Produktivitet og samarbejde

Office-programmerne i M365 ligner dem, du kender fra Citrix. Word, Excel, PowerPoint og Outlook er blevet opdateret til den nyeste version og bliver fremover opdateret automatisk af Microsoft. De er desuden blevet mere brugervenlige og har flere muligheder for samarbejde og deling. De vil også være tilgængelige på mobile enheder.

Udover de programmer du kender, introducerer vi med M365 en række nye værktøjer som Microsoft Teams til samarbejde, OneNote til noter, To-Do til opgavestyring, Planner til projektstyring og Forms til spørgeskemaer og Clipchamp til videoredigering. 

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan man bruger de nye værktøjer, kan du eksempelvis tilgå e-læring her.  

OBS: Microsoft To-Do bliver først tilgængeligt når vores e-mail-postkasser (Exchange) er flyttet ud i skyen. Vi forventer, at dette vil ske i starten af 2025. Indtil da kan du fortsætte med at bruge opgavefunktionen i Outlook, som du plejer. Vi vil sørge for at holde jer opdaterede om, hvornår To-Do bliver tilgængeligt.

Microsoft 365 indeholder en masse værktøjer der kan hjælpe dig med at skabe værdifuldt indhold, kommunikere og samarbejde internt og eksternt, gemme og dele filer samt organisere opgaver.  

Alt efter hvor i kommunen du er ansat er det dog vidt forskelligt, hvor relevante M365-værktøjerne er i din hverdag. Det øvrige systemlandskab, journaliseringspligt, retten til aktindsigt og kommunens informationssikkerhedsregler betyder, at M365 for mange ikke kan stå alene. Acadre, diverse fagsystemer og Medarbejderportalen er blot nogle af de værktøjer, som også er vigtige at forholde sig til, hvis vi skal kunne forstå helheden af den digitale værktøjskasse du som medarbejder i Aabenraa Kommune potentielt kan få adgang til, når det kommer til produktivitet og samarbejde.

Værktøjskassen er enormt kompleks, men nedenfor har IT gjort et forsøg på at give et overblik. Illustrationen skal tages for dét den er - et overblik, som ikke nødvendigvis tager højde for specifikke fagsystemer, infoportaler med mere.       

Illustrationen er under udarbejdelse!

Med M365 kan du bruge værktøjer som Teams, OneDrive og Outlook på din mobiltelefon eller tablet. Du skal downloade de relevante apps fra App Store (iPhone/iPad) eller Google Play (Android-enheder) og logge ind med din arbejdsmail og adgangskode.

I overgangen fra Citrix til Microsoft 365 (M365) vil måden, du arbejder med filer på, ændre sig. I stedet for at bruge de gamle bogstavsdrev som P-drev, G-drev og L-drev, skal du bruge skybaserede tjenester som OneDrive, Sharepoint og Microsoft Teams.

Fordele ved skybaserede tjenester:

• Tilgængelighed: Du kan få adgang til dine filer fra hvor som helst og når som helst, så længe du har internetforbindelse. Dette gør det nemmere at arbejde hjemmefra eller på farten.
• Samarbejde: Det gøres nemt at dele filer og samarbejde med dine kollegaer. Flere personer kan redigere samme dokument samtidig, hvilket øger produktiviteten.
• Sikkerhed: Dine filer er bedre beskyttet med avancerede sikkerhedsfunktioner, som M365 tilbyder.

Med denne overgang til M365 og skybaserede tjenester får vi en mere fleksibel, sikker og samarbejdsorienteret arbejdsplatform.

Introduktionen af OneDrive, Sharepoint og Teams ændrer ikke på, at du fortsat har pligt til at journalisere dokumenter i Acadre eller et dokumentbærende fagsystem, som har betydning for en sag eller for sagsbehandlingen i øvrigt, eller at du skal overholde kommunens informationssikkerhedsregler. På den måde kan de nye skybaserede tjenester ikke stå alene når det kommer til opbevaring af filer og oplysninger.

Ikke desto mindre introducerer de en ny og mere effektiv måde at arbejde med filer og fildrev på. Samtidig erstatter de bogstavsdrevene fra Citrix.

Nedenfor følger anbefalinger til, hvordan du kan bruge OneDrive, Sharepoint og Teams til opbevaring af filer som undervejs i sin livscyklus retmæssigt hører hjemme her.  

OneDrive:
OneDrive er din personlige lagringsplads i skyen. Tænk på det som dit P-drev, hvor du kan gemme dine egne kladder, filer og dokumenter. Du har mulighed for at dele en fil med andre. Selvom filen ændres af en anden bor den fortsat på dit OneDrive.

Husk journalisering! 

SharePoint og Teams:
SharePoint og Teams er tiltænkt fælles filer og dokumenter, som du deler med kollegaer. SharePoint fungerer som websteder, hvor filer lagres online. Alle de filer du deler i Microsoft Teams bor ikke i Teams, men gemmes automatisk på et tilknyttet SharePoint-websted, og kan også tilgås på Teams såvel som direkte på webstedet. 

I Teams får du mulighed for at blive medlem af fire forskellige slags teams (POUL-modellen*). Placering af fælles filer i Teams afgøres af, hvem du ønsker at samarbejde og dele filen med.  

• P-teams (Projektteams): Projektarbejde eller arbejdsgrupper, som går på tværs af forvaltninger, eller som ikke hører hjemme i et O-team. Erstatter eksempelvis L- og U-drevet.
• O-teams (Organisationsteams): Permanente teams baseret automatisk på organisationsstrukturen. Her deler du filer med dit kontor, din afdeling eller forvaltning. Erstatter G-drevet og F-drevet.
• U-teams (Udvalgsteams): Stående og permanente udvalg, samarbejdsfora og styregrupper.
• L-teams (Ledelsesteams): Ledergrupper på kryds og tværs af niveauer og enheder. 

Husk journalisering!

* Du kan læse mere om POUL-modellen under afsnittet om Microsoft Teams.

Filer gemt i Acadre eller et fagsystem bliver ikke påvirket af overgangen. 

Til gengæld har det indflydelse på bogstavsdrevene i Citrix (P-drev, G-drev, F-drev, L-drev osv.). Disse er ikke direkte kompatible med M365-værktøjerne, som kun er kompatible med OneDrive, Sharepoint og Teams, som skal erstatte bogstavsdrevene.  

Betragt overgangen til M365 som at flytte til et nyt hjem. Her gennemgår man før eller siden alle sine ting og beslutter, hvilke man stadig har brug for, og hvilke der skal smides ud eller efterlades. På samme måde skal du gennemgå dine filer på de gamle bogstavsdrev og vurdere hvilke, du stadig har brug for efter overgangen til M365.

Oprydning: Se flytningen som en oplagt mulighed for at rydde op i dine filer. Flyt kun det, du virkelig har brug for, og lad resten blive tilbage eller slet dem. 

I samme ombæring som din PC indrulleres og får installeret M365, vil du få adgang til dit personlige OneDrive, Sharepoint og Teams.   

Har du filer liggende uden for Citrix skal du sørge for at tage backup inden din PC indrulleres. Bortset fra de filer som du har liggende uden for Citrix, bliver ingen filer slettet i forbindelse med indrulleringen - medmindre din ledelse har besluttet andet. I så fald vil du få besked i god tid.  

Læs mere om, hvordan du forbereder dig på indrullering af din PC her.

Når din PC er blevet indrulleret vil alle dine bogstavsdrev fra Citrix fortsat være tilgængelige i en periode. De bliver dog låst ned, så filerne kun er tilgængelige til læsning. Du kan heller ikke oprette nye filer.

I den efterfølgende periode vil du skulle flytte de filer, du har brug for, til de nye lagringspladser. Er du i tvivl om, hvor du skal flytte dem hen kan du læse mere under afsnittet ''Hvor skal jeg gemme mine filer fremover?''.  De filer du ikke behøver længere kan du enten vælge at slette eller efterlade.

I samarbejde med din organisation vil IT undersøge, hvor meget der kan flyttes automatisk. Du kan læse mere om, hvad der flyttes automatisk samt anbefalinger til oprydning og flytning under afsnittet ''Skal jeg selv flytte mine filer?''.   

Filer uden for Citrix: 

• ALT uden for Citrix bliver slettet på din PC når den indrulleres – der tages ikke automatisk backup. Har du filer der skal bevares skal du selv gøre det. Klik her, hvis du vil vide mere.

Læs mere her om, hvordan du forbereder dig på indrullering af din PC.

P-drev til OneDrive: 

• På dit OneDrive tillader man fremover 5GB lagringsplads. På dit P-drev har der hidtil ingen begrænsning været. 
• IT flytter automatisk alle filer på dit P-drev, som enten er blevet oprettet, åbnet eller redigeret inden for de seneste 365 dage, fra dén dag din PC indrulleres - medmindre mængden overstiger 5GB. I dét tilfælde bliver du kontaktet for at finde en løsning.
• Alle opfordres til at rydde op på sine personlige drev. Klik her, hvis du vil vide mere om oprydning og flytning af P-drevet.

Fællesdrev (eks. G, F- og L-drev):

• IT flytter som udgangspunkt ikke noget automatisk. Oprydning og flytning koordineres med din systemkoordinator (SKF'er) samt ledelse. 
• Er du i tvivl om, hvor dine filer skal flyttes hen, kan du læse mere under ''Hvor skal jeg gemme mine filer fremover?''.

Her vil du snart kunne se retningslinjer for Teams, hvordan du kan få oprettet et team med mere.

Ja, det må du gerne. Vores Microsoft 365-setup i Aabenraa Kommune er designet til at være både sikkert og brugervenligt, så du trygt kan kommunikere med borgere.

Hvorfor er det en god idé?

• Sikkerhed: Microsoft Teams er en del af vores M365-setup, som indeholder avancerede sikkerhedsfunktioner, der beskytter både dig og borgerne.
• Effektivitet: Teams gør det nemt at gennemføre telefon- og videoopkald, hvilket kan spare tid og forbedre kommunikationen.
• Tilgængelighed: Teams er let at bruge og giver mulighed for fleksibel og effektiv kommunikation, uanset hvor du befinder dig.

Husk altid at anvende værktøjerne forsvarligt og overholde kommunens retningslinjer for datasikkerhed og privatliv.