Kontanter, beholdninger og betalingskort

Først og fremmest anbefales det, at dine arbejdsgange for håndtering af kontante beholdninger er beskrevet og ligger i nærheden af kontantbeholdningen. Dermed sikres det, at alle som skal håndtere kontanterne også kender til arbejdsgangene.

Når du skal føre tilsyn med arbejdsgangene, er det nemmest at overvære processen, og se hvordan kontantbeholdning håndteres af de ansvarlige medarbejdere. Dernæst følges op på, om bevægelser efterfølgende føres til kontantregnskabet.

Via regnskabsføringen, hvor der gerne skulle være sigende tekster, kan du foretage dine stikprøver for om bevægelser er relevante.

Når du skal forholde dig til størrelsen på kontant-, bankbeholdning el.lign., da er det vigtig at du hele tiden stiller dig selv spørgsmålet, om størrelsen kan forsvares ift. dit områdets forbrug og behov. Altså er det "nice-to-have" eller "need-to-have". - Du kan også komme frem til, at beholdningen ikke er stor nok.

Det er dog vigtigt, at størrelsen afspejler det aktuelle behov. Er der ikke længere et behov, så sørg da for at få reduceret eller lukket kontant- eller bankbeholdningen.

Skal du lukke, reducere eller øge din beholdning gøres dette via Hovedbogholderiet.

Beløb under kr. 5.000 kan sikres ved opbevaring i aflåst skab/skuffe uden særlig godkendelse ved Team Forsikring. Det gælder dog, at du skal sikre mod nem adgang, eksempelvis ved at nøgle ikke opbevares synligt og i samme lokale.

Medfører salg af varer, at området overskrider grænsen på kr. 5.000, da skal du sikre, at disse beløb er forsikringsmæssigt dækket. Som oftest vil dette medføre, at der skal installeres et godkendt pengeskab.

Har du spørgsmål til dine forsikringsdækninger rettes disse til Team Forsikring.

Du er som leder ansvarlig for de kort der er udstedt under dig, og derfor også brugen af betalingskortene. Det er derfor vigtigt, at du er bekendt med hvilke betalingskort der er udstedt. Via rapporten under “Metode” fremgår, hvilke Master- og Visa kort der er udstedt til dine medarbejdere, og det er vigtigt, at der ikke fremgår aktive kort udstedt til fratrådte medarbejdere.

Alle kort er oprettet med en trækningsret, og du skal vurdere ud fra forbruget på det enkelte kort, om trækningsretten er passende til behovet.

Fælles for alle betalingskort er, at de udgifter som betales via betalingskortet skal føres i Aabenraa Kommunes regnskab. Du kan via posteringstekster, rapport under “økonomisk opfølgning” forholde dig til, om afholdte udgifter er relevante. OBS. Der gælder krav om kvittering/faktura ved køb via master- og visa kort.

Det er vigtigt, at du som leder er med til at minimere risici for eventuel misbrug eller besvigelse ved, at du sørger for at lukke beholdninger, minimere beholdninger eller helt at lukke betalingskort, som ikke er i brug længere.

Husk derfor at orientere Hovedbogholderiet, så kontantbeholdning og antallet af kort er i overensstemmelse med det aktuelle behov.

Som leder er du også ansvarlig for betalings-/ købekort ved leverandører, herunder brugen af disse, samt om der fortsat er et behov for sådanne. Endvidere anbefales det, at adgange til kortene afgrænses ift. hvilke medarbejdere der må benytte sig af disse, mhp. at minimere risikoen for misbrug.

Udgifter købt via betalings-/ købekort ved leverandører modtages som udgangspunkt via elektronisk faktura, og brugen af disse ses via posteringsteksterne.

Er du nysgerrig på retningslinjerne for håndtering af hhv. kontanter, bankbeholdninger samt betalingskort, så finder du retningslinjerne i bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet. Specifikt:

Bilag 7.4 Regler for forskudskasse personlig udlæg
Bilag 7.5 Anvendelse af betalingskort
Bilag 7.6 Afstemning af tilgodehavender og restancer