Der er lovbestemmelser for, hvor længe vi må have data liggende i vores IT-systemer, før de skal slettes. Det er bl.a. fastsat i persondataloven, forældelsesloven, forvaltningsloven m.fl. De færreste kommuner lever 100 % op til bestemmelserne, men vi skal efterstræbe det. I maj 2018 træder EUs databeskyttelsesforordning i kræft, hvilket medfører et yderligere pres på kommunerne for at indføre kassationsfrister og sikre, at data slettes i vores systemer. Imidlertid forskriver arkivloven, at data fra IT-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til et offentligt arkiv senest før sletning eller når data går ud af administrativt brug. Derfor er vi nødt til, inden vi kan indføre kassationsfrister og slette persondata, at sikre, at alt vores materiale er afleveret til arkiv.

Acadre er et af kommunens væsentligste IT-redskaber til at sikre dokumentation af den sagsbehandling og administration, der udføres i kommunen. Derfor er størstedelen af systemet bevaringspligtigt i henhold til arkivloven.

Det skal de, da vi i kommunen har 34.908 åbne sager fra før 2014, som ikke kan arkiveres, før de bliver afsluttede.

Ja, du har ligesom med afsluttede sager i Acadre fortsat se-adgang til alle dine sager i Acadre.

Nej. Når dine sager er afsluttede, som er en forudsætning for, at de kan arkiveres, kan du ikke længere redigere i eller tilføje dokumenter til en sag. Du vil dog fortsat kunne se sagen i Acadre.

Der er to muligheder. Du kan enten oprette en fuldstændig kopi af sagen (med ny oprettelsesdato og derfor ny kassationsfrist) eller oprette en ny sag og lave henvisning mellem den nye og gamle sag, så enhver hurtigt kan se, at de to sager hænger sammen.

Ja, arkiveringen gør ingen forskel.

De arkiveres stadig.

Lovbestemmelserne til opbevaring og sletning af data bliver ikke færre eller mildere. Det er derfor vigtigt at grundlægge en god journaliseringspraksis, så arkivering og sletning bliver så smertefrit som muligt. Det betyder først og fremmest overholdelse af enkeltsagsprincippet.

Se i øvrigt: 10 gode vaner om journalisering i Acadre

Enkeltsagsprincippet er et princip for organisering af forvaltningens sager, og en måde at afgrænse sager i en defineret mindste-enhed (enkeltsager). Enkeltsagsprincippet forskriver, at der oprettes en sag pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces. Dette sikrer, at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse.

Eksempel: Hvis der er truffet tre afgørelser i forhold til en borger udgør disse tre enkeltsager en samlesag. Der skal altså oprettes tre sager i Acadre. Enkeltsagsprincippet medvirker til at der kan skelnes mellem den enkelte ansøgning/afgørelse og den samlede mængde ansøgninger/afgørelser i forhold til en borger.

Der bliver en nedetid for Acadre efter kl. 15.00 den 25. juni. Indtil da, kan Acadre anvendes helt normalt.

Ingen sager bliver slettet, før de er arkiveret. Vi undgår ikke på sigt, at skulle slette sager for at overholde lovgivningen. Sletningen bliver dog først et emne, når arkiveringen er overstået. De ældste sager vil blive slettet først og der vil bliver foretaget nødvendige undtagelser