Automatisk fakturabehandling

Hvad er automatisk fakturabehandling?

Automatisk fakturabehandling er en funktion i Prisme der giver mulighed for hel- eller delvis automatisering af kontering, bogføring og betaling af e-fakturaer.

Hvorfor automatisk fakturabehandling?

Der frigives tid til at løse andre arbejdsopgaver, herunder fx udviklingsopgaver. Risikoen for fejlbogføringer minimeres betragteligt, da kontostrengen bliver forudfyldt ud fra de informationer der oplyses, i forbindelse med opsætning af automatisk fakturabehandling eller konteringsforslag. Det sikrer også en ensartet konteringspraksis, og gør budgetopfølgning nemmere, når udgiften altid placeres samme sted. 

Hvad er forskellen på automatisk fakturabehandling og konteringsforslag?

Ved automatisk fakturabehandling automatiseres hele processen og man ser ikke fakturaen. Opsætning sker ud fra forskellige kriterier, fx max beløb på faktura eller antal af fakturaer pr. år fra samme leverandør. Når alle kriterier er opfyldt, bogføres automatisk. De fakturaer der falder uden for kriterierne, vil lande i kø-indikatoren "fakturaer tildelt til mig" eller "fakturaer tildelt til mine afdelinger" sammen med de andre fakturaer der skal konteres på almindelig vis.

Kontrollen af fakturaerne indgår som en naturlig del af stikprøvekontrollen i ledelsestilsynet. Der er dermed ikke forbundet en ekstra opgave med denne proces.

• Eksempel: Fakturaer fra AB Catering – her har vi på en afdeling (ét EAN nummer) opsat automatisk fakturabehandling på alle fakturaer under 7.000 kr. Disse bliver konteret, bogført og betalt automatisk. Resten (fakturaer over 7.000 kr.) konteres som vanligt.

Ved opsætning af konteringsforslag lander fakturaen i kø-indikatoren som vanligt, forskellen er blot at fakturaen er forudfyldt med kontostreng og evt. posteringstekst. Her har man stadig mulighed for at lave en ekstra kontrol inden fakturaen bogføres.

• Eksempel 1: Fakturaer fra Salling, hvor 95% af fakturaerne er fødevarer. Her vil man kunne få kontostrengen serveret, og herefter er det kun arten der skal ændres såfremt der er indkøbt andet end fødevarer.
• Eksempel 2: Fakturaer fra Rema, hvor man har følgesedler der kontrolleres inden bogføring af faktura. Også her kan kontostrengen forudfyldes, og så snart følgeseddel er kontrolleret, så kan der bogføres med et enkelt klik.

Hvordan kommer man i gang?

Hent vedhæftede skema herunder, udfyld det med jeres informationer og send det til os sammen med fakturaeksempler.

Når vi har modtaget materialet, vil vi analysere data og lave en risikovurdering. Herefter udarbejder vi en aftaleblanket, ud fra det vi kan tilbyde. Aftaleblanketten underskrives af lederen på området. Aftaleblanketten indeholder informationer om de automatiseringer vi har opsat, herunder konteringer mv. Aftalen revideres én gang årligt, og det er Team Prisme der tager initiativet til dette.

Skema til automatisk fakturabehandling og konteringsforslag