4. Drift, vedligeholdelse og nedlukning

Et team har en livscyklus, hvor det løbende skal vurderes og justeres for at sikre relevans, overblik og datasikkerhed. 

Levetid og håndtering

Nogle teams-typer er mere eller mindre permanente, hvorimod andre skal ses som midlertidige med start- og slutdato. 

• Projekt (P)
  • Nedlægges efter projektets afslutning. Indhold man har brug for at bevare flyttes eks. til andet team eller journaliseres i Acadre.
• Organisation (O)
  • Eksisterer så længe enheden består.
  • Ved organisationsændringer pågår en proces for at sikre, at intet i O-teams går tabt, og at alle også fremover får et O-team at arbejde i.
  • Eksempel på organisationsændring: én organisatorisk enhed - såvel som O-teamet - bliver delt op i to
    • Ét O-team fortsætter uændret med de medlemmer, som forbliver i den oprindelige enhed. Et nyt O-team oprettes for den nye enhed, og de relevante medarbejdere får adgang.
    • Medarbejdere, der flyttes til den nye enhed, får midlertidig adgang til begge teams i 30 dage. I denne periode skal de flytte relevante dokumenter og indhold fra det oprindelige team til det nye.
    • Efter 30 dage fjernes deres adgang til det tidligere O-team, og de kan nu kun arbejde i det nye.
• Udvalg (U)
  • Nedlægges når gruppen/netværket ophører.
• Ledelse (L)
  • Nedlægges eller omlægges ved organisatoriske ændringer eller sammensætningsskift.

Review og oprydning

• Minimum én gang årligt skal teamejere:
  • Vurdere teamets relevans og funktion
  • Opdatere deltagere og roller
  • Rydde op i filer, kanaler og apps - læs mere om filoprydning her.

Nedlukning og datasletning

• Når et team slettes, er det muligt at få hjælp til gendannelse i op til 30 dage efter sletning. Herefter fjernes det og dets indhold.
• Der tages backup af et team, så skal et teams indhold - dog kun filer og chats, ikke anvendte apps såsom Planner-lister. Skal der foretages gendannelse udover de 30 dage, tag fat i IT.  
• Ejere har i sidste ende ansvaret for, at vigtige dokumenter flyttes til et andet team, Acadre eller relevant fagsystem.