Til lederen - den gode introduktion

Til lederen - den gode introduktion

Introduktionsprogram

Tiden vi bruger på at introducere en ny medarbejder til jobbet er en investering, der hurtigt er tjent ind igen.

Den nye kollega skal føle sig velkommen og ønsket. Det er de små ting, der kan have en afgørende betydning, fx ryddet skrivebord, telefon, blomster, en mail før start osv.

Her er inspiration til, hvordan du forbereder modtagelsen af den nye medarbejder (før start), den første dag, den første uge og hvad du skal huske efterfølgende.

Hele introduktionsprogrammet kan downloades her

Hvis du har rettelser eller forslag til tilføjelser, kan du kontakte Barbara Frenzel - bfr@aabenraa.dk 

Introduktionsprogrammet

  • Opret i systemet via IT Helpdesk                                           

    Tilmeld kompetenceraket. Hvilke programmer skal der være adgang til? Telefon. Citrix til hjemmearbejde? Husk egne systemer - mail til superbruger.    

    Kompetenceraket

    Lederen skal tilmelde den nye medarbejder til kompetenceraketten. Ved tilmeldingen bliver sekretariatet samtidig informeret om nye folk.                                               

    Orienter om ansættelse                                     

    Skriv til afdelingen.                                                                 

    Introduktionsprogram og velkomstbrev - sendes til medarbejderen før start 
     

    Planlæg den første uge: "Send følgende: - Plan for første uge og Mail med velkomst, herunder mødetidspunkt og -sted den første dag".                          

    Forbered arbejdsplads                                       

    Ryd kontorplads. Sørg for stol, bord, reol, brevbakke, lys osv. Klargør PC og telefon. Navneskilt. Bestil adgangskort (mail til Lars Bundgaard med vedhæftet foto, angivelse af titel og team).                                                                            

    Book møder                                   

    Velkomstmøde, husk forplejning. Introsamtale med teamleder den første dag. Introsamtale med afdelingsleder den første dag. Inviter til fremtidige fællesmøder (gruppe, team, afdeling). Ugentlige statusmøder med leder, den første måned. 8 ugers samtale (senest 3 uger før udløb af prøveperiode). 3 måneders samtale.                                                                

    Adgangskoder til diverse fagsystemer                                    

    Opret i systemer og send adgangskoder til mail.                                                      

    Udpeg kontaktpersoner                                      

    Social (tante/onkel). Faglig, mentor (frivilligt)                   

  • God start    

    Blomster på bord

    Krus på bord (evt.)

    Fælles morgenkaffe

    Velkomstbrev med adgangskoder på bord (send til tante/onkel)

    Kort over huset inkl. mødelokaler og teams (medarbejderportalen; Lokalefordeling)

    Orienter om kontaktperson(er)

                    

    Introsamtale

    Med nærmeste leder

    Med afdelingschef

                    

    Rundvisning 

    I afdelingen

    Hils på direktøren 

                    

    Opsætning af arbejdsplads                

    Opstart af PC - logon og koder

    Opsætning af outlook

    - Autosignatur

    - Tilføj postkasser (spørg evt. superbruger)

    - Opsætning af kalendertilladelser

    Kontroler, at fagsystemer er tilgængelige

    SD Løn

                    

                    

  • Kære Nn

    Nu nærmer tiden sig, hvor du skal starte her hos os i Aabenraa Kommune.
    Vi glæder os rigtig meget til du kommer.

    Vi starter første dag med et teammøde, hvor vi spiser lidt morgenbrød og præsenterer dig for teamet.
    Mødet er kl. 08.30, så hvis du har mulighed for at være her lidt før, vil det være helt perfekt.

    Du må gerne henvende dig i receptionen (lige til højre når du kommer ind), så ringer de efter mig, og jeg henter dig.

    Jeg forventer at strikke et program sammen til dig, som kommer til at dække den første uges tid.
    Programmet får du udleveret den først dag.

    Foto til dine kolleger

    Vi sender dit foto fra ansøgningen rundt i forvaltningen så alle kan se deres nye kollega.

    Hvis du ønsker vi skal bruge et andet foto, skal du sende det til mig inden den [dato.måned]

    Kantine
    Der er en kantine på rådhuset, hvor du kan købe:

    • Morgenmad kl. 08.45 – 09.30
    • Frokost kl. 11.30 – 13.00

    Du er også velkommen til at medbringe din egen frokost og nyde den sammen med dine kolleger i kantinen.

    Parkering
    Du kan parkere på den runde p-plads på højre hånd umiddelbart efter, du er kommet ind på Skelbækvej.

    Medarbejderportalen
    Du kan finde svar på rigtigt mange spørgsmål på Medarbejderportalen.
    Der er oprettet en arbejdsmail til dig, som hedder Nnnn@aabenraa.dk.

    Hvis du har spørgsmål, er du selvfølgelig velkommen til at ringe eller skrive til mig.

    Venlig hilsen
    Xxxx
    Teamleder xxxx
    Afdeling
    73 76 xx xx

    Aabenraa Kommune
    Plan, Teknik & Miljø
    Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa
    www.aabenraa.dk

     

  •                 

    Rundvisning i forvaltningen               

    Hils på arbejdsmiljørepræsentant

    Hils på TR

    Tag med ned på lager og forsyn

    Arkiv i kælderen

                    

    Introduktion systemer 

    Karnov

    Acadre

    Tidsregistrering (GE/Egentid)

    Diverse fagsystemer

    NetGis

                    

    Introduktion til opgaver                     

  • Gennemgang af introplan                  

                    

    Om jobbet  

    Opgaver

    Arbejds- og funktionsbeskrivelser

    Ledelsesmæssige referencer (organisationsplan)

    Mål og virksomhedsplan

    Orientering om fagsystemer + superbruger

                    

    Retningslinjer                 

    Arbejdstider (flex- og fixtid, hjemmearbejde osv.)

    Telefontid og -vagt

    Frokostpause

    Hvis ryger - hvad så?

    Tavshedspligt, Forvaltningsloven

    Notatpligt, Forvaltningsloven

    Pressehåndtering

    Tidsregistrering (GE eller Egentid)

    Indberetning af ferie, sygdom, kørsel osv.

    Kørsel

    Lukkedage

    Rollebaseret indgang

                    

    IT-sikkerhed                   

    IT- og informationssikkerhed (vis film på medarbejderportalen)

    Persondataforordning

                    

    Andet          

    Parkering og cykelparkering

    Kørselsaftale

    Evt. aftale om mobiltelefon

    Ny i by

    Kaffeordning

    Personaleforening

    Rejsekort

    Adgang til mail vis https://post.aabenraa.dk

    Kantinens åbningstider

    Adgang til bygningen (tider, alarm, kode)

    Medarbejderportalen

    Fællesmøder; team-, afdelings- og forvaltningsmøder

    AMR

    TR

    MED-systemet

    Indkøb

    MUS

    Aabenraa Datakvalitet

                    

    Plads til undren              

    Bed den nye om at skrive ned, når noget giver anledning til undren              

  • Gennemgang af introplan                  

    Om jobbet  

    Opgaver

    Arbejds- og funktionsbeskrivelser

    Ledelsesmæssige referencer (organisationsplan)

    Mål og virksomhedsplan

    Orientering om fagsystemer + superbruger

                    

    Retningslinjer                 

    Arbejdstider (flex- og fixtid, hjemmearbejde osv.)

    Telefontid og -vagt

    Frokostpause

    Hvis ryger - hvad så?

    Tavshedspligt, Forvaltningsloven

    Notatpligt, Forvaltningsloven

    Pressehåndtering

    Tidsregistrering (GE eller Egentid)

    Indberetning af ferie, sygdom, kørsel osv.

    Kørsel

    Lukkedage

    Rollebaseret indgang

                    

    IT-sikkerhed                   

    IT- og informationssikkerhed (vis film på medarbejderportalen)

    Persondataforordning

                    

    Andet          

    Parkering og cykelparkering

    Kørselsaftale

    Evt. aftale om mobiltelefon

    Ny i by

    Kaffeordning

    Personaleforening

    Rejsekort

    Adgang til mail vis https://post.aabenraa.dk

    Kantinens åbningstider

    Adgang til bygningen (tider, alarm, kode)

    Medarbejderportalen

    Fællesmøder; team-, afdelings- og forvaltningsmøder

    AMR

    TR

    MED-systemet

    Indkøb

    MUS

    Aabenraa Datakvalitet

                    

    Plads til undren              

    Bed den nye om at skrive ned, når noget giver anledning til undren              

  • Ugentlige statusmøder, så længe der er behov 

    Status på arbejdet

    Forundringspunkter

    Feed-back

    Forventningsafstemning

                    

    8 Ugerssamtale              

    Evaluer på de første 8 uger

    Er der noget, der skal ændres