Økonomiafdelingens organisering

Budgetenhedens ansvar og opgaver

Budgetenheden har ansvaret for at udarbejde kommunens budget, budgetbemærkninger og takster i samarbejde med forvaltningerne. Enheden sikrer koordinering samt udarbejdelse af proces og tidsplan for budgetlægningen. Derudover håndterer den bevillingskontroller og bidrager til årsberetningen, herunder opgaver i forbindelse med afslutning af årsregnskabet såsom ajourføring af anlægskartotek, og udarbejdelse af anlægsregnskaber til politisk godkendelse. Budgetenheden har ansvaret for udarbejdelse af budgetbemærkninger for alle forvaltning/udvalgsområder samt i samarbejde med Økonomistyring og Analyse for indtægtsområdet.

Økonomistyring og rådgivning

Budgetenheden samarbejder med Økonomistyring og Analyseenheden om udvikling og drift af økonomistyringsmodeller for fagområderne. Budgetenheden fungerer også som konsulentfunktion og rådgiver for decentrale institutionsområder, afdelingschefer og ledergrupper i forvaltningerne vedrørende budget, rapportering og styringsmodeller.

Administrative opgaver og systemansvar

• Håndtering af mellemkommunale betalinger via IT-systemet AS2007

• Validering af ledelsesrapporter fra OPUS LIS, Finanskuben m.m. til brug i fagområdernes rapportering

• Udarbejdelse af ledelsesinformation og fagrapporter til ledergrupper i samarbejde med Økonomistyring og Analyseenheden

• Superbruger på rapporteringsværktøjerne FIE og KUBEN

Organisering

Budgetenheden er organiseret efter kommunens direktørområder. Medarbejderne er ansat i Staben, men fysisk placeret i de respektive forvaltninger. Deres arbejdstid disponeres og fordeles i samarbejde med den enkelte forvaltning.

Hovedbogholderiet

I dette team håndteres alle opgaver vedr. kommunens bankaftale, herunder kontakt til kommunens bankforbindelse. Opgaver og henvendelse vedr. bankaftale, bankopsætning og bankafstemninger og udkonteringer, nemkonti, betalingskort/virtuelle kort, dankortterminaler, MobilePay, AabenraaPay, forskudskasser, Business Online (institution-bank), systemkonto, OBS konto.

Opgaver og afstemning vedr. remittering, rykkere, betalingskørsler/-kladder, henvendelse vedr. udbetaling til leverandører samt indbetalinger på bankkonto. 

Likviditet afstemning og opgørelse samt kvartalsvis indberetning heraf: 
Moms m.m. herunder afregning af toldmoms, EU moms, momsopgørelse samt afregning af skat, kirkeskat, 1/12 dels afregning, afregning af tinglysningsafgifter og lønsumsafgift. 

Henvendelser og betaling af udenlandske fakturaer. 

Administration af Aabenraa Bank, regnskaber for fonde og legater. 

Elevansvarlig for elevens tilknytning i Finansenheden.

Opkrævning og Ejendomsskat

I dette team samles alle opgaver vedr. opkrævning af ejendomsskatter, inddrivelse samt ansvar for debitor. Enheden har ansvaret for opkrævning af ejendomsskatter, ændringer af skattebillet ifm. vurderingsændringer, administration af lån til ejendomskatter, opkrævning af restancer, fortrinsberettiget krav, betalingsaftaler m.m., borgerhenvendelser, dødsboer, statistik og restancelister, fejllister m.m., tilretning af system i forhold til SKAT/Gældsstyrelsen og andre interne systemer. 

Superbrugerfunktion på debitorsystem og Struktura, herunder controlling og administration i forhold til advis lister og kø-indikatorer. 

Opsætning og styring i forhold til interne afregninger i samarbejde med Team Prisme.
Undervisning vedr. udsendelse af fakturaer og brugen af debitormodulet i Prisme m.m.

Vedligeholdelse af medarbejderportal i forhold til opkrævninger m.m

Ajourføring af ledelsesinformation på opkrævning/restancer. 

Forsikring

Har ansvaret for styring af policer, vedr. biler, bygninger, indbo, rejser, kunst m.m. bortset fra arbejdsskader der administreres i personaleafdelingen.

Forsikringsadministration dækker over kontakt til mægler, udbud af forsikringspolicer, administration og vedligeholdelse af forsikringssystem, superbruger på SafetyNet i forhold til biler, bygninger, tingskader. 

Betaling og udkontering af forsikringspræmier, videreforsendelse af bøder, indkaldelse til syn og vægtafgift, nøgler og skilte, alarm, vægter administration og anden administration forbundet med forsikringer m.m.

Vedligeholdelse af medarbejderportal i forhold til forsikringsområdet.

Team Prisme

Teamet har ansvaret for systemadministrationen i PRISME, herunder tilretninger, snitflader og udvikling. 

Tilrettelæggelse af undervisning i samarbejde med løn samt undervisning i Finans og Ledelsestilsyn i samarbejde med Intern Revision.

Udarbejdelse af undervisningsmateriale/navigationssedler. Vedligehold af medarbejderportal. Brugeradministration og opsætninger, tilgang og afgangsføring, opsætning af kladder samt styring og opsætning af workflow herunder vedligehold af EAN nr., P. nr. 
Vedligehold og ændringer af kontoplan, controlling og administration af KØ-indikatorer, batchjob m.m.

Superbruger på PRISME systemet samt diverse ad hoc opgaver.

Vedligehold og opsætning af snitflader mellem fagsystemer og PRISME.

Undervisning i finansdelen i PRISME.

Intern Revision

Teamet har ansvaret for Kasse- og Regnskabsrelativet samt ajourføring heraf. 

Opsætning af ledelsestilsynet i økonomisystemet, undervisning i ledelsestilsyn samt rapportering i OPUS LIS i samarbejde med BI og Team Prisme. Ansvar for statusbalancen herunder, oprettelse og ajourføring af afstemningsberettiget i forhold til statusbalancen samt kontrol heraf. 

Revisionsbesøg på institutioner, udarbejdelse og gennemførelse af revisionsplan for året samt afrapportering herpå. 

Controlling opgaver i forhold til konteringer m.m., momskontroller samt diverse ad hoc opgaver.

Udarbejdelse af tidsplan for regnskabsafslutningen i samarbejde med budget samt koordinering og udarbejdelse af årsberetningen for Aabenraa Kommune. 

Kontakt til eksterne revision samt håndtering af revisionsberetninger og decissionsskrivelser.

Undervisning i ledelsestilsyn og rapporter i PRISME og MinPortal.

BI og Analyse 

Teamet har ansvaret for udarbejdelse af interne analyser, ad hoc opgaver forbundet med budgetprocessen samt medvirke i udviklingen af RPA, befolkningsprognoser, statistik m.m. 

Ansvarlig og udvikling og vedligehold af MinPortal samt opgaverne i BI-strategien.

Udarbejder controllingrapporter til Intern Revision. 

Udarbejdelse af HR-regnskab i samarbejde med personalekontoret. 

Superbruger OPUS-LIS og FLIS. 

Teamet medvirker også i udarbejdelse af økonomistyringsmodeller på områderne, samt diverse ad hoc opgaver.

Andet

Koordinerende opgaver i samarbejde med forvaltninger i forhold til organisationsændringer i IT systemer, samt koordinerede opgaver forbundet hermed i samarbejde med Personale og IT.

Overordnet har ledelsen i Økonomistyring og Analyseenheden forsat ansvaret for kommunens Finanspolitik og de opgaver der er forbundet hermed.

Kontorlederen er ansvarlig for afvikling af driftsmøder i samarbejde med Fujitsu samt formand for den interne driftsgruppe vedr. PRISME.

Ansvar for tilskudsmodellen, herunder opgørelse af lånerammer samt udarbejdelse af låneansøgninger i forbindelse med den årlige økonomiaftale (opgaven varetages indtil videre i ØA).