Debitor

Intern fakturering / Intern afregning

I Aabenraa Kommune sender vi ikke debitorfakturaer internt mellem enheder.

Det skyldes, at interne fakturaer skaber unødvendigt ekstraarbejde:

• Opkrævningsteamet skal holde øje med, om fakturaen bliver betalt.

• Vi risikerer at sende os selv til inddrivelse hos SKAT ved manglende betaling.

• Team Prisme får ekstra opgaver, når der opstår fejl pga. manglende oplysninger.

• Der kan opstå bogholderiopgaver, hvis betalinger går på fejl – selvom pengene reelt bliver i kommunen.

• Det øger risikoen for fejl og dobbeltarbejde.

Sådan skal intern afregning foregå

I stedet anvendes følgende godkendte metoder til intern afregning:

• Work flow i økonomisystemet via f.eks. OMPW kladder m.fl.
  – Enhederne sender bogføringskladder (eks: OMPW) til hinanden.

• Afsender påfører sin/sine konteringer hvor den ønskede indtægt skal bogføres i Prisme og sender kladden videre til den enhed der skal bære udgiften.
• Modtager tilføjer sin/sine konteringer hvor den ønskede udgift skal bogføres og godkender kladden.

• Masseudkontering
  – Anvendes kun i særlige tilfælde (f.eks. forsikringer eller BUM-modeller).
  Regnskabskontoret vurderer og tildeler rettigheder.

Undtagelser

I helt særlige tilfælde – f.eks. hvor et fagsystem automatisk sender interne regninger – kan der gives tilladelse til intern fakturering. Det kræver dog at området selv står for at rette samtlige fejl og holder øje med at fakturaerne bliver betalt, så der påføres øvrige afdelinger mindst mulig ekstraarbejde. 

Dette afgøres af Finansenheden i hvert enkelt tilfælde.

Har du spørgsmål?

Start altid med at kontakte Team Prisme.

• Klik her for Instruks vedr. Intern afregning endeligt

Kalender vedrørende PBS træk

Krav/fakturaer der skal opkræves via PBS skal være indberettet i systemet senest på den dato der fremgår af PBS kalenderen for at de kommer med.

OBS - For krav der skal køre via opkrævningsmodulet, skal altid være indberettet inden d. 15. i hver måned.

Vi anbefaler dog at man har indberettet krav/fakturaer der skal opkræves via PBS mindst 2-3 dage før PBS datoen hvis man skal være sikker på de kommer med.

Dette skyldes at der kan være forhold der gør at en dataoverførsel kan blive forsinket.

Krav/fakturaer der skal opkræves via PBS skal være indberettet i systemet senest på den dato der fremgår af PBS kalenderen for at de kommer med.

OBS - For krav der skal køre via opkrævningsmodulet, skal altid være indberettet inden d. 15. i hver måned.

Vi anbefaler dog at man har indberettet krav/fakturaer der skal opkræves via PBS mindst 2-3 dage før PBS datoen hvis man skal være sikker på de kommer med.

Dette skyldes at der kan være forhold der gør at en dataoverførsel kan blive forsinket.

Nyhedsbreve

Herunder finder du nyhedsbreve specifikt rettet mod de brugere der anvender debitormodulet.