Filer, Microsoft Teams og OneDrive

OneDrive er din personlige lagringsplads i Microsoft 365. Det erstatter det tidligere P-drev og giver dig mulighed for at gemme, organisere og arbejde med dine filer fra hver af dine digitale arbejds-enheder.

Sådan kan du vælge at bruge OneDrive i Aabenraa Kommune:

• Personlige filer: Brug OneDrive til dokumenter, du arbejder med alene, eller som endnu ikke skal deles med andre.
• Midlertidige filer: Hvis du arbejder på noget, der kun skal opbevares på drev i meget kort tid, kan OneDrive være mellemstationen.
• Sikkerhed: Dine filer i OneDrive er kun tilgængelige for dig, medmindre du selv deler dem. Når du stopper vil alle dine filer på OneDrive blive slettet, også dem du deler.

Hvad OneDrive ikke skal bruges til:

• Fællesfiler: OneDrive er ikke et fællesdrev. Hvis filer skal deles og samarbejdes om, hører de hjemme i Microsoft Teams (O-teams, P-teams m.fl.).
• Langtidsopbevaring af vigtige dokumenter: Hvis en fil har varig værdi for afdelingen, hører den ikke hjemme i OneDrive, men i et relevant team i Teams.
• Journaliseringspligtige filer: Skal ligge i Acadre eller et dokumentbærende fagsystem. 

👉 Kort sagt: OneDrive er din personlige arbejdsmappe, men så snart en fil skal deles eller være en fælles reference, bør den ligge i Teams.

Microsoft Teams er den primære samarbejdsplatform i Aabenraa Kommune. Det erstatter fællesdrev (G-drevet) og traditionelle delte mapper og gør det muligt at arbejde sammen på en struktureret og effektiv måde.

Sådan skal du bruge Teams i Aabenraa Kommune:

• Filer og samarbejde: Fællesfiler, der tidligere lå på G-drevet, skal nu placeres i Teams – typisk i et O-team for afdelingen eller institutionen.
• Chat og møder: Teams erstatter mange mails og gør det lettere at kommunikere via chat, lyd- og videoopkald.
• Kanaler og struktur: I et team kan du bruge kanaler til at organisere samarbejdet efter emner eller projekter.

Hvilke typer Teams findes der?
I Aabenraa Kommune arbejder vi med fire primære teamtyper (POUL-modellen):

1. P-teams (Projektteams) → Bruges typisk til projekter med start- og slutdato, men kan også bruges til arbejdsgrupper.
2. O-teams (Organisationsteams) → Erstattede fællesdrevet og er for hele afdelingen/institutionen.
3. U-teams (Udvalgsteams) → Bruges af faste arbejdsgrupper og udvalg.
4. L-teams (Ledelsesteams) → Bruges af ledelsesgrupper i kommunen.

Hvad Microsoft Teams ikke skal bruges til:

• Personlige filer: Hvis du er den eneste, der skal bruge filen, kan du vælge at ligge den på dit OneDrive - medmindre din leder siger andet.
• Journaliseringspligtige dokumenter: Dokumenter, der skal journaliseres, skal over i Acadre.

👉 Kort sagt: Teams er dit digitale fællesdrev, men med mange flere muligheder end blot filopbevaring – du kan chatte, holde møder, dele noter og meget mere.

Microsoft Teams og SharePoint er to sider af samme sag, når vi taler om filhåndtering.

Når du gemmer filer i et team i Teams, lagres de teknisk set i et tilhørende SharePoint-websted. Teams-appen giver dig en brugergrænseflade, hvor du kan tilgå filerne direkte, men du kan også vælge at åbne dem via SharePoint i en browser.

👉 Du kan derfor frit vælge, om du vil tilgå dine filer via Microsoft Teams eller direkte i SharePoint – det er præcis de samme filer, der ligger begge steder.

Hvordan skal skolerne forholde sig til dette?

Nogle skoler i Aabenraa Kommune har tidligere brugt SharePoint-websteder direkte til filopbevaring. De har derfor undret sig over, hvorfor vi nu taler om Teams som erstatning for G-drevet i stedet for bare at fortsætte med SharePoint.

Her er pointen:

• Vi anbefaler brug af Teams, fordi det er mere brugervenligt og har flere samarbejdsfunktioner.
• Når I flytter jeres G-drev-filer til Teams, bliver de rent teknisk placeret på et SharePoint-websted – så I bruger stadig SharePoint.
• Hvis I foretrækker at tilgå filerne via SharePoint i en browser, kan I gøre det.
• Det afgørende er, at G-drevet erstattes med O-teams, fordi disse sikrer en mere sikker, struktureret og fremtidssikret løsning for samarbejde i kommunen.

👉 Kort sagt: Teams og SharePoint arbejder sammen – I bestemmer selv, om I tilgår jeres filer via Teams-appen eller direkte i SharePoint.

Overgangen til M365 betyder, at vi gradvist skifter fra de gamle netværksdrev (eks. P-, F-, G- og L-drev) til de skybaserede løsninger OneDrive og Microsoft Teams. Det er en vigtig del af vores digitale transformation, og det åbner op for nye muligheder for samarbejde, fleksibilitet og sikkerhed.

👉 M365 er bygget til moderne samarbejde – du kan dele filer nemt, arbejde sammen i realtid og tilgå dine dokumenter fra hvor som helst.
👉 Sikkerheden er i top – filer i OneDrive og Teams er krypterede og beskyttede, ligesom på netværksdrevet.
👉 Du kan stadig strukturere dine filer, som du plejer – men nu med endnu bedre muligheder for søgning, deling og samarbejde.

Tænk på det som at flytte til et nyt hus. Når du flytter, tager du ikke alting med – du sorterer og tager kun det med, du stadig har brug for. På samme måde anbefaler vi, at du kun flytter de filer, der er relevante for dig, og lader resten ligge.

Lige nu bestemmer du selv, hvornår du vil gå i gang. IT-afdelingen har endnu ikke fastlagt en deadline for lukning af netværksdrevet, men vi anbefaler, at du begynder at flytte dine filer allerede nu for at vænne dig til de nye løsninger.

✅ Vi anbefaler, at du starter nu, så du får tid til at tilpasse dig.
✅ IT-afdelingen planlægger at lukke for sit eget G-drev i maj-juni, så der sker i hvert fald ikke noget med i andres G-drev fra centralt hold før da.

Overgangen til OneDrive og Teams er en fælles opgave i afdelingen. IT-afdelingen hjælper med rammer og værktøjer, men det er jer selv, der skal flytte jeres filer.

🔹 Hvad skal I selv gøre?

• I skal selv flytte jeres filer fra netværksdrevet til OneDrive eller Teams.
• I skal beslutte, hvordan I vil organisere jer i Teams (hvilke teams, mapper og strukturer I vil bruge).
• I skal tage stilling til, hvilke filer I har brug for at tage med videre – og hvilke der kan blive liggende.

🔹 Hvad kan IT hjælpe med?

• Statistik over jeres filer – hvor mange filer har I liggende på F- og G-drev, hvor gamle er de, og hvor meget fylder de?
• Låsning af netværksdrevet – så I kun kan læse, men ikke redigere, for at tvinge flytningen i gang.
• Sortering af filer – vi kan splitte filer op, så I kun ser de mest relevante.
• Lukning af adgang – hvis I vil sikre, at ingen længere bruger drevet længere.

📌 Hvad IT kan hjælpe jer med uddybes nærmere i dette dokument: Bilag om IT’s understøttelse

Det kan være svært at finde ud af, hvor filer skal placeres i det nye. Skal de ligge i OneDrive eller Teams? Hvilket team skal bruges? Skal der oprettes underkanaler?

🔹 For at hjælpe jer på vej har vi lavet en spørgeguide, der hjælper dig med at beslutte, hvor dine filer skal ligge. Den tager dig igennem følgende spørgsmål:
✅ Skal filen journaliseres i Acadre eller ligge i et fagsystem?
✅ Skal den ligge i OneDrive (personlig) eller i Teams (fælles)?
✅ Hvilket team skal den ligge i? (O-team, P-team, U-team, L-team)
✅ Skal den ligge i hovedkanalen eller en underkanal?
✅ Hvordan skal filstrukturen se ud?

Denne guide hjælper dig med at træffe de rigtige valg, så din afdeling får en god start i det nye setup.

📌 Se guiden her: Link til spørgeguide

Inspiration:
I IT-afdelingen har vi selv brugt guiden til at lave vores egne regler for, hvordan vi arbejder med filer. Du kan se vores eksempel her sidst i spørgeguiden. 

Du er aldrig alene i overgangen til M365! IT-afdelingen sørger for, at du får den nødvendige hjælp.

Sådan får du hjælp:
✅ Læs vores generelle retningslinjer og vejledninger her på siden. Under Ofte stillede spørgsmål vil vi løbende lægge små guides op om, hvordan man anvender OneDrive og Teams. 
✅ Deltag i vores kurser og webinarer – planen er, at vi fra foråret 2025 begynder at udbyde løbende kurser i brugen af OneDrive, Teams, Outlook med mere - så hold øje med kursussiden.
✅ Spørg fællesskabet – I P - M365: Q/A samt tips og tricks vil vi også løbende lægge features op, og her kan du også stille spørgsmål til brugen af alt det nye, som enten besvares af IT eller en af dine kollegaer. 
✅ Spørg IT-afdelingen – hvis du oplever problemer, kan du altid kontakte os via Helpdesk eller telefon.

Vi glæder os til at fortsætte M365-rejsen med jer! 🚀

Du finder retningslinjerne her. 

Du finder retningslinjerne her.