Afholdelse af byrådsmøde

Der afholdes ca. et byrådsmøde om måneden, med undtagelse af juli. Dagen efter byrådsmødet bliver optagelsen lagt på www.aabenraa.dk og Kommune TV. Her vil møderne være opdelt i dagsordenspunkter, så man kan gå direkte til behandlingen af den eller de sager, der har interesse. Det er muligt at se møder fra det seneste år.

Efter byrådsmødet er der spisning i kantinen for byrådets medlemmer og direktionen.

Ekstraordinært byrådsmøde

En tredjedel af kommunalbestyrelsesmedlemmerne kan kræve et ekstraordinært kommunalbestyrelsesmøde – typisk for at drøfte en akut sag. Det er borgmesteren, der indkalder til mødet og bestemmer tid og sted – men det skal ske hurtigst muligt.

Temamøder

Byrådet afholder som hovedregel temamøder hver måned forud for byrådsmødet. Formålet med temamøderne er at skabe rum for drøftelse af politikker og aktuelle emner, inden de drøftes i de respektive fagudvalg. Temadrøftelserne kan også have karakter af en orientering om et særligt aktuelt emne. Direktionen planlægger temamøder for tre måneder ad gangen.

Adgang til byrådsmøde

Byrådets møder er som udgangspunkt offentlige. Dog kan byrådet beslutte, at behandle en sag for lukkede døre. Det er op til byrådet at vurdere, hvorvidt en sag er af sådan karakter, at dørene skal lukkes.

Følgende sager skal, medmindre byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre:

• Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
• Sager om køb og salg af fast ejendom.
• Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.
• Behandling af sager, hvori indgår fortrolige oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten.
• Sager vedr. enkeltpersoners private forhold
• Sager vedr. virksomheders interne og økonomiske forhold
• Sager, hvor information til eller godkendelse af ansøger/instans skal ske inden offentliggørelse
• Sager, der indeholder interne forvaltningsredegørelser

Lukkede byrådsmøder kan overværes af kommunalt ansatte og andre personer ”af hensyn til sagens oplysning”.

Udvalgsmøder er lukkede.

Mødedagsordener

Der publiceres dagsordener til alle politiske møder senest fire hverdage før et møde. Dagsordenen er formandens udkast og dagsordenen skal derfor godkendes på mødet. Du kan finde dagsordenerne på din iPad via ”Prepare / First Agenda” eller via din PC på dette link.

En sag skal tages af dagsordenen, hvis et flertal anmoder om det. Både formanden og medlemmerne kan ved mødets begyndelse foreslå nye punkter til dagsordenen, men protesterer blot ét medlem, kan der ikke optages nye sager til afgørelse, medmindre sagerne ikke kan vente til et senere møde, eller det er åbenbart, at der umiddelbart kan tages stilling til sagen. I forbindelse med godkendelse af dagsordenen besluttes det, om der er sager, der skal flyttes fra den åbne dagsorden til den lukkede eller omvendt.

Initiativret

Byrådsmedlemmer kan indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for byrådet og fremsætte forslag til beslutning herom. Byrådet kan dog afvise sagen fra dagsordenen, hvis sagen er identisk med en sag, som tidligere har været behandlet i byrådet, med mindre der foreligger nye oplysninger i sagen, eller der i øvrigt er sket ændringer i grundlaget for den tidligere behandling. Initiativretten er alene en ret for byrådsmedlemmer i relation til byrådet, dvs. der gælder ikke en tilsvarende ret for udvalgsmedlemmer i forhold til de udvalg, de er medlem af.

Tillægsdagsorden

Det kan ske, at en sag (en hastesag) ikke kan vente til et kommende byrådsmøde. Borgmesteren kan i et sådant tilfælde udsende en tillægsdagsorden, som medlemmerne så vidt muligt skal have senest dagen før mødet. Byrådet kan også ved mødets begyndelse optage en sag på dagsordenen, hvis medlemmerne er enige om det, eller hvis sagen er uopsættelig.

Fravær fra byråds- og udvalgsmøder

De er mødepligt til byrådsmøder. Nedenstående fraværsgrunde vil typisk berettige til af en stedfortræder. Der skal meldes afbud til borgmesteren og Byråds- og Direktionssekretariatet.

• Helbredsbetinget fravær
• Varetagelse af andet offentligt hverv
• Ansættelsesforhold
• Ferie
• Graviditets-, barsel- og adoptionsorlov.

Stedfortræder til et enkelt byrådsmøde – afbud på grund af helbredstilstand

Hvis et byrådsmedlem pga. sin helbredstilstand er forhindret i at deltage i et byrådsmøde, kan byrådsmedlemmerne fra samme parti kræve, at stedfortræderen deltager i mødet. På det konstituerende møde samt ved 2. behandling af budgettet har byrådsmedlemmerne fra samme parti en udvidet adgang til at kræve, at stedfortræderen deltager i mødet uanset fraværsgrunden.

Stedfortræder i et enkelt byrådsmøde – afbud af andre årsager

Hvis et byrådsmedlem har forfald på grund af andre årsager end, sørger borgmesteren for, at der bliver indkaldt en stedfortræder, hvis betingelserne herfor er opfyldt.  

Stedfortræder til behandling af en enkelt sag på byrådets dagsorden

Hvis et byrådsmedlem må forventes at blive erklæret inhabil i forhold til en sag på dagsordenen, kan byrådsmedlemmerne fra samme parti kræve, at stedfortræderen deltager i behandlingen af denne sag. Partiet indkalder selv stedfortræderen.

Stedfortræder i en længere periode

Hvis et byrådsmedlem er forhindret i at passe sit byrådsarbejde i en forventet periode på mindst en måned indkalder borgmesteren stedfortræderen til førstkommende møde i byrådet.

Byrådet godkender indkaldelsen af stedfortræderen, og gruppens fordeling af det fraværende medlems udvalgsposter, eventuelt også andre hverv tages til efterretning. Stedfortræderen indtræder ikke nødvendigvis i det fraværende medlems udvalgsposter eller i andre hverv. 

Ved længerevarende indtræden som stedfortræder indkaldes man også til temamøder i byrådet, som afholdes forud for byrådsmøderne.

Stedfortræder til udvalgsmøde

Der er også mødepligt til udvalgsmøderne. Der meldes afbud til udvalgsformanden og direktøren. Der indkaldes ikke stedfortrædere ved fravær, ligesom der ikke indkaldes stedfortræder, hvis et medlem må forventes at blive erklæret inhabil i forhold til udvalgets behandling af en bestemt sag.

Rollefordeling

Borgmesteren er mødeleder. Udvalgsformændene fremlægger sager, der tidligere er blevet behandlet i de stående udvalg, mens Borgmesteren fremlægger sager, der ikke er blevet behandlet i de stående udvalg.

Stemmepligt

På møder i byrådet skal der tages stilling til de sager, der er på dagsordenen. Medlemmerne kan ikke undlade at stemme eller tage forbehold i en sag, hvor byrådet eller udvalget har pligt til at udføre en handling.

Stemmelighed

Hvis stemmerne står lige ved en afstemning, bortfalder forslaget.

Sagstyper

Der er forskellige typer af dagsordenspunkter:

• Beslutningssager: sager hvor byrådet skal stemme og træffe beslutning.
• Efterretningssager: sager hvor der ikke kan træffes beslutninger. Der er udelukkende tale om en underretning om andre myndigheders afgørelse. Der kan ikke føres bemærkninger til protokollen.

Mødeafbrydelser

Mødelederen kan beslutte at afbryde et møde, for eksempel for at give medlemmerne mulighed for at drøfte et forslag, som er fremkommet på mødet.

Strafansvar

Medlemmer af byrådet kan gøres personligt ansvarlige (strafansvar), hvis de overtræder straffelovens regler om bestikkelse, tavshedspligt eller injurier. Herudover kan et medlem af byrådet, der gør sig skyldig i grov tilsidesættelse af de pligter, som den pågældendes hverv medfører, straffes med bøde. Kommunen må ikke betale bøder, som byrådsmedlemmer idømmes personligt.

Afstemning i byrådssalen

Afstemning til byrådsmøder foregår digitalt eller ved håndsoprækning.

Afvigende mening

Et byrådsmedlem, der har stemt imod en beslutning under et byrådsmøde, har altid ret til at få sin afvigende mening noteret i beslutningsprotokollen jf. styrelseslovens § 13, stk. 2. Reglen gælder også i udvalgene. Der er alene tale om særstandpunkter, der direkte vedrører det pågældende dagsordenspunkt. Retten til at få noteret sin afvigende mening gælder både realitetsspørgsmål (hvis man er uenig i selve afgørelsen) og procedurespørgsmål (hvis man er uenig i den måde, sagen blev politisk behandlet).

Hvis et medlem undlader at stemme, vil det i praksis kun være en afvigende mening om procedurespørgsmål, som medlemmet kan forlange noteret i beslutningsprotokollen. Ved at undlade at stemme tilkendegiver medlemmet netop, at vedkommende ikke har taget stilling til spørgsmålet. Hvis et medlem undlader at stemme, kan medlemmet ikke få noteret i protokollen, at vedkommende ”følger forvaltningens indstilling”.

Medlemmer, der ønsker en afvigende mening noteret i protokollen, skal fremsætte begæring herom under mødet.

Beslutningsdygtighed

Byrådet, økonomiudvalget og de stående udvalg er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger foretages ved stemmeflerhed, hvis ikke lovgivningen foreskriver andet.

Procedureforslag

Et procedureforslag handler om sagens behandling, f.eks. om udsættelse af sagen med henblik på bedre belysning af en sag. Fremsættes et procedureforslag under behandling af en sag, skal procedureforslaget sættes til afstemning. Procedureforslag sættes til afstemning først. Hvis der er fremsat ændringsforslag, skal ændringsforslaget til afstemning før selve forslaget. Hvis der er flere forslag, skal det mest vidtgående forslag sættes til afstemning først. Er der tale om alternative forslag, og det mest vidtgående forslag godkendes, bortfalder de alternative forslag

Udsættelse af sager

Et medlem kan kræve en sag udsat, hvis væsentlige oplysninger for en sags afgørelse først fremlægges på mødet. Det gælder dog ikke, hvis det er indlysende, at sagen kan afgøres alligevel eller ikke tåler udsættelse.

Formandsbeslutning

Borgmesteren kan – på byrådets vegne – afgøre visse sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Borgmesteren skal på førstkommende ordinære byrådsmøde orientere byrådet om sine beslutninger. Bevillinger kan borgmesteren dog ikke give, uanset hvor hastende eller utvivlsomme sager er. Borgmesteren kan i stedet indkalde til ekstraordinært byrådsmøde med kort varsel.

Udvalgsformænd kan på det enkelte udvalgs vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Borgmesteren underrettes forinden om afgørelse af sager, som ikke tåler opsættelse.

Borgere og grundejere i Aabenraa Kommune har mulighed for at stille spørgsmål om kommunale emner til byrådet og har således bedre mulighed for at bidrage med forslag og ideer, der kan styrke og udvikle lokalsamfundet.

Spørgetiden finder sted fra klokken 16.30-16.50 og forud for byrådsmødets start klokken 17.00. Hvis ingen spørgsmål er indmeldt inden for fristen, aflyses spørgetiden.
Temamøderne finder som udgangspunkt sted uændret fra kl. 14.30-16.00, og flyttes kun i tidfælde af spørgetid til tidsrummet kl. 14.00-15.30.

Spørgetiden livestreames i lighed med det efterfølgende byrådsmøde.  Spørgsmålet offentliggøres på aabenraa.dk før spørgetiden, og svaret offentliggøres efter spørgetiden på aabenraa.dk.

Spørgetiden bortfalder i en periode på tre måneder før et kommunalvalg og frem til en måned efter byrådets tiltræden efter et valg.