Formål: For at understøtte såvel kommunens vækststrategi som kommunens vision ”Vi skaber det gode liv sammen” og PTM’s vision ”Sammen med borgeren skaber vi løsninger for fremtiden” er det væsentligt, at hver medarbejder opfatter sig selv og eget team som en medspiller i det samlede hele. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at kollegaer i andre teams / afdelinger / forvaltninger opfattes som partnere i en fælles opgaveløsning, hvor det giver mening. Dette gælder såvel i store tværgående projekter som i de daglige små sager med tværgående indhold.

Indhold: Oplæg fra direktøren – generel velkomst til de nye medarbejdere og oplæg om den ønskede samarbejdskultur. Fokus på videndeling, tidelig inddragelse, god kollegialitet, gode serviceoplevelse for borgere og virksomheder, vækstdagsordenen

Underviser: Direktøren

Varighed: ½-1 time

Tidspunkt: Inden for 3 måneder efter ansættelsen

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Barbara Frenzel

Modul 1: Introduktion til offentligretlige spilleregler

Formål: Som en del af den kommunale forvaltning er det afgørende, at alle har en grundlæggende forståelse for de juridiske spilleregler i en offentlig instans.

Indhold: Statsret, grundlov, den retlige trinfølge, to-instanssystem, ombudsmandens rolle, det kommunale tilsyn, sondring mellem offentlig og privat ret, hjemmel og kommunalfuldmagt, almindelige love (forvaltnings- og offentlighedsloven) og aktindsigt

Underviser: Jurist fra Byråds- og Direktionssekretariatet 

Varighed: Ca. 2 timer

Tidspunkt: Inden for den første måned af ansættelsen

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Barbara Frenzel 

Modul 2: Rollen som myndighedsperson - Hvordan træffes den korrekte afgørelse?

Formål: For de medarbejdere, der træffer afgørelser, er der et yderligere behov for at blive introduceret til, hvad den gode, holdbare afgørelse skal indeholde.

Indhold: Hvordan træffes en korrekt afgørelse på baggrund af forvaltningsloven? Introduktion til partsbegrebet, notatpligt, begrundelse og klagevejledning

Underviser: Jurist fra Byråds- og Direktionssekretariatet 

Varighed: Ca. 2 timer

Tidspunkt: Inden for de første 3 måneder af ansættelsen

Deltagelse: Teamlederens vurdering

Tovholder: Barbara Frenzel 

Kommunen er underlagt princippet om offentlighed i forvaltningen. Heri ligger det, at offentligheden, fx borgere og presse, som hovedregel skal have adgang til - og indsigt i - sager i det offentlige. Dette betyder både retten til at overvære og citere fra retssager, og retten til at få adgang til dokumenter fra forvaltningen. Det sidste kaldes aktindsigt.

Dertil kommer at kommunens egen produktionssikkerhed skal sikres.

Alle sagsrelevante dokumenter skal derfor gemmes, så det sikres, at de kan genfindes. Til dette formål bruger kommunen ESDH-systemet Acadre.

Acadre undervisningen består af tre elementer som alle er obligatoriske.

Grundlæggende brug

Formål: At gøre brugeren i stand til at navigere i brugerfladen, foretage søgninger og basal sagsbehandling.

Indhold: Introduktion til global og avanceret søgning, navigation mellem indhold og metadata, oprettelse af sager og dokumenter samt journalisering.

Form: Praktisk undervisning hvor kursisten så vidt muligt lærer ved at udføre/løse opgaver.

Varighed og tidspunkt: 2 timer 1 – 2 uger efter tiltræden.

Underviser: Forvaltningens Acadre underviser.

Regler og retningslinjer

Formål: At give brugeren viden om og forståelse af håndtering og beskyttelse af data

Indhold: Introduktion til god journaliseringsskik herunder enkeltsagsprincippet, hvad der skal journaliseres samt adgangskoder og aktindsigt.

Form: Teoretisk undervisning/dialog baseret på kommunens retningslinjer som de er beskrevet i 10 gode vaner om journalisering og God journalisering som findes på Medarbejderportalen, og som kursisten vil blive bedt om at læse før kurset.

Varighed og tidspunkt: 1½ time ca. 1 uge efter kurset Grundlæggende brug af Acadre.

Underviser: Forvaltningens Acadre underviser.

Introduktion til avancerede og opgavespecifikke funktioner

Formål: at understøtte en mere avanceret brug af Acadre med udgangspunkt i brugerens opgaver og behov

Indhold: Avanceret Outlook Integration (AOI), oprettelse og anvendelse af autoprofiler, oprette dagsordenspunkt, aktindsigtsmodul/aktindsigtssag, mapper, samlesager, henvisning mellem sager, flettebrev, digital post, fraser, webtilgængelighed, håndtering af følsomme data

Form: tilrettelægges individuelt med kursisten og vedkommendes teamleder/mentor og/eller superbruger med udgangspunkt i kursistens opgaver. Kontaktperson udpeges ved tilmelding og deltager i afklaring af behov og planlægning af undervisning.
Undervisningen kan være sidemandsoplæring eller holdundervisning.

Varighed og tidspunkt: vil være afhængig af behovet. Der afsættes som udgangspunkt en halv time til afklaring og planlægning 3 – 4 uger efter kurset Grundlæggende brug af Acadre. 

Underviser: Acadre underviser, kursistens superbruger eller nøglebruger.

4. GIS

Modul 1: Introduktion til NetGIS  

Formål: Alle medarbejdere i PTM skal have en grundlæggende forståelse for brug af NetGIS, da alle jobfunktioner bruger kort i opgaveløsningen til analyse, formidling etc. 

Indhold: Oplæring målrettet den enkelte brugers arbejdsopgaver. GIS-medarbejder viser NetGIS opsætning og funktioner, som medarbejderen vil benytte i sin hverdag, samt giver en kort introduktion til systemets funktioner ud fra den enkeltes kompetencer og behov.

Underviser: GIS-team – Holdundervisning i IT-lokalet 

Varighed: 2 timer

Tidspunkt: Månedlig.

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Tom Wienke

Modul 2: GIS for viderekomme

Formål: At give ad hoc sidemandsundervisning for avancerede funktioner i GIS.

Indhold: Avancerede funktioner i NetGIS / QGIS / ArcGIS Pro og information om ejendomsdata (grunddata). Målrettet den enkelte brugers arbejdsopgaver.

GIS medarbejder viser i QGIS, ArcGIS Pro og NetGIS opsætning og funktioner som medarbejderen vil benytte i sin hverdag.

Underviser: GIS-team – 1:1-undervisning

Varighed: Efter behov

Tidspunkt: Tilbydes ad hoc.

Deltagelse: Teamlederens vurdering

Tovholder: Lene Nebel

Formål: Arbejdet i en offentlig organisation med politisk ledelse indebærer nogle rammer, som for mange nye medarbejdere er ukendte og uvante. En grundlæggende forståelse er afgørende for at medarbejderen kan finde sig til rette i opgaveløsningen.

I modulet gennemgås den administrative og den politiske organisering samt principperne for politikernes og forvaltningens arbejde.

Indhold:

Samspil mellem politikere og embedsmænd

Det særlige ved det kommunale kollegiale styre, ingen parlamentarisme samt tradition for konsensus

Principper for forvaltningens rådgivning (fx med baggrund i Kodeks for forvaltningens rådgivning)

Hvornår en sag bliver politisk – eksempler fra Plan, Teknik & Miljøs område

Hvornår og hvordan er det ok, at en politiker og en medarbejder taler / skriver sammen

Den politiske og den administrative organisering (politisk administrativ organisering) 

Styringsprincipper og konkretisering ved styrelsesvedtægten for Aabenraa Kommune og bemyndigelsesplaner

Underviser: Barbara Frenzel

Varighed: 2 timer

Tidspunkt: Inden for 3 måneder efter ansættelsen

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Barbara Frenzel

Formål Modulet er en opfølgning, der samler op på og fordyber den allerførste introduktion fra nærmeste leder. Vigtige kerneområder fra Aabenraa Kommunes arbejde med IT og digitalisering formidles, og det suppleres med et praktisk element, hvor der vises/sikres viden om ikke-fagspecifikke IT-værktøjer.

Indhold 

• Informationssikkerhed
• Brug af e-mail
• Gratisprogrammer / cloud
• Medarbejderportalen
• IT-afdeling, superbrugerorganisationen

Underviser   Tora Djernæs, Barbara Frenzel

Varighed      1,5 timer

Tidspunkt     Inden for 3 måneder efter ansættelsen

Deltagelse    Obligatorisk

Tovholder    Barbara Frenzel

Formål: Nyansatte præsenteres for grundlæggende principper og regler for ansatte for at undgå, at der opstår sager, hvor der kan rejses tvivl om offentligt ansattes adfærd. F.eks. i forhold til om en offentlig ansat i sit arbejde uretmæssigt har modtaget gaver fra borgere eller virksomheder. Vejledningen er således også en hjælp til de ansatte, sådan at de ikke utilsigtet bliver bragt i situationer, hvor de overtræder gældende regler og normer.

Indhold: Modulet tager udgangspunkt i den fællesoffentlige vejledning ”God adfærd i det offentlige”. Emner er bl.a. ytringsfrihed, gaver og fordele, bibeskæftigelse.

Underviser: Jon Kjær Jensen

Varighed: 1 time

Tidspunkt: Inden for de første 3 måneder

Deltagelse: Teamlederens vurdering

Tovholder: Jon Kjær Jensen 

Formål: Aabenraa Kommune har arbejdet systematisk med en strategisk indsats for at fremme væksten. Den overordnede strategi sætter indholdsmæssigt og formelt rammen for mange af PTMs aktiviteter og planer, som der introduceres til i dette modul.

Indhold: Introduktion til hvad planstrategi, vækststrategi, kommune- og lokalplan er, med særligt fokus på Aabenraa Kommunes Kommuneplan og Sund Vækst, Planloven, Kort intro til Vækstdagsorden, Samt introduktion til udvalgte politikker og strategier på hele Plan, Teknik & Miljøs område.

Underviser: Lene Nebel

Varighed: 1,5 timer

Tidspunkt: Senest 6 måneder efter ansættelsen

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Lene Nebel

Formål: Den kommunale økonomi kan være uoverskuelig da den sammensættes via vandfaldsmetoden, hvor både EU, Regeringen, Byrådet og kommunens udvalg prioriterer økonomien, som bliver til den budgetmæssige ramme, der regulerer forvaltningens virke i budgetåret.

For nye medarbejdere i Aabenraa Kommune kan emnet være uoverskuelig. Derfor gives en introduktion til den kommunale økonomi, som en kort indføring i sammenhængen af, hvordan økonomien styres og udmøntes i organisationen.

Inspiration kan hentes i ’Kort om kommunaløkonomi’ fra COK/KL.

Indhold:

Den kommunale økonomi

Sammensætningen af en kommunes økonomi

Overordnet styring fra staten – rammer og økonomiaftalen

Det kommunale råderum

Aabenraa Kommunes økonomiske politik

Budget- og regnskabs-årshjul

Økonomistyring (meget overordnet)

Typer af bevillinger, bevillingsniveauer, ændring af bevillinger

Kasse- og regnskabsregulativ

Budget og bevillingskontrol

Underviser: Jesper Juhl Kristensen

Varighed: 2 timer

Tidspunkt: Senest 3 måneder efter ansættelsen

Deltagelse: Teamlederens vurdering.

Tovholder: Tom Wienke

Formål: Sikre høj standard og genkendelighed i dagsordenstekster.

Indhold: Nærmeste leder giver en introduktion til udarbejdelse af dagsordenspunkter, når det er aktuelt. Vejledningen ’Skriv en dagsordenstekst’ er udgangspunktet og suppleres med Plan, Teknik & Miljøs arbejdsgange, godkendelsesprocedurer. Emnerne er:

Arbejdsprocessen og inddragelse af budget og interessenter.

Arbejdsgange i forhold til afklaring og godkendelse med hhv. leder, afdelingschef, direktør og politisk niveau

Præsentation af bemyndigelsesplan

Kodeks for forvaltningens rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af dagsordenspunkter

Formidlingen af det faglige stof og en præsentation af vejledningen ‘Skriv en dagsordentekst´

Underviser: Tom Wienke 

Varighed: 1-2 timer

Tidspunkt: Senest 3 måneder efter ansættelse.

Deltagelse: Medarbejdere som udarbejder dagsordenstekster. 

Tovholder: Tom Wienke 

Formål: De medarbejdere i PTM som arbejder med udformning af materiale til pressen og formidling tilbydes grundlæggende introduktion til PTM´s kommunikationspolitik etc. Når den nye medarbejder er godt i gang med arbejdet, introduceres medarbejderen til kommunikation og pressehåndtering.

 Byråds- og Direktionssekretariatet er i gang med gennemgribende at revidere det materiale, der ligger på Medarbejderportalen i foråret 2016

Indhold: Introduktion til

Kommunikationspolitik og designmanual

Kommunikation og udarbejdelse af kommunikationsplaner

Pressehåndtering illustreret med konkrete cases fra Plan, Teknik & Miljøs virkelighed

Krisekommunikation

Hvad gør jeg, når journalisten ringer?

Sociale medier

Ytringsfrihed/tavshedspligt  

Underviser: Kommunikation 

Varighed: 1-2 timer

Tidspunkt: Senest 6 måneder efter ansættelse

Deltagelse: Teamleders vurdering

Tovholder: Lene Nebel

Formål: Understøtte medarbejdernes mulighed for at håndtere en stor og mangfoldig opgaveportefølje ved hjælp af konkrete værktøjer.

For at sikre god trivsel i forvaltningen, besluttede chefgruppen i 2016, at tilbyde alle medarbejdere værktøjer, der gøre det nemmere at tilegne sig effektive arbejdsvaner, som kan tages i anvendelse af den enkelte, kontorfællesskabet, teamet eller afdelingen. Modulet er en fortsættelse af den lokale arbejdsmiljøindsats i 2016.

Indhold: Viden og værktøjer vedr. struktur, prioritering, planlægning, mails, møder og fokus/forstyrrelser. 

Underviser: Ekstern (Birgitte Feldborg)

Varighed: 4 timer

Tidspunkt: Inden for 1 år

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: (Barbara Frenzel i styregruppen) Jesper Juhl Kristensen for Plan, Teknik & Miljø 

Formål: At medarbejderne opnår kendskab til kommunens MED-system og arbejdsmiljøområde samt viden om, hvordan det bruges.

Indhold: 

Underviserne giver en introduktion til:

MED-organisationen, herunder struktur samt hvad og hvordan MED kan bruges

Arbejdsmiljøområdet – herunder hvordan arbejdsmiljøgruppen arbejder, APV og trivselsundersøgelse

Arbejdsmiljøsystem og brugen heraf

Underviser: Tom Wienke (arbejdsleder) og Lene Lyster Hansen (arbejdsmiljørepræsentant)

Varighed: ½ - 1 timer

Tidspunkt: Senest 6 måneder efter ansættelse

Deltagelse: Obligatorisk

Tovholder: Tom Wienke

Formål: Nyansatte præsenteres for kommunens projektmodel. Projektmodellen er den fælles ramme, der skal være med til at skabe fælles sprog og fælles ramme om projektarbejdet i Aabenraa Kommune.
Projektmodellen giver både indsigt i at arbejde i projekter (f.eks. organisation, projekters faser) samt indeholder en række grundværktøjer som kan anvendes i projektarbejdet samt mere bredt, når dette er relevant (f.eks SWOT, projektplan, interessentanalyse, målskema og statusrapport).

Indhold: Modulet tager udgangspunkt i den kommunens projektmodel, se medarbejderportalen.

Underviser: Janni Kollerup og Jeppe Kræmmergaard

Varighed: 1 time

Tidspunkt: Inden for de første 6 måneder

Deltagelse: Teamlederens vurdering

Tovholder: Lene Nebel