Evovia

Hvis du skal oprettes som bruger i Evovia, skal du ind på Evovias loginside, udfylde aftalenummeret: 103071, hvorefter du skal indtaste dit brugernavn, som er din arbejdsmail, og derefter vælge "glemt kodeord". Herefter får du tilsendt en mail til oprettelse af et password, hvorefter du har adgang til Evovia. 

• Hvis du er ny leder, vil du allerede have adgang til din afdeling/dine teams ved første login.
  
  
• Hvis en medarbejder skal hjælpe lederen med sygefraværsregistrering, skal der tildeles en sekretæradgang. Dette betyder, at medarbejderen kan registrere sygdom og raskmelding, men ikke tilgå dialoger og referater. Sekretæradgangen tildeles af lederen selv, og når medarbejderen har fået disse rettigheder, vil medarbejderen have adgang til lederens afdeling/teams ved første login. Vejledning til tildeling af sekretærrettigheder findes her og sekretærvejledning til medarbejderen finder her.
  
  
• Hvis du som lederkollega skal hjælpe med sygefraværssamtaler, får du adgang til referater samt sygefraværsregistrering via en inddragelse på lederens afdeling/teams. Lederen har selv mulighed for at inddrage dig til de relevante teams. Vejledning til inddragelse findes her.

For at få et Evovia-ikon på dit skrivebord skal der laves et processkema.

Du har dog altid mulighed for at logge ind på din bruger via Evovias egen hjemmeside.

Du har mulighed for at inddrage en lederkollega, hvis du er fraværende i en periode, har delt ledelse etc. Ligeledes har du mulighed for at inddrage en medarbejder, hvis du ønsker at uddelegere sygefraværsregistreringen og evt. ajourføring mellem SD og Evovia. 

Vi henviser dog til GDPR, hvor sygefravær indgår som personfølsomme oplysninger, og anbefaler derfor, at der kun sker inddragelse, når det er nødvendigt, og at lederkollegaen/medarbejderen fratages inddragelsen, når dette ikke længere er relevant. Overvej, om du i stedet for inddragelse af din medarbejder, kan give personen sekretærrettigheder. Dette betyder, at medarbejderen ikke har adgang til skabeloner og referater, men blot kan registrere sygdom og raskmelding. Du kan læse mere om sekretærrettighederne, og hvordan dette tildeles, her.

Inddragelse

1. Klik på "Organisation" i menubjælken til venstre. Herefter vælger du de teams, som konsulenten skal inddrages på
2. Når du har klikket på et team, vil teamet og medarbejderne figurere på din forside
3. Øverst til venstre, ud for teamets navn, klikker du blyanten
4. inddragelsesmuligheden foldes nu ud, og du skriver navnet på den person, der skal inddrages, og derefter vælger du ansvarsområde: "Adgang til 1:1" eller adgang til Sygefraværsdialog
5. Hvis personen skal inddrages til begge værktøjer, skal du gentage processen ved taste personens navn og derefter vælge det resterende værktøj

Hvis du har behov for yderligere vejledning kan du tilgå Evovias vejledning her.

Hvis du skal finde et referat fra en medarbejders sygeperiode, er der to metoder:

Metode 1

1. På forsiden af Evovia vælger du værktøjet "Sygefraværsdialog"
2. Vælg den grå boks "arkiv"
3. Find og klik på den relevante medarbejders navn
4. Når du har klikket på medarbejderens navn får du en oversigt over personens sygeperioder. Du skal vælge den sygeperiode, som indeholder det referat du ønsker at finde
5. Når du har valgt den relevante sygeperiode, vil du i højre side få adgang til de skabeloner, som blev aktive under medarbejderens sygeperiode. 
6. Du kan nu vælge det ønskede referat ved at klikke på den grønne noteknap til højre for selve skabelonen.
7.  Hvis du har behov for en kopi af referatet, skal du inde i referatet vælge "Menu" øverst i højre hjørne og "Download".

Metode 2

1. På forsiden af Evovia vælger du værktøjet "Sygefraværsdialog"
2. Under "Dialoger, du har adgang til", kan du skrive medarbejderen navn, og du vil få en oversigt over medarbejderens sygeperioder
3. Klik på den grå noteknap til højre, og du føres til sygeperioden og de dertilhørende skabeloner
4. Nu gælder samme procedure som i ovenstående fra punkt 6. 

Hvis du har behov for yderligere vejledning kan du tilgå Evovias vejledning her.

Du skal inddrage personalekonsulenten, hvilket gøres som følgende:

1. Klik på "Organisation" i menubjælken til venstre. Herefter vælger du de teams, som konsulenten skal inddrages på
2. Når du har valgt et team, vil dette nu fremgå på din forside sammen med alle medarbejderen
3. Ud for teamets navn vælger du blyanten
4. inddragelsesmuligheden foldes nu ud, og du skriver navnet på den person, der skal inddrages, og derefter vælger du ansvarsområde: "adgang til 1:1" eller adgang til sygefraværsdialog
5. Hvis personen skal inddrages til begge værktøjer, skal du gentage processen ved taste personens navn og derefter vælge det resterende værktøj

Hvis du har behov for yderligere vejledning kan du tilgå Evovias vejledning her.

Udfordringen kan minimeres med en registreringspraksis, hvor medarbejderens sygefravær registreres som åbentstående. Hvis medarbejderens sygeperiode ikke er tilsvarende registreringen i SD, kan du ændre raskmeldingen i Evovia. Du læse mere i denne vejledning.

Sygdom skal altid registreres i SD, da manuel syge- og raskmelding i Evovia ikke registreres i SD.

Ved registrering i SD Løn, er der en registreringstid fra SD til Evovia på cirka et døgn, hvilket betyder, at ejeren af teamet vil modtage en advisering pr. mail om, at en medarbejder er syg, et døgn efter.

Ved registrering i Tjenestetid, er der en registreringstid fra Tjenestetid til Evovia på cirka en time, hvilket betyder, at ejeren af teamet vil modtage en advisering pr. mail om, at en medarbejder er syg, en time efter.

Det er ikke nødvendigt at kopiere sygefraværsreferater fra Evovia over i personalesagen i SD, dog kan det være nødvendigt, at udarbejde en sygefraværsindkaldelse i SD hvis drøftelse af den driftsmæssige belastning /indstilling til afsked skal tilføjes indkaldelsen. 

Hvis du er i tvivl, om du skal tage SD i brug til sygefraværsreferater, kan du kontakte personalekonsulenten.

Hvis en konstitueret leder skal overtage din afdeling/dine teams, sendes informationerne herom til Evovia@aabenraa.dk, hvorefter rollen som ejer tildeles denne person. Når en ny leder ansættes, registreres ejerskiftet ud fra et processkema.

Referater og oplysninger på dine medarbejdere vil aldrig gå tabt, da de er gemt i systemet. 
Hvis din afdeling/dine teams står uden leder/konstitueret i systemet, vil adgangen altid gå et trin op i ledelseskæden.