6. Roller, ansvar og lokale muligheder i arbejdet med filer
IT-afdelingen skaber rammerne og stiller værktøjer, systemfunktionalitet og vejledning til rådighed – men det er organisationen der har det praktiske ansvar for at placere, dele, give adgang, rydde op og arkivere filer korrekt, rettidigt og ansvarligt.
Arbejdet med filer i Teams kræver et fælles ansvar og klare roller. IT-afdelingen stiller rammer, værktøjer og vejledning til rådighed – men det er organisationens ledere, medarbejdere og team-ejere, der i praksis skal placere, dele, give adgang, rydde op og arkivere filer korrekt og ansvarligt.
Nedenstående skema giver et samlet overblik over rollefordeling og handlemuligheder i forhold til de fire sektioner:
| Sektion | IT-afdelingen – ansvar og rolle | Organisationen – ansvar og rolle | Handlemuligheder for organisationen |
|---|---|---|---|
| 1. Overgang fra netværksdrev til M365 | Tilbyder statistik over datamængder, mulighed for skrivebeskyttelse af drev, opsplitning af filer efter relevans, samt lukning af brugeradgang ved behov. Leverer vejledninger og materiale om overgangen. Fastlægger overordnede rammer og retningslinjer, men sætter pt. ingen fast central deadline for udfasning. | Har ansvar for selv at flytte filer fra netværksdrev til OneDrive/Teams, beslutte lokal struktur og organisering, samt sortere i, hvilke filer der skal med over. Skal sikre, at lokale ledere, superbrugere og medarbejdere forstår og tager ejerskab for processen. | Kan selv igangsætte overgangen, bruge IT’s værktøjer og vejledninger, inddrage spørgeguiden om placering af filer, og planlægge lokal proces for flytning. Kan anmode om statistik, opsplitning eller skrivebeskyttelse fra IT. Kan søge ekstern hjælp til uddannelse, hvis det sker inden for de centrale rammer. |
| 2. Forstå teknikken bag | Sikrer teknisk opsætning og drift af Teams, SharePoint og OneDrive. Garanterer adgang, synkronisering og integration på tværs af platforme. | Skal kende til og kunne navigere i samspillet mellem Teams, SharePoint, OneDrive og Stifinder. | Kan vælge det rette værktøj efter opgave. Kan bruge både browser og stifinder. Kan kontakte support ved tekniske problemer. |
| 3. Hvor skal en fil bo – placering og struktur | Anviser centrale principper (fx POUL, strukturguide) og anbefalet mappeopbygning. Udarbejder vejledning og governance. | Har ansvar for, at filer placeres korrekt og struktureres logisk ift. teamets behov. Skal skabe overblik og fælles praksis lokalt. | Kan beslutte og tilpasse struktur. Kan navngive og organisere mapper og filer. Kan tage udgangspunkt i centrale modeller og guides. |
| 4. Adgang og deling | Definerer systemmæssige rammer for adgang, deling og sikkerhed (fx via O-teams, rettighedsniveauer og eksterne begrænsninger). Overvåger systemmæssig sikkerhed og adgangslogik. | Har ansvar for, at adgange og delinger sker forsvarligt og korrekt. Skal vurdere, hvem der har behov for adgang og administrere dette løbende. | Kan tildele eller fjerne adgang, justere deling og ophæve unødvendig adgang. Skal følge retningslinjer og håndtere ændringer ved behov. |
| 5. Versionshistorik, genoprettelse og oprydning | Tilbyder funktioner til versionshistorik, papirkurv og backup. Kan gendanne filer i særlige tilfælde. Understøtter med vejledning og undersøger værktøjer til arkivering. | Skal bruge versionshistorik og papirkurv aktivt. Har ansvar for løbende oprydning og korrekt arkivering i relevante systemer. | Kan gendanne tidligere versioner og slettede filer. Kan rydde op, navngive og arkivere. Kan planlægge lokal praksis for oprydning og bevaring. |
Videovejledning til Microsoft Teams
How to do - TeamsRelevante emner
Teams
1. Overgang fra netværksdrev til M365
5. Versionshistorik, genoprettelse og oprydning
3. Hvor skal en fil bo - valg af placering og filstruktur
2. Forstå teknikken bag
4. Adgang og deling af filer
2. Typer af teams og formål - introduktion til POUL-modellen
1. Forstå teknikken bag
3. Struktur, oprettelse og adgang