Medarbejderudviklings­samtale (MUS og GRUS/TUS)

Gennem den årlige udviklingssamtale sikrer lederen, at medarbejderens kompetenceudvikling bliver fremadrettet og systematisk. Kompetenceudvikling er et fælles anliggende for medarbejder og ledelse. Kompetenceudvikling kan ske både via det daglige arbejde og via efter- og videreuddannelse.

Målet med samtalerne er at opstille udviklingsmål for den enkelte medarbejder og/eller for gruppen/teamet. Udviklingsmålene skal fremme en kompetenceudvikling, som imødekommer både arbejdspladsens behov for kompetenceudvikling og medarbejderens ønsker til faglig og personlig udvikling.

MUS og GRUS/TUS er en god anledning til en gensidig forventningsafstemning og dialog om bl.a. opgaver, samarbejde og trivsel. Lederen tager udgangspunkt i arbejdspladsens behov, men samtidig giver MUS/GRUS/TUS mulighed for at få en bedre forståelse af medarbejdernes karriereønsker, interesser og motivation i arbejdet.

For arbejdspladser, der afholder GRUS/TUS, gælder det, at medarbejdere, der ønsker en MUS- eller seniorsamtale, har krav på dette. 

MUS/GRUS/TUS-samtalerne gennemføres efter lederen har gennemført sin egen lederudviklingssamtale (LUS) i 4. kvartal året før, og gennemføres som udgangspunkt i løbet af 1. kvartal.

Mange medarbejdere samarbejder tæt i teams eller grupper. Her kan det være oplagt at gennemføre gruppeudviklingssamtaler (GRUS) eller teamudviklingssamtaler (TUS).

Formålet med GRUS/TUS er, at I får mulighed for at udvikle gruppens kompetencer i forhold til arbejdsopgaverne, gruppens og den enkelte medarbejders motivation og ikke mindst samarbejdet i gruppen. GRUS/TUS-samtaler fastholder fokus på arbejdspladsen, fællesskabet og den fælles opgave. GRUS/TUS skal forberedes, gennemføres og følges op på samme grundige vis som individuelle samtaler.

Hvis den enkelte medarbejder eller leder ønsker det, kan GRUS/TUS-samtalen suppleres med en kortere MUS-samtale. 

Det kan evt. skiftevis vælges at gennemføre GRUS/TUS-samtaler det ene år og MUS-samtaler det andet år. Dog har medarbejdere stadig krav på en MUS-samtale, hvis de ønsker det. 

Som det fremgår af Aabenraa Kommunes delpolitik for kompetenceudvikling, er det lederens ansvar, at MUS/GRUS/TUS kobles til virksomhedens nuværende og fremtidige behov samt de strategiske udfordringer arbejdspladsen står over for. 

I Aabenraa Kommune er arbejdspladsens mål og opgaver beskrevet i virksomhedsaftalen/virksomhedsplanen eller lignende. Derudover kan andre faktorer påvirke behovet for kompetenceudvikling. Det kan være en ny lovgivning, omstruktureringer, lokale udfordringer afdækket i trivselsundersøgelsen, brugerundersøgelser eller via klager/tilbagemeldinger fra brugere. På baggrund heraf kan arbejdspladsens kompetenceudviklingsbehov kortlægges.

MUS/GRUS/TUS-værktøjerne lægger op til en fleksibel tilrettelæggelse af samtalerne med fokus på det, der har relevans for den enkelte medarbejder, den enkelte leder og arbejdspladsen som helhed. 
Samtalekonceptet er bygget op omkring en række temaer og underemner. Der er for hvert underemne udarbejdet et samtalekort med forslag til emner, I kan drøfte. Der er også mulighed for selv at tilføje punkter. 
For at understøtte at samtalen omfatter de emner, der sammenfattes i udviklingsplanen, er der nogle få fælles samtalekort. Herudover kan de øvrige vælges til.

Obligatoriske emner til samtalerne
Følgende emner/samtalekort indgår i alle MUS/GRUS/TUS-samtaler: 

• Siden sidst
• Faglighed
• Arbejdsopgaver og udvikling

Valgfrie emner til samtalerne
Ud over de obligatoriske emner er der følgende valgfrie temaer i MUS-/GRUS/TUS-værktøjerne:

• Trivsel
• Samarbejde
• Livsfaser (indgår ikke i GRUS/TUS)
• De personalepolitiske værdier
• Digitalisering og digitale kompetencer
• Emne besluttet på arbejdspladsen

Inddragelse af lokal MED-udvalg
Det er valgfrit, hvordan processen tilrettelægges lokalt. Det anbefales dog, at man i det lokale MED-udvalg (LMU) drøfter tilrettelæggelse af processen lokalt, herunder:

• koblingen mellem de strategiske udfordringer og MUS/GRUS/TUS-samtalerne forud for årets samtaler.
• om der skal afholdes MUS-samtaler, GRUS/TUS-samtaler eller GRUS/TUS-samtaler i kombination med en kort MUS-samtale.
• om der skal indgå særlige temaer (tema: Emner besluttet på arbejdspladsen) og underemner i årets samtaler.
• hvordan samtalerne i øvrigt tilrettelægges, herunder:
  • hvordan udvælges samtalekort, så både leder og medarbejder/medarbejdere har indflydelse på samtalens indhold.
  • antal samtalekort udover de samtalekort, der evt. er valgt af LMU.
  • hvordan sker tilbagemelding om valg af samtalekort, således at både medarbejder/medarbejdere og leder har mulighed for at forberede sig på de valgte underemner/samtalekort.

Personaleafdelingen anbefaler, at det lokale MED-udvalg følger op på valg af MUS/GRUS/TUS-model, form, indhold, tilfredshed og effekt af årets MUS/GRUS/TUS-samtaler i forhold til arbejdspladsens fremtidige udfordringer.

Skabelon for samtalerne
En skabelon for samtalerne kan f.eks. se således ud:  

• De fælles temaer indgår i alle samtaler (Siden sidst, Faglighed og Arbejdsopgaver og udvikling).
• Øvrige temaer og underemner/samtalekort indgår som besluttet i LMU.
• Herudover indgår evt. 1-3 samtalekort valgt af henholdsvis leder og medarbejder(e) afhængig af antallet af temaer og underemner defineret af LMU. 
• Samtalerne afsluttes med konkretisering af aftaler i kompetenceudviklingsplanen.

Samtalekortene kan benyttes som de er. Der er dog også mulighed for at redigere og tilføje tekst på samtalekortene. Lederen har således mulighed for at tilpasse samtalekortene ud fra de rammer, der er besluttet i LMU.

Der er udarbejdet en række vejledende samtalekort til henholdsvis MUS og GRUS. Samtalekortene er ikke formuleret som spørgsmål, men som emner man kan tale om med udgangspunkt i det, der er relevant i den enkelte samtale. 

Samtalekortene tager udgangspunkt i 7 temaer med en række underemner.  

For at understøtte at samtalen omfatter de emner, der sammenfattes i udviklingsplanen, er der 3 samtalekort (de fælles temaer), der indgår i alle samtaler. Herudover kan de øvrige samtalekort vælges til med udgangspunkt i de rammer Lokal MED-udvalget har defineret for samtalerne. 

De fælles temaer i MUS er:

• Siden sidst
• Faglighed
• Arbejdsopgaver og udvikling

De øvrige temaer og underemner er: 

Trivsel

• Engagement, arbejdsglæde og motivation
• Anerkendelse
• Indflydelse

Samarbejde

• Fokus på helheden og kerneopgaven
• Samarbejde
• Sparring

Livsfaser (indgår ikke i GRUS)

• Ny på arbejdsmarkedet
• Specialisering
• Lyst til ledelse
• Senior
• Balance mellem arbejds- og privatliv

De personalepolitiske værdier

• Åbenhed og dialog
• Samarbejde og medbestemmelse
• Udvikling og forandring
• Mangfoldighed og rummelighed
• Trivsel og tryghed

Digitalisering og digitale kompetencer

• Digitalisering og digitale kompetencer

Emne besluttet på arbejdspladsen

• Emne besluttet på arbejdspladsen

En forudsætning for en god MUS/GRUS/TUS er, at både medarbejder/medarbejdere og leder er godt forberedte til samtalen.

Ideen med samtalekortene er, at I taler om det, der er relevant. Samtalekortene er ikke formuleret som spørgsmål, men som emner I selv kan fylde indhold på.  Det kræver derfor, at begge parter gør sig overvejelser om, hvilke emner der er særlig relevante og ikke mindst, hvad man ønsker at drøfte i forhold til det enkelte emne.

Til medarbejderen
Som medarbejder kan du inden samtalen overveje: 

• Hvad du ønsker at få ud af samtalen
• Hvilke emner, der er særligt relevante for dig - og hvad du ønsker at drøfte for hvert emne
• Hvordan du kan være med til at skabe en åben og fremadrettet dialog
• Hvordan du ser dine kompetencer og ønsker til dit fremtidige arbejdsliv i forhold til arbejdspladsens mål og udvikling
• Hvordan du har omsat sidste års udviklingsmål i dit daglige arbejde, og hvad du gerne vil blive endnu bedre til i det kommende år
• Hvordan du bedst og mest konstruktivt kan præsentere vigtige forhold og ønsker for din leder

På samtalekortene har du mulighed for at skrive dine egne noter forud for samtalen. 

Som en del af din forberedelse til MUS/GRUS/TUS kan det også være en god idé at spørge en kollega om sparring på, hvordan han eller hun ser dine styrker og muligheder på arbejdspladsen. Mange gange kan en kollega give inspiration og ideer til nye måder eller områder, hvor du kan bruge dine kompetencer i arbejdet.

Til lederen 
Som leder er det vigtigt, at du skaber gode rammer for afholdelse af samtalen: 

• Informer om MUS-/GRUS-konceptet, herunder hvilken ramme det lokale MED-udvalg har defineret for afholdelse af samtalerne, og hvordan I griber processen an lokalt.
• Sikre dig at medarbejderne kender arbejdspladsens udviklingsmål.
• Indkald til samtalerne i god tid med link til samtalekort til MUS eller samtalekort GRUS/TUS. 
• Informer medarbejder/medarbejdere om, at der er mulighed for at redigere og tilføje tekst på samtalekortene. Du kan derfor også vælge at maile/videreformidle de relevante samtalekort til medarbejderne, hvor du har tilføjet egen tekst/ændringer med udgangspunkt i de rammer, der er besluttet i Lokal-MED-udvalget.

Som leder kan det endvidere være en god idé overordnet at overveje:

• Formidling af udfordringerne og hvilke kompetencer der er behov for i det kommende år, så medarbejderne kan gøre sig overvejelser på forhånd.
• Hvilke ressourcer du har til rådighed til opgavevaretagelsen.
• Hvordan du forestiller dig, at den enkelte medarbejders kompetencer og ønsker til arbejdet passer ind i arbejdspladsens og din enheds udvikling.
• Hvordan du bedst muligt fordeler opgaverne blandt medarbejderne.
• Hvad det økonomiske råderum er for kompetenceudvikling i din enhed.

Forud for den enkelte samtale, kan du som leder overveje: 

• Hvad du ønsker at få ud af samtalen.
• Hvordan du kan være med til at skabe en åben og fremadrettet dialog.
• Hvorfor du har valgt de anvendte kort.
• Rækkefølgen af de valgte kort.

At gennemføre en MUS-samtale med kvalitet, mening og effekt forudsætter at både medarbejder og leder gør sig umage.

Indledningsvis er det en god idé at afstemme mål og forventninger til selve samtalen og kort gennemgå indholdet af samtalen. Herunder hvilke samtalekort, der er valgt og eventuelt hvorfor afhængig af, hvordan processen er tilrettelagt hos jer. 

Samtalens indhold
Samtalen vil typisk indeholde tre dele:

• En bagudrettet del - hvordan det  er gået siden sidst
• En aktuel del – hvordan det går lige nu i forhold til de valgte emner  
• En fremadrettet del - hvilke ønsker/behov der er til fremtiden – og hvordan vi når frem til det

 En skabelon for samtalerne kan f.eks. se således ud:  

• Drøftelse af de fælles temaer: Siden sidst, Faglighed og Arbejdsopgaver og udvikling.
• Øvrige temaer og underemner/samtalekort som besluttet i LMU.
• 1-3 samtalekort valgt af henholdsvis leder og medarbejder(e) afhængig af antallet af temaer og underemner defineret af LMU og hvad der i øvrigt er besluttet i LMU.
• Samtalen afsluttes med konkretisering af aftaler i en kompetenceudviklingsplan - se punktet nedenfor.

Den udviklende dialog kræver blandt andet:

• at I er godt forberedte,
• at I lytter til hinanden og prøver at forstå meningen bag det, der bliver sagt,
• at I stiller uddybende spørgsmål frem for at argumentere imod,
• at I siger, hvad I mener på en respektfuld måde,
• at I siger fra, hvis I er uenige, og accepterer andre udgaver af virkeligheden,
• at I er konkrete og kommer med eksempler og
• at I sørger for at kunne holde samtalen uforstyrret.

Evaluer samtalen
Som afslutning på samtalen er det en god idé, hvis medarbejder og leder i fællesskab kort evaluerer samtalen. I kan eksempelvis tale om:

• Hvad der var det vigtigste udbytte af samtalen.
• Hvad I gjorde, der var med til at gøre samtalen til en konstruktiv samtale.
• Hvad der kunne have gjort samtalen endnu bedre.

Ramme for kompetenceudviklingsplan

• En MUS-samtale afsluttes med, at medarbejderen og lederen i fællesskab udarbejder en skriftlig kompetenceudviklingsplan for det kommende år.
• For GRUS/TUS udarbejdes ligeledes en individuel kompetenceudviklingsplan for gruppen/teamet. 
• De fælles mål, som indgår i alle medarbejderes udviklingsplan, sendes til godkendelse hos alle deltagere. Herefter udarbejdes de individuelle kompetenceudviklingsplaner, som dels består af de fælles mål og dels de individuelle mål.
• Både medarbejder og leder skal godkende udviklingsplanen og opbevare en kopi. Lederens kopi journaliseres i Personalesagen i Acadre. 
• MUS-samtaler betragtes som en fortrolig samtale mellem medarbejder og leder. Når kompetenceudviklingsplanerne indgår som en del af en personalesag, er det vigtigt, at der kun indgår oplysninger, der har relevans for den fremadrettede kompetenceudvikling.

Jo mere konkret den enkelte udviklingsplan er, desto lettere er den at følge op på. Husk at aftale hvem, der er ansvarlig for, at de enkelte punkter i planen bliver sat i gang og gennemført samt hvornår.

Som leder kan du have behov for at undersøge afdelingens samlede kompetenceudviklingsbehov, inden du giver endelig tilsagn til de enkelte medarbejdere. Jobudvikling er et godt alternativ til eksempelvis kursus aktiviteter. Det kan for eksempel være at få nye opgaver, at deltage i tværgående aktiviteter, i arbejdsgrupper, at få tovholderansvar eller lignende. 

Ved eventuel anmodning om aktindsigt vil Personalekontoret vurdere aktindsigten i forhold til ovenstående,  herunder hvilke oplysninger, der må udleveres. 

Gå til elektronisk udfyldning af  MUS kompetenceudviklingsplanen her (xFlow-blanket).

Gå til elektronisk udfyldning af  GRUS kompetenceudviklingsplanen her. 

Det er lederen, som starter denne blanket. Blanketten skal ALTID startes via ovenstående link. Når kompetenceudviklingsplanen er godkendt af både leder og medarbejder, sendes den aftalte plan via mail til lederen og til medarbejderen via e-boks. 

Du for brug for at:

• være logget på Citrix og
• navn og CPR-nummer på den medarbejder, der skal modtage kompetenceudviklingsplanen til godkendelse.

Trin i udfyldelsen (man guides i processen):

1. Udfyld felterne
2. Send kompetenceudviklingsplanen til medarbejderens e-boks til godkendelse.
3. Medarbejderen modtager en advis i sin e-boks.
4. Når medarbejderen har godkendt/kommenteret skemaet, modtager du en advis i din mail-boks (Opsamlingsmail). Du kan også altid se status under ”Mine blanketter”.
5. Du skal som leder endelig godkende kompetenceudviklingsplanen.
6. Når du har godkendt planen, modtager du som leder en kvitteringsmail. Planen skal journaliseres i personalesagen i Acadre med dokumenttype MUS/LUS og slettes automatisk i DitmerFlex 30 dage efter godkendelse.
7. Medarbejderen modtager kompetenceudviklingsplanen i sin e-boks.

En af de vigtigste forudsætninger for succesfulde medarbejderudviklingssamtaler er, at de skaber reelle ændringer efterfølgende. Derfor er opfølgningen afgørende for en vellykket MUS/GRUS/TUS. 

Opfølgning er både leders og medarbejders ansvar, så sørg for at skrive ind i udviklingsplanen, hvem der er ansvarlig for de enkelte opfølgningspunkter efter samtalen og hvornår og hvordan I følger op.

Når alle udviklingssamtalerne er afholdt, er det en god idé som leder at lave en samlet tilbagemelding til medarbejderne, hvor lederen fortæller om de udviklingsaktiviteter, der skal sættes i gang.

Det er lederens opgave at følge op på, om udviklingsaktiviteterne giver det forventede udbytte. Samtidig har lederen et ansvar for at skabe gode rammer for kompetenceudvikling, mens medarbejderen arbejder på at nå de beskrevne udviklingsmål. Opfølgningen bør ske løbende. Hvis nogle af aktiviteterne ikke forløber, som forventet, bør I drøfte hvorfor, og om der skal tages nye initiativer. 

Seniorsamtaler er et tilbud ved Aabenraa Kommune, som tilbydes fra enten 58 eller 60 år afhængig af den ansattes ret til seniordage. Retten til seniordage fremgår af overenskomsten. Det er frivilligt, om man som medarbejder ønsker en seniorsamtale.

Seniorsamtalen kan afholdes som en integreret del af MUS-samtalen. Her vælger man samtalekortet "Senior" under "Livsfaser og karriere".

For medarbejdere, der deltager i en GRUS/TUS-samtale, afholdes seniorsamtalen som en separat samtale. 

Medarbejdere, der har langvarig fravær fra arbejdspladsen på grund af sygdom eller barsel har også krav på en MUS-samtale. Det anbefales, at MUS-samtale og sygefraværssamtale gennemføres som to selvstændige samtaler.