Alle digitale løsninger - En app på device, et program i citrix eller en webbaseret løsning - som skal bruges af institutioner og afdelinger til at løfte en opgave i Børn og Kultur, skal afklare en række punkter inden køb eller opsigelse.

Børn og Kulturs systemkoordinator (se kontaktperson) skal altid inddrages inden man underskriver kontrakt og databehandleraftale om nye digitale løsninger.

Inden du køber et IT-system

• Aabenraa Kommunes IT-visitationsudvalg skal behandle anskaffelser af nye IT-systemer. IT-visitionsudvalget samler kommunens interne IT-eksperter for at kvalitetssikre kommunens IT-systemer.
• Hvis der behandles persondata i IT-systemet, skal der højest sandsynligt indgås en databehandleraftale.
• Der skal laves en vurdering af, om IT-systemet opbevarer bevaringsværdige data med henblik på senere arkivering.
• Hvis IT-systemet skal driftes i Aabenraa Kommune, skal systemet passe til vores rammearkitektur. Læs vores arkitekturprincipper nedenfor.

Når du vil opsige et IT-system

• Vær opmærksom på kontraktens opsigelsesperiode og evt. afledte udgifter heraf.
• Du skal afgøre om systemets data skal slettes eller overføres til andre IT-systemer. Vær opmærksom på, at der er aftalt varslingsfrist i databehandleraftalen.
• Det skal afgøres om data er bevaringsværdigt jf. arkivloven. Der skal muligvis aftales aflevering til arkiv.