2. Typer af teams og formål - introduktion til POUL-modellen

Formål og anvendelse af POUL-modellen

For at skabe klarhed, struktur og genkendelighed i brugen af Microsoft Teams arbejder Aabenraa Kommune med POUL-modellen.
POUL står for Projekt, Organisation, Udvalg og Ledelse – de fire primære formål og samarbejdsformer, som et team kan være oprettet til i kommunen.

Modellen anvendes både som styringsprincip for oprettelse af nye teams og som ramme for navngivning, ejerskab og adgang.
Den skal sikre, at vi undgår kaos i Teams, at vi genkender teamtyper på tværs af kommunen, og at det er tydeligt, hvad et team bruges til.

Teamtypernes formål og typiske brug:

• P – Projekt
  Projekter, forbedringsinitiativer, faglige samarbejder, leverandørsamarbejde.
  Tidsbegrænset, med tydeligt leverancemål.
• O – Organisation
  Dagligt og løbende samarbejde i faste organisatoriske enheder, fx et plejehjem, IT-afdelingen eller Jobcenter og Borgerservice.
• U – Udvalg
  Koordinering og samarbejde i faste faglige netværk, MED-udvalg, arbejdsmiljøgrupper, tværgående erfa- og udviklingsfora.
• L – Ledelse
  Strategiske ledelsesrum med faste deltagere, fx direktions- og chefgrupper, forvaltningsteams mv.

Rammer for match mellem teamtype og formål

Når et nyt team bestilles, skal formålet passe til den valgte teamtype.
Et mismatch mellem type og formål skaber forvirring, dårlige arbejdsgange og ringere søgbarhed.

Retningslinjer:

• Er formålet tidsbegrænset og med et klart leverancemål? → Vælg P – Projekt
• Er det en fast organisatorisk enhed? → Vælg O – Organisation
• Er det et fast udvalg eller netværk? → Vælg U – Udvalg
• Er det et strategisk ledelsesrum? → Vælg L – Ledelse

Gråzoner – sådan håndteres nogle af dem:

• Et udviklingsforløb med fast varighed og leverancemål → Projekt (P)
• Et tværgående samarbejdsforum uden fast organisatorisk forankring → Udvalg (U)
• En ledelsesgruppe, der også driver projekter → Ledelse (L) med særskilte projektteams (P) til de enkelte projekter.

Navnestandard – minimumskrav til kvalitet

Alle teams navngives efter en fast konvention for at sikre genkendelse og sammenhæng:
[Teamtypebogstav] – [Beskrivende formål]

Krav til navnet:

• Skal tydeligt afspejle formålet med teamet.
• Skal indeholde tilknytning: afdeling, skole, område, årgang eller lignende.
• Skal være unikt på tværs af kommunen.
• Må ikke indeholde forkortelser (medmindre bredt kendte) eller personoplysninger.
• For midlertidige teams: angiv årstal eller projektperiode i navnet.
• Navnets længde: for lange navne 

Vigtigt: Længde på teamnavn

Teamnavne må ikke være for lange. Dette skyldes en teknisk begrænsning på filstier (max 400 tegn) i Teams/SharePoint, hvor teamnavnet også indgår i. Hvis en filsti overstiger 400 tegn kan det betyde at filer ikke gemmes, hvilket bl.a. kan skabe fejl i filflytning fra netværksdrev til teamet, hvor filer ikke kommer med over.  

Som oplysning er basis-stien for det øverste mappeniveau i et team: https://aabenraakom.sharepoint.com/sites/[teamnavn]/Generelt/

Hvis teamnavnet er meget langt, vil en stor andel af de 400 ledige tegn være opbrugt allerede før filer skal placeres, hvilket begrænser muligheden for undermapper.

Derfor gælder det, at et teamnavn maks må være 50 tegn (og dertil 100 tegn for basisstien). 

Sådan skriver du gode teamnavne

Fokusér på:

• Hvad er formålet?
• Hvor hører det til?
• Kan det siges kortere?

Undgå:

• “implementering af”
• “arbejde med”
• “i forhold til”

Brug i stedet:

• korte, præcise formuleringer

Eksempler på dårlig vs. god navngivning

P – Projekt (tidsbegrænset, med konkret leverance)

• Dårligt: P - Digitalisering → For bredt, ingen konkret leverance.
• Dårligt: P - Arbejde med nyt system i Social og Sundhed → For langt og upræcist formål.
• Godt: P - Implementering Nyt ESDH 2026 → Klart mål, konkret leverance og tidsafgrænsning.

Kendetegn på et godt P-navn:

• Hvad skal leveres?
• (Evt.) hvor?
• (Evt.) hvornår?

U – Udvalg (fast forum, løbende koordinering og sparring)

• Dårligt: U - Implementering Nyt ESDH → Det er et projekt, ikke et udvalg.
• Dårligt: U - Digitalisering Social og Sundhed → Uklart om det er forum eller indsats.
• Godt: U - Digitaliseringsnetværk Social & Sundhed → Tydeligt løbende forum med klar målgruppe.

Kendetegn på et godt U-navn:

• Hvem mødes? (netværk, superbrugere, udvalg)
• Om hvad?
• Ikke en konkret leverance

L – Ledelse (strategisk ledelsesrum med beslutningsansvar)

• Dårligt: L - Implementering Nyt System → Det er et projekt, ikke ledelse.
• Dårligt: L - IT-møder → For uformelt og uklart formål.
• Godt: L - IT-ledergruppe → Tydeligt ledelsesrum med ansvar og afgrænsning.

👉 Kendetegn på et godt L-navn:

• Hvem leder? (ledergruppe, chefgruppe)
• Hvilket område?
• Handler om beslutning og retning

Tjekliste ved behandling af bestillinger

På artikelsiden Struktur, oprettelse og adgang kan du læse, hvordan teams bestilles og oprettes. Når en bestilling på et nyt team modtages, skal følgende vurderes:

1. Er teamtype korrekt? Matcher formålet den valgte POUL-type?
2. Er formålet tydeligt? Er det klart beskrevet i bestillingen?
3. Er navnet entydigt og unikt? Kan forveksling med andre teams undgås?
4. Er tilknytning angivet? Afdeling, område, årgang eller tilsvarende.
5. Er årstal angivet for midlertidige teams?
6. Er der forbudte elementer? Forkortelser, personoplysninger, specialtegn.
7. Overholder navnet kommunens navnestandard fuldt ud?

Hvis et af punkterne ikke er opfyldt, skal bestillingen sendes retur til rekvirenten med begrundelse og forslag til rettelser. Ved mindre rettelser kan behandler i IT vælge at justere det selv i blanketten og godkende. 

Konsekvenser af dårlige navne

• Vanskeligt at finde det rigtige team.
• Navnekonflikter ved nye oprettelser.
• Dårlig genkendelighed på tværs af kommunen.
• Øget forvirring om formål og ejerskab.
• Mindre effektivt samarbejde.