Generelle spørgsmål

Når du får M365 får du også Windows 11. Dette er selve fundamentet, der får din PC til at fungere. Det hjælper dig med at åbne programmer, gemme filer og bruge din computer. Windows 11 har et nyt design og arbejder tæt sammen med M365, så du kan bruge Office-programmerne mere effektivt.

Funktionaliteter såsom Værktøjslinjen, Stifinder, Klippeværktøj og Paint er alt sammen Windows-funktionalitet. 

Med Microsoft 365 (M365) bliver din arbejdsoplevelse enklere og mere effektiv sammenlignet med Citrix. Her er nogle af de væsentligste forskelle:

• Én login-proces: I stedet for at logge på både din PC og Citrix, skal du med M365 kun logge på din PC. Herefter vil alle dine programmer og filer være direkte tilgængelige på PC'en.
• Samling af programmer og filer: Hvor du tidligere har haft programmer og filer både indenfor og udenfor Citrix, ligger alt nu samlet ét sted. Dette gør det lettere at holde styr på dine dokumenter og applikationer.
• Nye muligheder: Med M365 får du adgang til både de programmer, du kender, samt en række nye værktøjer, der kan forbedre din arbejdsdag. Dette inkluderer blandt andet Teams samt SharePoint og OneDrive.
• Forbedret samarbejde: Når dine filer er placeret på de skybaserede drev, vil din mulighed for at samarbejde og dele dokumenter blive væsentligt forbedret. Du kan nemt dele og arbejde i dokumenter i realtid med dine kolleger, både fra din PC og mobile enheder.
• Tilgængelighed: M365 gør det muligt at tilgå dine office-programmer og filer på drev fra forskellige enheder, hvilket giver dig større fleksibilitet og mobilitet i dit arbejde.

Overgangen til M365 vil derfor ikke kun gøre din daglige arbejdsproces mere strømlinet, men også åbne op for nye måder at arbejde og samarbejde på, hvilket i sidste ende løfter din samlede brugeroplevelse.

Microsoft 365 indeholder en masse værktøjer der kan hjælpe dig med at skabe værdifuldt indhold, kommunikere og samarbejde internt og eksternt, gemme og dele filer samt organisere opgaver.  

Alt efter hvor i kommunen du er ansat er det dog vidt forskelligt, hvor relevante M365-værktøjerne er i din hverdag. Det øvrige systemlandskab, journaliseringspligt, retten til aktindsigt og kommunens informationssikkerhedsregler betyder, at M365 for mange ikke kan stå alene. Acadre, diverse fagsystemer og Medarbejderportalen er blot nogle af de værktøjer, som også er vigtige at forholde sig til, hvis vi skal kunne forstå helheden af den digitale værktøjskasse du som medarbejder i Aabenraa Kommune potentielt kan få adgang til, når det kommer til produktivitet og samarbejde.

Værktøjskassen er kompleks, men nedenfor har IT gjort et forsøg på at give et overblik. Illustrationen skal tages for dét den er - et overblik, som ikke tager højde for specifikke fagsystemer, infoportaler med mere.       

Illustrationen er under udarbejdelse!

Office-programmerne i M365 ligner dem, du kender fra Citrix. Word, Excel, PowerPoint og Outlook er blevet opdateret til den nyeste version og bliver fremover opdateret automatisk af Microsoft. De er desuden blevet mere brugervenlige og har flere muligheder for samarbejde og deling. De vil også være tilgængelige på mobile enheder.

Udover de programmer du kender, introducerer vi med M365 en række nye værktøjer som Microsoft Teams til samarbejde, OneNote til noter, To-Do til opgavestyring, Planner til projektstyring og Forms til spørgeskemaer og Clipchamp til videoredigering. 

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan man bruger de nye værktøjer, kan du eksempelvis tilgå e-læring her.  

OBS: Microsoft To-Do vil blive lanceret, når vores e-mail-postkasser (Exchange) er flyttet online i starten af 2025. Indtil da kan I fortsætte med at bruge opgavefunktionen i Outlook. Alle eksisterende opgaver i Outlook vil være tilgængelige i M365 efter indrulleringen, så du kan arbejde videre uden afbrydelser. 

Med Microsoft 365 (M365) bliver dine filer nu gemt online i "skyen", dvs. på eksterne servere, som Microsoft ejer og administrerer. Dette betyder, at dine data og dokumenter ikke længere er begrænset til fysiske servere på Rådhuset, men i stedet er tilgængelige via internettet. 

Fordelene ved cloudbaserede tjenester er:

• Tilgængelighed: Du kan tilgå dine filer fra enhver arbejdscomputer samt mobil enhed med internetforbindelse. Det gør det nemmere at arbejde hjemmefra eller på farten.
• Fleksibilitet: Skyen giver dig mulighed for at arbejde, hvor og hvornår det passer dig bedst, hvilket øger din arbejdsfleksibilitet.
• Sikkerhed: Dine filer er beskyttet i skyen med avancerede sikkerhedsforanstaltninger, så du kan føle dig tryg ved, at dine data er sikre.

Ja, M365 har avancerede sikkerhedsfunktioner, der beskytter dine data. Det er mindst lige så sikkert som Citrix, men du skal stadig følge kommunens informationssikkerhedsregler, og filer som har relation til en sag skal fortsat journaliseres i Acadre eller et andet fagsystem.

Overgangsperiode med Citrix

• Indtil Citrix lukkes kan medarbejdere stadig tilgå Citrix fra private PC'er, hvis de har licens til det.

Adgang til M365 fra Private Enheder

• Medarbejdere kan tilgå M365 fra private PC'er eller ikke-indrullerede mobile enheder ved at logge på Office.com med deres arbejdskonto.
• Når man forsøger at logge ind på M365 fra en ny, ikke-indrulleret enhed, bliver man præsenteret for kommunens sikkerhedsregler, hvorefter enheden bliver screenet for at sikre, at den opfylder visse sikkerhedskriterier, som inkluderer:
  • At operativsystemet og software er opdateret.
  • At der er installeret et anerkendt antivirusprogram.
• Hvis enheden opfylder disse sikkerhedskriterier, vil man få adgang til M365 i onlineversionen, hvilket giver mulighed for at bruge Office-programmer og tilgå skybaserede drev. Der kan forekomme begrænsninger ift. at tilgå fagsystemer og andre programmer som kræver domæneadgang. 
• Hvis enheden ikke opfylder sikkerhedskravene, vil adgangen blive afvist for at beskytte virksomhedens data og systemer.

Med denne tilgang sikrer vi, at vores medarbejdere har fleksibilitet i deres arbejdsmetoder, mens vi samtidig opretholder høje sikkerhedsstandarder for at beskytte kommunens data.

Når du har fået en M365-licens må du installere de relevante M365-apps, eks. Teams, OneDrive og Outlook på dine mobile enheder fra App Store (iPhone/iPad) eller Google Play (Android-enheder) og logge ind med din arbejdsmail og adgangskode. Din enhed sikkerhedsscreenes, og hvis den godkendes får du adgang.

Du behøver dermed ikke yderligere licenser, eks. Citrix, for at kunne tilgå M365 på dine mobile enheder.

Med M365 kan du bruge værktøjer som Teams, OneDrive og Outlook på din mobiltelefon eller tablet. Du skal downloade de relevante apps fra App Store (iPhone/iPad) eller Google Play (Android-enheder) og logge ind med din arbejdsmail og adgangskode.

Du kan også tilgå produkterne i en browser via Office.com.

En fuld udrulning af Microsoft 365 (M365) i Aabenraa Kommune indebærer, at alle medarbejdere som har behov for at bruge M365-værktøjer, herunder Office eller fildrev, får tildelt en M365-licens samt indrulleret sit udstyr i administrationsportalen Intune, som gør det muligt for IT-afdelingen at administrere, opdatere og
sikre enhederne løbende.

Alt dette kommer til at foregå i to faser:

Fase 1: Indrullering af PC'er og overgang fra Citrix til M365 

• Indrullering af PC'er: De PC'er som skal bruges fremover skal indrulleres. PC'er bliver nulstillet og geninstalleret med Windows 11 og M365. 
• Nødvendigt udstyr: Der vil blive sørget for, at alle medarbejdere har det nødvendige PC-udstyr til at køre Windows 11 og M365.
• Overgangsperiode: Frem mod slutningen af 2024 kan du arbejde parallelt i M365 og Citrix. Citrix gøres tilgængeligt via et skrivebordsikon - nøjagtig som du er vant til. Når Citrix lukkes ned, vil ikonet blive fjernet.
• Programmer: Efter overgangen vil alle programmer, som tidligere var tilgængelige i Citrix eller installeret udenfor Citrix, være tilgængelige direkte på PC'en.
• Filer: P-drev og fællesdrev i Citrix gøres tilgængelige direkte på PC'en, og de filer som fortsat skal anvendes skal flyttes ud i OneDrive og Sharepoint, som bliver de nye lagringspladser. Læs mere under filer på denne side eller under Forberedelse af dine filer 
• Uddannelse og træning: Fokus vil være på at uddanne og træne ledere og medarbejdere i brugen af M365 på PC'er og i skiftet fra Citrix til M365. 

Fase 2: Konsolidering og indrullering af mobile enheder

• Konsolidering af M365: Når fundamentet er på plads sættes der fokus på nye funktionaliteter og muligheder i M365, som ikke blev prioriteret i fase 1.  
• Mobile enheder: Først i anden fase vil vi fokusere på indrullering af mobile enheder, såsom tablets og mobiltelefoner. Medarbejdere, som allerede har fået indrulleret deres PC og tildelt en M365-licens, kan dog godt installere M365-apps på deres arbejdsenheder før den officielle indrullering af mobile enheder. 

Løbende indsatser: 

• For at sikre et helstøbt teknologiskifte med M365 foregår der i løbet af hele udrulningsprojektet en række aktiviteter, herunder et adgangsstyringsprojekt, udfasning af lokale servere samt flytning af filer, som til sammen skal sikre en mere tidssvarende IT-platform, samt sikrer at vi udnytter M365 bedst muligt. 

Fase 1:

Omfanget af fase 1 uddybes ovenfor, mens du kan klikke her for at tilgå tidsplanen. Indrullering af PC'er har det primære fokus frem mod udgangen af 2024. 

I tidsplanen har IT dedikeret et vindue, hvor indrullering for hver forvaltning skal foregå. Ved særlige omstændigheder er det muligt at afvige fra tidsplanen, men målet er at få indrulleret så mange af forvaltningens PC’er som muligt indenfor vinduet. Hvornår de enkelte afdelinger i en forvaltning helt konkret bliver indrulleret detailplanlægges i et samarbejde mellem forvaltningen og IT-afdelingens koordinator for indrullering, som tager første kontakt.

Fase 2:

Vi er i gang med at planlægge fase 2 og det er endnu uvist, hvornår den påbegyndes. 

Fase 1:

I første fase har vi som nævnt fokus på at indrullere PC'er samt udfasning af Citrix til fordel for M365. På dedikerede undersider kan du læse mere om, hvordan du forbereder dig før, under og efter indrullering af din PC - hvad enten du er leder eller blot almindelig slutbruger. 

Før indrullering

Under indrullering

Efter indrullering

Fase 2:

Vi er i gang med at planlægge fase 2. 

I overgangen fra Citrix til Microsoft 365 (M365) vil måden, du arbejder med filer på, ændre sig. I stedet for at bruge de gamle bogstavsdrev som P-drev, G-drev og L-drev, skal du bruge skybaserede tjenester som OneDrive, Sharepoint og Microsoft Teams.

Med denne overgang til M365 og skybaserede tjenester får vi en mere fleksibel, sikker og samarbejdsorienteret arbejdsplatform.

Fordele ved skybaserede tjenester:

• Tilgængelighed: Du kan få adgang til dine filer fra hvor som helst og når som helst, så længe du har internetforbindelse. Dette gør det nemmere at arbejde hjemmefra eller på farten.
• Samarbejde: Det gøres nemt at dele filer og samarbejde med dine kollegaer. Flere personer kan redigere samme dokument samtidig, hvilket øger produktiviteten.
• Sikkerhed: Dine filer er bedre beskyttet med avancerede sikkerhedsfunktioner, som M365 tilbyder.

Filer gemt i Acadre eller et fagsystem bliver ikke påvirket af overgangen, og retningslinjer herfor er uændret. 

Til gengæld har overgangen indflydelse på bogstavsdrevene (P-drev, G-drev, F-drev, L-drev osv.). Disse er ikke direkte kompatible med M365-værktøjerne, som kun er kompatible med OneDrive, Sharepoint og Teams, som netop skal erstatte bogstavsdrevene.  

Betragt overgangen til M365 som at flytte til et nyt hjem, hvor man før eller siden gennemgår alle sine ting og beslutter, hvilke man stadig har brug for, og hvilke der skal smides ud eller efterlades. På samme måde skal du gennemgå dine filer på de gamle bogstavsdrev og vurdere hvilke, du stadig har brug for efter overgangen til M365. Flyt kun det, du virkelig har brug for, og lad resten blive tilbage eller slet dem. 

I samme ombæring som din PC indrulleres og får installeret M365, vil du få adgang til Teams, Sharepoint og dit personlige OneDrive.   

Har du filer liggende uden for Citrix skal du sørge for at tage backup inden din PC indrulleres. Bortset fra de filer som du har liggende uden for Citrix, bliver ingen filer slettet i forbindelse med indrulleringen - medmindre din ledelse har besluttet andet. I så fald vil du få besked i god tid.  

Læs mere om, hvordan du forbereder dig på indrullering af din PC her.

Når din PC er blevet indrulleret vil alle dine bogstavsdrev fra Citrix blive gjort tilgængelige direkte på din PC i en periode. Du skal nu flytte de filer, du har fortsat brug for, til de nye lagringspladser.

I samarbejde med din organisation vil IT undersøge, hvor meget der kan flyttes automatisk. Du kan læse mere om, hvad der flyttes automatisk samt anbefalinger til oprydning og flytning under afsnittet ''Skal jeg selv flytte mine filer?''. 

Er du i tvivl om, hvor du skal flytte dine filer hen, kan du læse mere under afsnittet ''Hvor skal jeg gemme mine filer fremover?''.  De filer du ikke behøver længere kan du vælge at slette eller efterlade.

Filer uden for Citrix og P-drev

• ALT uden for Citrix bliver slettet på din PC når den indrulleres – der tages ikke automatisk backup.

• Hvad angår P-drevet sletter vi ikke noget, og du får mulighed for at flytte det du har brug for til din nye personlige lagringsplads, OneDrive, som skal erstatte P-drevet. Til forskel fra tidligere, hvor der ingen pladsbegrænsning var på dit P-drev, er der nu en begrænsning på 5 GB på dit OneDrive.

• For yderligere information samt gode tips angående oprydning og flytning, klik her.

Fællesdrev (eks. G, F- og L-drev):

• IT flytter som udgangspunkt ikke noget automatisk. Oprydning og flytning koordineres med lokale koordinatorer (eks. SKF'erne) samt ledelsen lokalt i de enkelte forvaltninger. Hvis intet andet aftales skal du manuelt flytte de filer du har brug for at anvende fremover.  

• Er du i tvivl om, hvor dine filer skal flyttes hen, kan du læse mere under ''Hvor skal jeg gemme mine filer fremover?''.

OneDrive, Sharepoint og Teams introducerer nye, smarte muligheder for at arbejde med filer på. Det ændrer dog ikke på, at du fortsat har pligt til at journalisere filer i Acadre eller et dokumentbærende fagsystem, som har betydning for en sag eller for sagsbehandlingen i øvrigt, eller at du skal overholde kommunen informationssikkerhedsregler. Af den grund kan skybaserede tjenester da heller ikke stå alene når det kommer til opbevaring og deling af filer og oplysninger.

Nedenfor finder du en række anbefalinger til, hvordan du skal bruge OneDrive, Sharepoint og Teams til opbevaring og deling af filer, og hvordan værktøjerne skal anskues i relation til andre værktøjer du har til rådighed til filhåndtering.

En grafisk illustration er under udarbejdelse!

OneDrive:
OneDrive er din personlige lagringsplads i skyen. Tænk på det som dit P-drev, hvor du kan gemme dine egne kladder, filer og dokumenter. Du har desuden mulighed for at dele en fil med andre. Selvom filen ændres af en anden bor den fortsat på dit OneDrive.

Husk journalisering! 

SharePoint og Teams:
SharePoint og Teams er tiltænkt fælles filer og dokumenter, som du deler med kollegaer. SharePoint fungerer som et websted, hvor filer lagres online. Gemmer du en fil i Microsoft Teams bor den ikke i selve Teams-appen, men gemmes automatisk på et tilknyttet SharePoint-websted, og du kan tilgå filen i Teams såvel som direkte på SharePoint-webstedet. 

I Teams får du mulighed for at blive medlem af fire forskellige slags teams (POUL-modellen*). Alle teams får sine egne websteder, hvor filer delt i teamet lagres. Placering af fælles filer i teams afgøres af, hvem du ønsker at samarbejde og dele filen med:  

• P-teams (Projektteams): Projektarbejde eller arbejdsgrupper, som går på tværs af forvaltninger, eller som ikke hører hjemme i et O-team. Erstatter eksempelvis L- og U-drevet.
• O-teams (Organisationsteams): Permanente teams baseret automatisk på organisationsstrukturen. Her deler du filer med dit kontor, din afdeling eller forvaltning. Erstatter G-drevet og F-drevet.
• U-teams (Udvalgsteams): Stående og permanente udvalg, samarbejdsfora og styregrupper, eks. Systemkoordinatorforummet (SKF)
• L-teams (Ledelsesteams): Ledergrupper på kryds og tværs af niveauer og enheder. 

Husk journalisering!

* Du kan læse mere om POUL-modellen under Spørgsmål til Microsoft Teams.

Ja, det må du gerne. Vores Microsoft 365-setup i Aabenraa Kommune er designet til at være både sikkert og brugervenligt, så du trygt kan kommunikere med borgere.

Husk altid at anvende værktøjerne forsvarligt og overholde kommunens retningslinjer for datasikkerhed og privatliv.