Opfølgning på anlæg

Fire gange årligt foretages opfølgning, hhv. ved bevillingskontrollerne 31. marts og 30. september, samt i tilknytning til sommerferien og inden regnskabets afslutning.

Dit udgangspunkt er en rapport i MinPortal opdelt på ”Projekt – Tværgående”.

På baggrund af denne følges op på projektets bevilling, regnskabsforbrug i form af forbrug og indtægter fra sidste budgetopfølgning på de enkelte anlægsprojekter, samt for indeværende år til dato. Såfremt oversigten indeholder anlægsprojekter udenfor mit ansvar noteres det ud for disse, og der foretages ikke yderligere på disse.

Opfølgningen indeholder en vurdering/kontrol af:

1. at der er meddelt anlægsbevilling til projektet
2. at der er frigivet et rådighedsbeløb til igangsættelse af projektet
3. at der er indgået kontrakt
4. at betalingsplanen på kontrakten følges
5. at udgifterne/indtægterne kan holdes indenfor de afsætte rådighedsbeløb i året og den afgivne anlægsbevilling
6. at udgifter/indtægter der er registreret på projektet bruges til de fastsatte formål jf. projektbeskrivelse, anlægsbevillinger og forudsætningerne ifm. frigivelse af rådighedsbeløb.
7. at administrationsvederlag er registeret på projektet jf. reglerne herfor

Hvis de økonomiske forudsætninger ikke holder, skal der via ansvarlig forvaltning enten

• foretages beslutning om ændring af projektet for at bevilling kan holdes,
• eller søges midler til at håndtere udfordringen såfremt projektet ikke kan tilpasses bevillingen.

Der skal udarbejdes beslutningsoplæg mm. til politisk behandling.

Medarbejdere, som foretager kontering af bilag, forudsættes bekendt med gældende konteringsregler i Aabenraa Kommune.

I forbindelse med tilsynet foretages i MinPortal en gennemgang af periodens bilag på anlægsprojekter. Ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko tages stikprøver i bilag med fokus på formål, priser, korrekt kontering og om indgåede kontrakter benyttes.

Der foretages en vurdering af periodens afholdte udgifter, om disse er indeholdt i forudsætningerne for den givne anlægsbevilling, og er afholdt i henhold til eventuelle aftaler og entreprisekontrakter.

Det påses, at der sker løbende registrering af administrationsvederlag på anlægsprojektet, jf. reglerne godkendt af økonomiudvalget senest i mødet 16. maj 2023. Der henvises til bilaget i dagsorden.

Beregningsgrundlag for administrationsvederlag fremgår af økonomiudvalgets budgetforudsætninger.