Indlevering af kontanter via AabenraaPay
Det er vigtigt at man kender forskel på at indlevere kontanter via AabenraaPay eller på den oprindelige måde inden AabenraaPay
Hvis I skal aflevere kontanter uden om AabenraaPay, dvs. salg der ikke er sket via AabenraaPay, skal I udfylde de gamle indleveringssedler som I finder på siden "kontanthåndtering".
Hvad skal I gøre?
Hver morgen laves en ”daglig start” med indtastning af kassebeholdning ved start (vekselpenge). Når I lukker om eftermiddagen/aftenen laves en kasseafslutning, som I fik vist i forbindelse med opsætningen og uddannelse i brug af systemet.
I vil kunne opleve, at der opstår mindre kassedifferencer mellem optællingen af den faktiske kassebeholdning ved dagsafslutningen og kasseterminalens udvisende. Når dette sker, er det vigtigt, at I laver kasseudtag svarende til kasseterminalens oplysninger. Således at I dagen efter kan starte op med de ”rene” vekselpenge”.
Når der skal afregnes til AabenraaBank (Susanne), bliver de eventuelle kassedifferencer synlige. Det giver derfor en mindre omlægning af måden at afregne kontanter på.
Vi har i den forbindelse udarbejdet en ny indleveringsblanket og tilhørende vejledning til indleveringsblanket.
I ledelsestilsynet, skal I holde øje med udviklingen af kassedifferencer. Som tidligere nævnt er det umuligt at undgå kassedifferencer helt, men de skal have et naturligt leje. Det er derfor vigtigt at holde øje med udviklingen af kassedifferencer. Ved større kassedifferencer, eller ofte forekomne manglende beløb, skal Intern Revision/Hovedbogholderiet kontaktes for hjælp til afklaring.
Derudover skal der også jævnligt uploades en afstemning af jeres kontantkasse inde på hovedkontoen i Prisme. Se vejledning på linket herunder eller kontakt Hovedbogholderiet for yderligere hjælp.
Vejledning til afstemning af Aabenraa Pay
Hvad gør vi centralt fra?
Vi har oprettet en kontantkasse i Prisme (kontostrengen er 9000000000-922018XXX-9900000-80-9-). Her opsamles jeres kontant omsætning indtil afregning i AabenraaBank. Ansvaret for denne konto ligger hos jer, men vi vil naturligvis være behjælpelig med afstemningen. Når I afregner til AabenraaBank bogfører vi afregningen fra jeres kontantkasse til AabenraaBanks konto, og jeres saldo vil være lig med jeres vekselpenge. Vi bogfører tømningen af jeres kontantkasse, når I afregner til AabenraaBank.
FAQ om indlevering af kontanter
Indtægterne bliver bogført dagligt af AabenraaPay på de kontostrenge, som I har angivet ved tilmelding – derfor bogføres kun afleveringen fra jeres kontantkasse til AabenraaBank
Vi har på jeres oplyste gebyrkonto oprettet en individuel dimension (3131000000) med navn ”Kassedifference AabPay”. Her bogfører vi kassedifferencen uanset om der er for meget eller for lidt i afregningen.
Vi kender oplysningerne ud fra jeres institutions navn og oplysninger fra overgangen til AabenraaPay. Det sikrer, at bogføringen bliver ens for alle tilknyttede institutioner.
Som i dag vil optællingen i AabenraaBank være gældende. Det betyder, at eventuelle uoverensstemmelser mellem jeres optælling og optællingen i AabenraaBank vil blive reguleret over jeres kassedifferencekonto. Som i dag får I en kvittering af optællingen fra AabenraaBank med retur. Det er derfor meget vigtigt at optællingerne fra jer er korrekte.
Kontakt Hovedbogholderiet, med oplysning om, hvilke kontostrenge I har behov for at få tilknyttet AabenraaPay. Herefter kan varen/produktet oprettes på partnersiden og tilknyttes enten web-shoppen eller kasseterminalen. Husk at give besked minimum 1 uge før I skal bruge den, så vi kan nå at få det oprettet.
Det bør kun i meget sjældne tilfælde forekomme indtægter som ikke sker via AabenraaPay. Skulle det undtagelsesvist ske, skal afregningen ske via de ”gamle” blanketter” til AabenraaBank (ligger på medarbejderportalen under siden kontanthåndtering.)
Bestilling af bonruller
Sker ved at sende en mail til info@pay4it.dk - husk at oplyse eget EAN nr.