1. Forstå teknikken bag
Hvad er et team egentlig – og hvordan hænger det teknisk sammen med SharePoint og OneDrive?
Denne sektion giver dig overblikket over, hvordan et team i Microsoft Teams fungerer. Du får indblik i, hvornår det giver mening at bruge et team, hvordan det er opbygget, og hvordan det spiller sammen med OneDrive og SharePoint.
Introduktion
Et team i Microsoft Teams er et digitalt samarbejdsrum, hvor en gruppe personer kan dele filer, kommunikere, afholde møder og organisere opgaver. Teams kan anvendes til mange formål, men i Aabenraa Kommune anvendes de systematisk med udgangspunkt i POUL-modellen.
Et team egner sig typisk til:
- Samarbejde i faste enheder eller projekter
- Deling og strukturering af fælles dokumenter
- Løbende koordinering og dialog i grupper
- Dokumentation og vidensdeling
Et team bør anvendes når samarbejdet:
- Er længerevarende eller kontinuerligt – hvis ad hoc, kan chat eller e-mail være mere passende
- Kræver struktur og fildeling – hvis filer hører hjemme i Acadre eller et fagsystem, bør samarbejdet ske der
Teamets opbygning
- Kanaler: Hver kanal fungerer som arbejdsområde med opslagstavle, filmappe og evt. mødefunktion. Alle teams har en standardkanal kaldet "Generelt".
- Faner: "Indlæg" og "Filer" er faste faner. Andre kan tilføjes (fx Planner, Forms, dokumenter).
- Indlæg: Skriftlig dialog i tråde – som en opslagstavle.
- Filer: Fælles dokumenter lagres og tilgås her.
- Apps: Teams kan udvides med godkendte apps såsom Planner og Forms til samarbejde, opgaver mv.
Samspil med OneDrive og SharePoint
I Microsoft økosystemet arbejder flere lagrings- og samarbejdsværktøjer tæt sammen. For mange brugere kan det være forvirrende. Skal man forstå Teams i Microsoft Teams, er det en god ting at forstå relationen til OneDrive og Sharepoint:
- SharePoint-websteder: er det "usynlige" motorrum bag hvert et team i Teams. Når der oprettes et team, bliver der automatisk oprettet et tilhørende SharePoint-websted, hvor alle filer i teamet teknisk set lagres – også selvom du arbejder med filerne i Teams. Når du klikker på fanen "Filer" i et team, ser du i virkeligheden dét der ligger på SharePoint-webstedet – Teams er blot brugergrænsefladen.
Du kan godt tilgå filer i et team direkte på SharePoint-webstedet – men skal du have den fulde oplevelse af samarbejdsrummet med indlæg og apps, og hvad du ellers bruger af chat, videoopkald m.m. skal du over i Teams-appen. - OneDrive er din personlige filmappe, som du kan tilgå flere forskellige steder fra: Stifinder, direkte i Teams-appen, i en browser med videre. Du kan godt dele filer som ligger på dit OneDrive med andre, men det egner sig ikke til samarbejde i en afdeling eller projektgruppe.
Et billede på samspillet:
- OneDrive = din private kontorskuffe
- SharePoint-websted = teamets fælles arkivskab
- Teams i Teams = kontoret, hvor I som gruppe kan arbejde sammen om indholdet fra jeres fælles arkivskab samt opslagstavler, opgavelister og meget mere
Læs mere om sammenhænge ift. filer i kapitlet om Filer i Teams.