3. Struktur, oprettelse og adgang

Denne sektion samler det mest nødvendige, du skal vide for at kunne oprette, strukturere og tilgå teams korrekt i Aabenraa Kommune.

Oprettelse

• O-teams: Oprettes automatisk via organisationsdata fra SD Løn og OS2SOFD. Navn og ejerskab fastsættes automatisk og må ikke ændres manuelt.
• P-, U- og ekstra L-teams: Oprettes ved at indsende blanket via Xflow. Brugeren skal angive formål, teamtype og mindst to interne ejere.
  • Link til Xflow-opgaven fremgår i højremenuen her på siden.
• L-teams: På afdelingsniveau er der automatisk oprettet L-teams. Yderligere L-teams skal som nævnt bestilles via blanket.

Ejerskab og roller i et team

I et team kan man have forskellige roller, som afgør hvilke rettigheder og funktioner man har til rådighed. Det gælder:

• Ejere:
  • Har administrative rettigheder i teamet. De kan tilføje eller fjerne medlemmer og gæster (undtagen i O-teams), gøre medlemmer til medejere, ændre indstillinger, oprette eller slette kanaler, tilknytte faner og apps til kanaler med mere.
• Medlemmer:
  • Har adgang til at læse og redigere indhold, deltage i samtaler, arbejde med dokumenter og bruge tilknyttede apps.
• Gæster:
  • Brugere uden for Aabenraa Kommunes organisation. Har begrænset adgang og kan ikke alle funktioner som medlemmer – fx manglende adgang til visse apps eller deling.

Adgang og ændringer

• Et team skal som udgangspunkt altid have to ejere. 
  • O-teams: ejerskabet tildeles automatisk til enhedens chef/leder. Det anbefales, at ejeren tilføjer minimum én ekstra ejer – fx en anden leder, adm. medarbejder eller superbruger – hvis denne i praksis varetager ejerrelaterede opgaver. Hvis en leder som ikke er med i O-teamet midlertidigt skal tage ejerskabet ved vakant stilling kræver det bestilling hos IT. 
  • P, U og L-teams: Ejere angives i oprettelsesblanketten. Når teams er oprettet vedligeholdes ejerskab manuelt. 
• Ejere kan frit tilføje/fjerne medlemmer (og gæster) – undtagen i O-teams, hvor medlemskab styres af organisationsoplysninger. Ændringer som skal altid bestilles hos IT med begrundelse.
• Gæster må ikke tilføjes i O- eller L-teams. 

Teamets struktur

• Tilpas teamets struktur efter formål: tilføj relevante kanaler, faner (fx Planner, Forms) og apps.
• Sørg for, at indhold og adgang er nemt at finde og forstå for medlemmerne.