Til lederen - den gode introduktion

Introduktionsprogram

Tiden vi bruger på at introducere en ny medarbejder til jobbet er en investering, der hurtigt er tjent ind igen.

Den nye kollega skal føle sig velkommen og ønsket. Det er de små ting, der kan have en afgørende betydning, fx ryddet skrivebord, telefon, blomster, en mail før start osv.

Her er inspiration til, hvordan du forbereder modtagelsen af den nye medarbejder (før start), den første dag, den første uge og hvad du skal huske efterfølgende.

Hele introduktionsprogrammet kan downloades her

Hvis du har rettelser eller forslag til tilføjelser, kan du kontakte Barbara Frenzel - bfr@aabenraa.dk

INTRODUKTIONSPROGRAMMET

Åbn alle

1. Før start

Opret i systemet via IT Helpdesk

Tilmeld kompetenceraket. Hvilke programmer skal der være adgang til? Telefon. Citrix til hjemmearbejde? Husk egne systemer - mail til superbruger.

Kompetenceraket

Lederen skal tilmelde den nye medarbejder til kompetenceraketten. Ved tilmeldingen bliver sekretariatet samtidig informeret om nye folk.

Orienter om ansættelse

Skriv til afdelingen.

Introduktionsprogram og velkomstbrev - sendes til medarbejderen før start

Planlæg den første uge: "Send følgende: - Plan for første uge og Mail med velkomst, herunder mødetidspunkt og -sted den første dag".

Forbered arbejdsplads

Ryd kontorplads. Sørg for stol, bord, reol, brevbakke, lys osv. Klargør PC og telefon. Navneskilt. Bestil adgangskort (mail til Lars Bundgaard med vedhæftet foto, angivelse af titel og team).

Book møder

Velkomstmøde, husk forplejning. Introsamtale med teamleder den første dag. Introsamtale med afdelingsleder den første dag. Inviter til fremtidige fællesmøder (gruppe, team, afdeling). Ugentlige statusmøder med leder, den første måned. 8 ugers samtale (senest 3 uger før udløb af prøveperiode). 3 måneders samtale.

Adgangskoder til diverse fagsystemer

Opret i systemer og send adgangskoder til mail.

Udpeg kontaktpersoner

Social (tante/onkel). Faglig, mentor (frivilligt)

a. Planlægning af den første uge

God start

Blomster på bord

Krus på bord (evt.)

Fælles morgenkaffe

Velkomstbrev med adgangskoder på bord (send til tante/onkel)

Kort over huset inkl. mødelokaler og teams (medarbejderportalen; Lokalefordeling)

Orienter om kontaktperson(er)

Introsamtale

Med nærmeste leder

Med afdelingschef

Rundvisning

I afdelingen

Hils på direktøren

Opsætning af arbejdsplads

Opstart af PC - logon og koder

Opsætning af outlook

- Autosignatur

- Tilføj postkasser (spørg evt. superbruger)

- Opsætning af kalendertilladelser

Kontroler, at fagsystemer er tilgængelige

SD Løn

b. Mail til den nye

Kære Nn

Nu nærmer tiden sig, hvor du skal starte her hos os i Aabenraa Kommune.
Vi glæder os rigtig meget til du kommer.

Vi starter første dag med et teammøde, hvor vi spiser lidt morgenbrød og præsenterer dig for teamet.
Mødet er kl. 08.30, så hvis du har mulighed for at være her lidt før, vil det være helt perfekt.

Du må gerne henvende dig i receptionen (lige til højre når du kommer ind), så ringer de efter mig, og jeg henter dig.

Jeg forventer at strikke et program sammen til dig, som kommer til at dække den første uges tid.
Programmet får du udleveret den først dag.

Foto til dine kolleger

Vi sender dit foto fra ansøgningen rundt i forvaltningen så alle kan se deres nye kollega.

Hvis du ønsker vi skal bruge et andet foto, skal du sende det til mig inden den [dato.måned]

Kantine
Der er en kantine på rådhuset, hvor du kan købe:

Morgenmad kl. 08.45 – 09.30
Frokost kl. 11.30 – 13.00

Du er også velkommen til at medbringe din egen frokost og nyde den sammen med dine kolleger i kantinen.

Parkering
Du kan parkere på den runde p-plads på højre hånd umiddelbart efter, du er kommet ind på Skelbækvej.

Medarbejderportalen
Du kan finde svar på rigtigt mange spørgsmål på Medarbejderportalen.
Der er oprettet en arbejdsmail til dig, som hedder Nnnn@aabenraa.dk.

Hvis du har spørgsmål, er du selvfølgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig.

Venlig hilsen
Xxxx
Teamleder xxxx
Afdeling
73 76 xx xx

Aabenraa Kommune
Plan, Teknik & Miljø
Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa
www.aabenraa.dk

2. Den første dag

Rundvisning i forvaltningen

Hils på arbejdsmiljørepræsentant

Hils på TR

Tag med ned på lager og forsyn

Arkiv i kælderen

Introduktion systemer

Karnov

Acadre

Tidsregistrering (GE/Egentid)

Diverse fagsystemer

NetGis

Introduktion til opgaver

Introduktionsplan

Gennemgang af introplan

Om jobbet

Opgaver

Arbejds- og funktionsbeskrivelser

Ledelsesmæssige referencer (organisationsplan)

Mål og virksomhedsplan

Orientering om fagsystemer + superbruger

Retningslinjer

Arbejdstider (flex- og fixtid, hjemmearbejde osv.)

Telefontid og -vagt

Frokostpause

Hvis ryger - hvad så?

Tavshedspligt, Forvaltningsloven

Notatpligt, Forvaltningsloven

Pressehåndtering

Tidsregistrering (GE eller Egentid)

Indberetning af ferie, sygdom, kørsel osv.

Kørsel

Lukkedage

Rollebaseret indgang

IT-sikkerhed

IT- og informationssikkerhed (vis film på medarbejderportalen)

Persondataforordning

Andet

Parkering og cykelparkering

Kørselsaftale

Evt. aftale om mobiltelefon

Ny i by

Kaffeordning

Personaleforening

Rejsekort

Adgang til mail vis https://post.aabenraa.dk

Kantinens åbningstider

Adgang til bygningen (tider, alarm, kode)

Medarbejderportalen

Fællesmøder; team-, afdelings- og forvaltningsmøder

AMR

MED-systemet

Indkøb

MUS

Aabenraa Datakvalitet

Plads til undren

Bed den nye om at skrive ned, når noget giver anledning til undren

3. Den første uge