Arkivering af Acadre 2018

Arkivering af Acadre 2018

Her på siden finder du svar på nogle af de spørgsmål, du måtte have i forbindelse med arkiveringen af Acadre


ARKIVERING OG MASSEAFSLUTNING
Den 25. juni skal Acadre arkiveres, og det betyder, at vi arkiverer alle sager fra 2007-2013, samt alle afsluttede sager i perioden 2014-2017.

Vi har stadig en del åbne sager i perioden 2007-2013, og derfor gennemfører Formpipe en masseafslutning af alle uafsluttede sager i denne periode. 

Vi skal derfor hver især have ryddet op:

  • Sørg for, at alle dokumenter er journaliseret på dine uafsluttede sager fra perioden 2007-2013, inden de afsluttes
  • Sørg for at journalisere og afslutte de sager fra perioden 2014-2017, som reelt set er færdigtbehandlede, men som blot ikke er blevet afsluttet endnu, så disse også kan afleveres til arkivet i samme omgang.


DER ER INGEN GRUND TIL BEKYMRING
Du kan stadig se alle dine sager, selvom de er afsluttede og arkiverede. Den eneste forskel er, at du ikke længere kan ændre i eller gemme nye dokumenter i sagen.

HVIS du stadig bruger en af de sager, som afsluttes i forbindelse med arkiveringen, har du mulighed for at oprette en kopi af sagen eller oprette en ny sag med henvisninger til den gamle sag.

Du kan også altid efterfølgende lave henvisninger til en sag - altså EFTER både afslutning og arkivering.

Nedenfor finder du vejledninger til, hvordan du hurtigt kan afslutte dine sager, lave henvisninger, kopiere en sag m.m.


VEJLEDNINGER:

 

Der er udsendt en mail til alle medarbejdere omkring masseafslutning og arkivering. Læs mailen her.

Spørgsmål og svar:

  • Der er lovbestemmelser for, hvor længe vi må have data liggende i vores IT-systemer, før de skal slettes. Det er bl.a. fastsat i persondataloven, forældelsesloven, forvaltningsloven m.fl. De færreste kommuner lever 100 % op til bestemmelserne, men vi skal efterstræbe det. I maj 2018 træder EUs databeskyttelsesforordning i kræft, hvilket medfører et yderligere pres på kommunerne for at indføre kassationsfrister og sikre, at data slettes i vores systemer. Imidlertid forskriver arkivloven, at data fra IT-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til et offentligt arkiv senest før sletning eller når data går ud af administrativt brug. Derfor er vi nødt til, inden vi kan indføre kassationsfrister og slette persondata, at sikre, at alt vores materiale er afleveret til arkiv.

  • Acadre er et af kommunens væsentligste IT-redskaber til at sikre dokumentation af den sagsbehandling og administration, der udføres i kommunen. Derfor er størstedelen af systemet bevaringspligtigt i henhold til arkivloven.

  • Det skal de, da vi i kommunen har 34.908 åbne sager fra før 2014, som ikke kan arkiveres, før de bliver afsluttede.

  • Ja, du har ligesom med afsluttede sager i Acadre fortsat se-adgang til alle dine sager i Acadre.

  • Nej. Når dine sager er afsluttede, som er en forudsætning for, at de kan arkiveres, kan du ikke længere redigere i eller tilføje dokumenter til en sag. Du vil dog fortsat kunne se sagen i Acadre.

  • Der er to muligheder. Du kan enten oprette en fuldstændig kopi af sagen (med ny oprettelsesdato og derfor ny kassationsfrist) eller oprette en ny sag og lave henvisning mellem den nye og gamle sag, så enhver hurtigt kan se, at de to sager hænger sammen.

  • Ja, arkiveringen gør ingen forskel.

  • De arkiveres stadig.

  • Lovbestemmelserne til opbevaring og sletning af data bliver ikke færre eller mildere. Det er derfor vigtigt at grundlægge en god journaliseringspraksis, så arkivering og sletning bliver så smertefrit som muligt. Det betyder først og fremmest overholdelse af enkeltsagsprincippet.

    Se i øvrigt: 10 gode vaner om journalisering i Acadre

  • Enkeltsagsprincippet er et princip for organisering af forvaltningens sager, og en måde at afgrænse sager i en defineret mindste-enhed (enkeltsager). Enkeltsagsprincippet forskriver, at der oprettes en sag pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces. Dette sikrer, at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse.

    Eksempel: Hvis der er truffet tre afgørelser i forhold til en borger udgør disse tre enkeltsager en samlesag. Der skal altså oprettes tre sager i Acadre. Enkeltsagsprincippet medvirker til at der kan skelnes mellem den enkelte ansøgning/afgørelse og den samlede mængde ansøgninger/afgørelser i forhold til en borger.

  • Der bliver en nedetid for Acadre efter kl. 15.00 den 25. juni. Indtil da, kan Acadre anvendes helt normalt.

  • Ingen sager bliver slettet, før de er arkiveret. Vi undgår ikke på sigt, at skulle slette sager for at overholde lovgivningen. Sletningen bliver dog først et emne, når arkiveringen er overstået. De ældste sager vil blive slettet først og der vil bliver foretaget nødvendige undtagelser

YDERLIGERE SPØRGSMÅL?

Har du spørgsmål til ovenstående, så kontakt enten din lokale IT-superbruger, den ESDH-ansvarlige i din forvaltning eller Byråds- og Direktionssekretariatet.

Kontaktperson

Malene Thuskjær Johansen - Administrativ konsulent
Tlf. 73768981 - mtha@aabenraa.dk