Intern mail kommunikation

Hierarkiet

• Den almindelige procedure er, kommunikationen med politikerne foregår på ledelsesniveau, og ikke direkte til/fra sagsbehandler.
• Hvis du kommunikerer direkte med direktøren eller politikere (efter aftale med teamlederen og/eller afdelingschefen), skal alle led i hierarkiet være cc på mails (teamleder, afdelingschef, direktør). Teamlederen og afdelingschefen skal altid underrettes, hvis der modtages henvendelser fra politikere, som ikke er aftalt med teamlederen og afdelingschefen.

Tilbagemeldinger på mails/opgaver

Idealbilledet i afdelingen beskrives nedenunder. Idealet kan godt blive udfordret af virkeligheden, og især, når vi har travlt. Men en klar informationsstrøm bidrager i høj grad til større overblik og mindre travlhed, og det hjælper både lederne og medarbejderne til at følge op og følge med.

Det er målet, at vi alle kommunikerer efter følgende principper - ikke kun op og ned i systemet, men i alle henvendelser:

• Af alle mails skal det fremgå tydeligt, hvad vi forventer af modtageren – så konkret, som det kan lade sig gøre.
• cc betyder aldrig andet end til orientering – hvis der er et tvivlsspørgsmål, der skal afklares, eller noget bestemt, kopimodtageren skal forholde sig til, skal det tydeligt fremgå af en direkte adresseret mail
• Når teamlederen eller afdelingschefen sender en opgave, så melder du tilbage, at opgaven er modtaget. Det kan være meget kort, fx bare ok, eller modtaget.

Såfremt opgaven indeholder en tidsfrist, melder du allerede nu tilbage, hvis du vurderer, at der er problemer med fristen. Hvis opgaven er stillet til en gruppe, melder I tilbage, hvem i gruppen, der har taget den. Hvis der er andre uklarheder, sørger du for at få dem afklaret hurtigt.

• Når du har løst opgaven, melder du dette tilbage. Enten i form af cc ved et svar, der sendes til en anden, eller på anden passende vis.
• Hvis en tidsfrist ikke kan overholdes, melder du det tilbage i god tid, inden fristen indtræffer. Hvad god tid er, afhænger af fristen, men ofte vil det svare til en lille uge.