Ordbog

Acadre – Kommunens journalsystem til dokumentation og sagsbehandling. Filer med journaliseringspligt skal typisk gemmes her - ikke i Teams! 

Adgang – Rettighed til at se, redigere eller administrere filer, mapper og teams. Gives via teammedlemskab eller deling.

Apps – Funktioner og værktøjer, der kan tilføjes til Microsoft Teams eller som fane i et specifikt team, fx Planner, Forms, Lists, Whiteboard m.fl.

Deling – Giv adgang til en originalfil/mappe via link -  både interne og eksterne brugere. Kræver korrekt adgangshåndtering. At vedhæfte en fil i eks. en mail er ikke deling, men nærmere afsendelse eller aflevering.

Delt kanal - En kanal du kan oprette i team med mulighed for at give adgang til et specifikt samarbejdsrum i teamet uden at give adgang til hele teamet. Ikke muligt i O-teams.  

Dokumentbibliotek – Det samlede filsystem i et SharePoint-websted, hvor teamets filer opbevares. Omfatter "I kanaler" og evt. "I webstedsbiblioteket".

Ejer (af et team) - en person ansat i kommunen med udvidet ansvar og rettigheder til at administrere teamets medlemmer og gæster, struktur, indstillinger med mere.

Faner – Faneblade øverst i en kanal, fx Indlæg og Filer. Det kan også være specifikke filer, Planner-tavler og Forms-skemaer.

Faner og struktur – Den måde et team er organiseret på, herunder kanaler, faner og apps.

Filer – Dokumenter og mapper, der eks. deles i en chat eller et team og gemmes i OneDrive eller SharePoint.

Forms – App du bl.a. kan bruge i Teams til spørgeskemaer, afstemninger og quizzer.

Genoprettelse – Gendannelse af slettede filer eller tidligere versioner. Muligt via papirkurv og versionshistorik. Er der gået lang tid siden sletning kan det også ske ved at kontakte IT som tager backup. 

Gæst – Ekstern person udenfor kommunen, der får adgang til et team efter godkendelse og adgangsstyring. Når en gæst får adgang til et team oprettes vedkommende som gæstebruger i M365's administrationsportaler. 

Hovedkanal (Generel) – Standardkanal som alle teams oprettes med - synlig for alle teamets ejere, medlemmer og gæster. Teamets primære samarbejdsrum som typisk indeholder en indlægsvæg samt teamets primære filstruktur. Du kan også tilføje andre faner og apps ved behov.

Indlæg – Trådede beskeder i en kanal, hvor man kan kommunikere og dele info. Kan betragtes som en opslagstavle, hvor du i dine beskeder kan skrive tekst, vælge emojis, vedhæfte filer, apps med mere. 

Kanal – Underafsnit i et team. Alle teams er opbygget af én eller flere kanaler. En kanal har sit eget samarbejdsrum som indeholder egen indlægsside, eget filområde samt mulighed for at organisere samarbejde med faner, apps med mere.

Kanaldeling (delte kanaler) – Mulighed for at give adgang til en kanal uden adgang til hele teamet. Ikke muligt i O-teams.

Livscyklus – Forløbet for et team eller en fil fra vugge til grav; fra oprettelse til evt. arkivering og sletning.

Linkdeling – Deling via link med adgangsrettigheder og evt. udløbsdato.

L-team – Teamtype til ledelsessamarbejde.

Medlem (af et team) – Person ansat i kommunen, som har ''almindelig'' brugeradgang til et team og dets indhold, fx filer og indlæg.

Microsoft Teams – M365-platform for digitalt samarbejde i teams via kanaler, filer, møder og apps.

Midlertidig adgang – Tidsbegrænset adgang til delt fil, fx for eksterne (standard 30 dage).

Midlertidig fil - en fil der kun i ganske tid skal lagres et sted, eks. når den trækkes ud af et fagsystem og efterfølgende skal deles og sendes pr. mail. Slettes når afsendelse eller deling ikke længere er nødvendigt. 

O-team – Team for en organisatorisk enhed, fx forvaltning, afdeling, center, kontor eller institution. 

OneDrive – Personlig fillagringsplads i M365. Til private og midlertidige filer. Ikke til fællesarbejde. Også muligt at lave genveje og synkronisering af filsteder i SharePoint/Teams og tilgå det i Stifinder. 

P-team – Projektteam, typisk med midlertidig karakter. Kan bruges til projekter og større arbejdsopgaver på tværs af kommunen og med deltagelse fra eksterne. 

Planner – App du kan bruge i Microsoft Teams og direkte i et specifikt team til opgavestyring og planlægning.

POUL-modellen – Kommunens model for teamstyper: Projekt-, Organisations-, Udvalgs- og Ledelsesteams.

Privat kanal – Kanal med begrænset adgang for udvalgte teammedlemmer. Du udvælger og ajourfører manuelt et udsnit af teamets ejere, medlemmer og gæster som må få adgang. Kanalen er usynlig for dem der ikke har adgang.

Rettighedsniveau (filer) – Niveauer for adgang til filer, som kan administreres ved eks. fildeling: redigere, gennemse, ikke-downloade mv.

SharePoint – Stedet hvor fælles filer lagres i M365. De såkaldte SharePoint-websteder er den underliggende filsamarbejdsplatform når du arbejder i et team. Når du gemmer en fil i et team lagres de reelt på SharePoint-webstedet. Webstedet kan bruges og tilgås i en browser eller gennem Teams-brugergrænsefladen.

Team – Et sted i Microsoft Teams dedikeret samarbejde mellem kollegaer og samarbejdspartnere, bestående af ét eller flere samarbejdsrum i form af kanaler, hvor du kan arbejde med filer, apps, indlæg med mere.

U-team – Teamtype til udvalg, netværk eller faste arbejdsgrupper - både internt i kommunen og med mulighed for deltagelse af eksterne. 

Udløbsdato (filadgang) – Automatisk udløb af adgang til delt fil, fx standardreglen om udløb ved deling til eksterne efter 30 dage, som dog kan justeres manuelt.

Versionshistorik – Når ændringer foretages i en fil gemmes de typisk automatisk. De tidligere versioner, helt tilbage fra filens oprettelse, lagres i en oversigt, hvor man kan fremfinde og gendanne tidligere versioner.