhente samtykke, hvis man har brug for oplysningerne til at løse en opgave. Det er dog vigtigt at man overvejer, om de følsomme oplysninger kan udelades. F.eks. hvis man skal servere mad kan man spørge om der er noget folk ikke spiser, i stedet for at spørge om de har allergier eller er muslimer.

Bemærk at CPR ikke er en følsom personoplysning. Dog skal man altid være påpasselig, når man behandler borgeres personoplysninger - herunder CPR.

3. Visse billeder af borgere og medarbejdere
I praksis sondres der ikke længere mellem portrætbilleder og situationsbilleder. Man bør i stedet sikre sig, at man 1) har et sagligt grundlag for at behandle billeder af borgere og medarbejdere, og 2) sikre sig, at borgerens interesser imødekommes - om nødvendigt ved ikke at behandle billeder om borgeren. Man kan sikre sig, at man har imødekommet borgernes interesser ved at orientere dem inden man tager billeder, så de har mulighed for at gøre indsigelse. F.eks. ved at sende en meddelelse til de pågældende borgere 14 dage i forvejen om, at der sker optagelser.

Hvis borgeren har en umiddelbar interesse i, at billedet ikke bruges, skal man indhente samtykke.

Når den registrerede kunne have en interesse i, at billedet ikke deles, skal man indhente samtykke.

Endvidere skal man indhente samtykke, hvis man vil offentliggøre billeder af børn og medarbejdere.

Børn som er fyldt 15 år må give samtykke.

Det er desværre ikke lovmedholdeligt at dele billeder af personer på facebook, fordi der ikke er indgået en aftale om fælles dataansvar mellem Aabenraa Kommune og Facebook.

Når man deler oplysninger via Facebook, kan Facebook bruge billederne til andre formål.

Man må dele billeder/videoer på institutionens hjemmeside, når man har sikret sig, at elever og forældre er orienteret, så de kan gøre indsigelse. Man skal altid indhente samtykke hvis:

- Der er følsomme oplysninger på billedet (f.eks. billeder/video der viser børns handicaps, religiøse overbevisning, mv.).
- En person fremstår i et negativt lys.
- Man skønner, at der er en rimelig sandsynlighed for, at borgeren ikke er interesseret i offentliggørelsen.