En nyskabelse i forbindelse med reorganiseringen af superbrugerorganisation i 2017 er udpegningen af fem systemkoordinatorer – én i hver forvaltning. Systemkoordinatorens arbejde er organisatorisk forankret i det samtidigt etablerede Systemkoordinatorforum.

Ud over en række koordineringsopgaver er SKF’s primære formål at agere som organisatorisk bindeled og oversætter mellem IT-afdelingen og forretningen, dvs. opgavevaretagelsen i de fem forvaltninger.

SKF er sammensat af både forvaltningernes systemkoordinatorer og repræsentanter fra IT-afdelingens fagområder; Drift, Helpdesk, Digitalisering, Informationssikkerhed, ESDH og IT-Arkitektur.

Kendetegnende for de fem systemkoordinatorer er deres indsigt i de processer og arbejdsgange, der kendetegner opgavevaretagelsen i netop deres forvaltning. Deres viden fremmer IT-afdelingens forståelse for forvaltningens behov. Samtidig tjener systemkoordinatorernes præsentation af konkrete tiltag, som inspiration for de andre forvaltninger. Systemkoordinatorernes muligheder for at varetage deres opgaver, fx i forhold til GDPR, er betinget af, at systemkoordinatorerne deltager i relevant efteruddannelse.

Der er flere årsager til at IT-afdelingen er repræsenteret med hele seks IT fagområder. Dels får systemkoordinatorerne indsigt i IT-afdelingens opgavefordeling, dels får koordinatorerne mulighed for at være i direkte dialog med de personer, der har det daglige ansvar for fagområderne. Herved styrkes systemkoordinatorens rolle som bindeled mellem IT og forvaltningerne.

SKF refererer til Den Digitale Styregruppe (DDS). Indeværende rammesætning sætter den overordnede struktur for SKF’s opgaver. Et væsentligt område, hvor DDS’ forbindelse til SKF kom til udtryk, var i forbindelse med GDPR-projektet. DDS er af direktionen udpeget som kommunes informationssikkerhedsudvalg. Selvom GDPR-projektet blev afsluttet i forbindelse implementeringen af databeskyttelsesforordningen den 25. maj 2018, pågår der fortsat en række aktiviteter omkring GDPR.

Som beskrevet i statusbeskrivelsen for SKF i efteråret 2018 er der, i takt med at organisationens forståelse for informationssikkerhed modnes, en stigende efterspørgsel efter viden og værktøjer i forhold til fx håndtering af persondata. Som en del af kommunens informationssikkerhedsorganisation er SKF med til at håndtere denne efterspørgsel.

Mens SKF som koordinerende organ refererer til DDS, refererer systemkoordinatorerne til ledelsen i deres egen forvaltning. Hermed har de mulighed for at formidle forretningens behov over for IT-afdelingen, og forklare IT-afdelingens/IT-systemernes muligheder og begrænsninger i deres forvaltning.

For at tydeliggøre områder, hvor SKF/systemkoordinatorerne får en aktiv rolle, kan det være hensigtsmæssigt, at rollen og ressourcebehovet fremgår af sagsfremstillingerne til punkter, der behandles i DDS.

Med udgangspunkt i rammesætningen drøfter og udpeger DDS de tiltag, SKF skal have som indsatsområder i det kommende år. Tiltagene kan indgå i et årligt idékatalog eller årshjul.

Handlingsinitiativer i forhold til informationssikkerheden, fx Awareness-strategien, indgår som en naturlig del af SKF’s indsatsområder. Herudover kan tiltag i forhold til superbrugerorganisationen, IT-visitationen og tværgående digitaliseringstiltag komme på tale.

I løbet af et kalenderårs første kvartal holdes et årligt temamøde mellem DDS og SKF.

Systemkoordinatorerne varetager eller koordinerer en række opgaver, der er forankret i SKF, i deres respektive forvaltninger.

Som konkrete opgaver kan nævnes:

• registrering af IT-systemer og konktrakter i overblikssystemet Kitos
• involvering i systemindkøb, der behandles i IT-visitationen

Som overordnede opgaver kan nævnes:

• at være en del af kommunens informationssikkerhedsorganisation
• at være en del af kommunens superbrugerorganisation

Systemkoordinatorernes daglige leder og forvaltningernes DDS repræsentant koordinerer og aftaler, hvilke vilkår og ressourceforbrug rollen som systemkoordinatorens skal defineres i forhold til. Endvidere fastsætter de opgavernes placering og prioritering.

Ses bort fra GDPR-projektet er de opgaver SKF involveres i ikke udtryk for, at de kræver en projektorganisation for at blive løst. Derimod vil opgaverne typisk være kendetegnet af, at SKF kan supplere og understøtte linjeorganisationen.

Dette udelukker ikke, at der i tværgående tiltag kan tages udgangspunkt i kommunens projektmodel. Forudsætningen herfor er, at opgavens omfang, varighed og kompleksitet begrunder anvendelsen af en eller flere projektstyringsværktøjer. Det gør sig gældende i forhold til opgaver, hvor et koordineret forløb har potentiale for at blive mere værdiskabende, end hvad enkeltstående tiltag vil kunne opnå.