Bestilling af arkivmateriale fra Historisk Arkiv

Bestillingen skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for, at sagen eller dokumenterne kan fremfindes. Jo flere oplysninger en sagsbehandler kan give ved bestillingen, jo nemmere er det for arkivet at finde sagen eller dokumenterne frem. 

Inden arkivet kontaktes, anbefales det at undersøge, hvor mange oplysninger, man selv kan fremskaffe. Det kunne f.eks. være: 

• Findes de ønskede oplysninger i systemer, vi allerede har i huset, f.eks. CPR-registret?
• Er de ønskede oplysninger så nye, at de endnu ikke er sendt til arkiv/slettet i vores systemer?
• Kan borgere selv fremskaffe oplysninger online, f.eks. eksamensbeviser eller tidligere adresseoplysninger, civilstand mm. på borger.dk?

Når arkivet kontaktes, anbefales det også at overveje, om følgende kan være relevant at skrive ind i bestillingen: 

• Hvad er formålet med bestillingen?
• Skal sagen eller eller dokumenterne findes som papir- eller IT-arkivalier? 
  Måske som begge dele. Måske vides det ikke. 
• Hvis der er tale om IT-arkivalier, hvilket system kan de så ligge i?
• Hvis der er tale om en gammel sag, kan begreber, forvaltninger og andet så have ændret navn, så det giver mening at søge på de gamle navne?
  Kan "børnepenge" f.eks. have heddet noget andet tidligere?
  Kan en vej have skiftet navn eller en grund skiftet status fra f.eks. landbrugsjord til erhvervsgrund eller udstykning?

Brugen af store og små bogstaver påvirker ikke søgeresultatet, ligesom arkivet søger på kendte varianter af stavemåder, f.eks. på "sønderjysk" og "sønderjydsk" - "Åbenrå" og "Aabenraa". 

Hvis der er tale om bestilling af papirarkivalier fra de gamle kommuner (før kommunesammenlægningen), kan der også ligge sager og dokumenter på Rigsarkivet i Aabenraa (www.rigsarkivet.dk).
Skriv i bestillingen, at Historisk Arkiv gerne må oplyse, om akterne eventuelt kunne være på Rigsarkivet. 

For emnesager kan følgende f.eks. være relevant: 

• Kommunenavn, evt. forgængerkommunenavn (før 2007)
• IT-systemnavn, sagerne blev opbevaret i
• Årstal/relevant tidsperiode
• Myndighed der oprindeligt har behandlet sagen
• Journalnummer
• Cirka sagstitel
• Sagsidentifikation/sagsnummer
• Sagstype (politisk protokol, byggesag m.v.)
• Hvad handler sagen om?
• Andet relevant (f.eks. KLE-nummer, afdeling, sagsbehandler, matrikelnummer, involverede virksomheder, politisk beslutning)

For borgersager kan følgende  f.eks. være relevant: 

• Kommunenavn, evt. forgængerkommunenavn (før 2007)
• IT-systemnavn, sagerne blev opbevaret i
• Navn (evt. tidligere navn)
• CPR-nummer
• Årstal/relevant tidsperiode
• Myndighed der oprindeligt har behandlet sagen
• Sagstype (dagpenge, kontanthjælp mv.)
• Andet relevant (f.eks. begivenheder i borgerens liv eller myndighed der kan have arkiveret oplysninger om borgeren)

For børne- og anbringelsessager kan følgende f.eks. være relevant: 

• Kommunenavn, evt. forgængerkommunenavn (før 2007)
• IT-systemnavn, sagerne blev opbevaret i
• Navne på barn og forældre
• CPR-numre på barn og forældre
• Årstal/relevant tidsperiode
• Myndighed der oprindeligt har behandlet sagen
• Sagstype (anbringelse mv.)
• Andet relevant

For PPR-sager, elevmapper og eksamensbeviser kan følgende f.eks. være relevant: 

• Kommunenavn, evt. forgængerkommunenavn (før 2007)
• IT-systemnavn, sagerne blev opbevaret i
• Elevens (føde)navn
• CPR-nummer
• Skolens navn
• Årgang
• Årstal/relevant tidsperiode
• Myndighed der oprindeligt har behandlet sagen
• Sagstype
• Andet relevant