Retningslinjer for koncern systemsag
Når der anskaffes nye eller genanskaffes IT-systemer i Aabenraa Kommune, skal proceduren i forhold til oprettelse af en systemsag følges. Men fremover skal sagen også vedligeholdes med løbende dokumentation.
Alle anskaffelser af IT-systemer og relevante bilag skal journaliseres efter samme regler i Acadre. ’Koncern systemsagen’, der styres via autoprofiler, gør det nemt og hurtigt at oprette sagen med den rigtige navngivning og journalkoder.
Der er udarbejdet retningslinjer der tydeligt beskriver, hvordan sagen styres via:
- Sagstyper
- Sagsoprettelse og indhold
- Dokumenthåndtering
- Notater
- Styring
Dette giver både systemejerne, systemkoordinatorerne og databeskyttelsesrådgiveren et hurtigt overblik i forhold til ændringer, kontroller eller eventuelle sikkerhedsbrud.
Kom godt igang
Sagens dokumenter består både af dokumenter (vi modtager som filer) og dokumenter vi selv opretter via skabeloner. I sagen skal følgende dokumenter journaliseres:
- Underskrevet aftale
- Bilag til aftale
- Tillæg til aftale
- Underskrevet databehandleraftale
- Notat vedr. afvigelse fra standard databehandleraftale
- Risikovurdering
- Konsekvensanalyse
- Principper for tildeling af systemadgang
- Kontrol af tildelte systemadgange
- Revisorerklæring
Hjælp og spørgsmål
Spørgsmål om systemer kan rettes til systemkoordinatorerne i forvaltningerne
Har du brug for hjælp til at komme igang, kan du kontakte den ESDH-ansvarlige i jeres forvaltning.