Information til medarbejdere i IT afdelingen
Generelle informationer til medarbejdere i IT-afdelingen.
IT-Afdelingen i Aabenraa Kommune består af ca. 38 medarbejdere, med Lene Bader som IT- og digitaliseringschef.
Læs mere om de enkelte teams her:
Disse teams findes hver især som postgrupper i Outlook, og er også samlet i en fælles postgruppe, kaldet ”IT”.
Bestillinger i TrueTrade
Følgende medarbejdere i IT-afdelingen har adgang til at bestille i TrueTrade. Der er dog ikke en skarp opdeling, så du må gerne bede en medarbejder fra et andet kontor om at bestille for dig.
Hvis du ikke kan vælge en godkender fra IT, skyldes det sandsynligvis, at din konto er blevet inaktiv på grund af manglende kursusdeltagelse. Udbudsenheden kan hjælpe med at aktivere din konto.
Roller i TrueTrade:
- I (Indkøber): Kan oprette og sende ordrer direkte til leverandøren.
- B (Bestiller): Kan oprette en ordre og vælge en Indkøber fra samme afdeling, som derefter godkender og sender ordren til leverandøren.
Digitalisering
I - Inga
B - Majbrit
B - Erna
B - Michael
B - Jørgen
Drift
I - Jeanette
B - Kristian A
B - Christian
B - Chris
B - Anders
B - Henrik
B - Henning
Helpdesk
I - Ann
I - Lars
I - Hanne
I - Dorthe
B - Stig
B - Christian
Her findes der brandslanger på IT gangene:
- 122 Uden for kontoret til højre (når man kommer ud af kontoret)
- 112/114/116 Uden for kontoret til venstre (når man kommer ud af kontoret)
- 001 Indgangen til IT/Toiletterne
- 013 på væggen ved side af
- 022 på væggen ved side af
- 036 over for dette kontor
IT tilbyder alle ansatte en frugtordning. Frugten står i kaffestuen, der er et stykke frugt til hver ansat pr. dag. Vi får frugtleveringer mandag og onsdag, op til helligdage o.a. kan dette reduceres.
Findes på IT-lager, lokale 007. Den hænger på stativet lige inden for døren.
Det er hver gruppes leder, der har ansvaret for indkøb af dette.
- Langtidssygdom/indlæggelse kr. 250
- Ny ansættelse = en buket på bordet kr. 250
- Svendebrev kr. 500
Vi ønsker så vidt muligt at indkøb foretages på SKI aftaler og øvrige aftaler, som IT afdelingen har indgået og/eller via regning til vores EAN nummer. MasterCard bruges derfor kun til udlæg, hvor der ikke kan sendes en regning.
Chris Hansen Nør, Skole-IT og Lars T. Hagedorn har et MasterCard, og kan derfor agere indkøber.
Har du brug for indkøb i ”embeds medfør” via MasterCard, kan du kontakte Chris eller Lars, som bestiller for dig. Husk at indkøbet skal være ifølge aftale med din leder.
Kvitteringen på indkøbet, skal sendes til din leder med uddybende information. Din leder videresender herefter kvitteringen til Jeanette G. Jensen, påført kontostreng.
Følgende kontoer kan vælges ved mødeforplejning:
- 207 Kontor - IT Drift
- 211 Kontor – IT Digitalisering
- 213 Kontor – IT Helpdesk
- 594 Kontor – IT Fælles
Har du brug for overnatning i forbindelse med kurser så skal du finde et hotel via SKI-aftale 16.06. Selvfølgelig skal det give mening, så der ikke opstår unødig transport mellem kursussted og hotel.
Er du i tvivl mht. valg af hotel kan du kontakte Jeanette Gaardsted Jensen.
Når du skal have penge for dine udlæg, skal du bruge appen MinLøn.
Produktet Udlæg er en del af appen MinLøn.
I udlæg har du mulighed for at indberette udlæg og vedhæfte bilag (foto af kvitteringen) i en og samme arbejdsgang.
Hovedreglen i Aabenraa Kommune er at du skal få leverandøren til at fremsende en elektronisk faktura. Eksempelvis hotelovernatninger og togbilletter - husk at bruge IT-afdelingens rejsekort.
Personalerelaterede udlæg bør derfor kun omfatte de udgifter, som ikke kan forudbestilles og -betales.
Det kan f.eks. være parkeringsbilletter, broafgift, lidt forplejning man køber undervejs.
Har du brug for hjælp til appen kan du kontakte Jeanette Gaarsted Jensen.
Som medarbejder i IT-Afdelingen involveres du i valg, bl.a. i forbindelse med opstilling og nedtagning af IT-udstyr på valgstederne, valgcafé og valgsekretariat.
Merarbejde i forbindelse hermed honoreres efter gældende overenskomst. Kørsel afregnes efter gældende regler.
Interne
For nyansatte, og også løbende vil der være undervisning i de forskellige IT-systemer, der bruges i administrationen.
Systemer som for eksempel Prisme, SD, Acadre og Outlook, kurserne findes på Medarbejderportalen.
Tilmelding sker efter behov, der drøftes med den nærmeste teamleder.
Eksterne
Efteruddannelse drøftes i forbindelse med MUS-samtaler, der afholdes i januar/februar. IT ledelsen prioriterer uddannelsesønsker i løbet af foråret.
Faglige kurser i årets løb aftales med nærmeste teamleder og ansøges Lene Bader, IT -og digitaliseringschef.
Ved eksterne kurser refunderes rimelig udlæg til forplejning og transport efter regning, lig med Refusion af udlæg.
Ved ny ansættelser i IT-Afdelingen udpeges en kontaktperson, der sammen med nærmeste gruppeleder planlægger og sikrer introduktion i henhold til ”Tjekliste i forbindelse med modtagelse af nye medarbejdere i Staben” Tjeklisten er udarbejdet i Lokaludvalget og findes på Medarbejderportalen under Staben.
Nærmeste Teamleder sørger for, at nyansatte bliver vist rundt i hele IT-Afdelingen.
Det er hver gruppes leder, der har ansvaret for de praktiske ting ift. blomster og morgenbrød.