10 gode vaner om journalisering i Acadre

En sag skal kun ligge ét sted. Du skal aldrig bruge drev til at journalisere, da drev ikke er et godkendt journaliseringssystem. Det betyder, at dokumenterne ikke er beskyttet i samme grad som i Acadre. Det betyder også, at dokumenterne ikke bliver arkiveret. Derfor er det vigtigt at oprette en sag i Acadre.

Du kan hente vejledning til oprettelse af Acadre sag her

Du skal oprette sagen så snart du begynder at arbejde med den – du har nemlig pligt til altid at have en opdateret sag. Det gør det muligt for dine kolleger at overtage din sag, hvis du bliver syg eller har ferie.

Hvad er en sag: En sag opstår når en borger, virksomhed, forening eller lign. henvender sig til kommunen med på et område hvor kommunen har en forpligtigelse til at behandle henvendelsen. Det er underordnet om henvendelsen er personlig, telefonisk eller skriftlig.

En sag opstår også når der skal træffe en beslutning i fx byråd, udvalg eller direktion. Her skal dokumenterne i sagen dokumentere hvad der er besluttet og hvilke oplysninger, der lå til grund.

Enkeltsagsprincippet: Aabenraa Kommune benytter enkeltsagsprincippet. Det betyder kort og godt, at hver afgørelse skal ligge på sin egen sag.

Eksempel 1: En borger henvender sig til kommunen og klager over dårlig gadebelysning og snerydning. Her skal der oprettes to sager – én for gadebelysning og én for snerydning, fordi det drejer sig om to forskellige emner.

Eksempel 2: Der er nedsat en arbejdsgruppe på tværs af forvaltningsskel, med deltagelse af to forvaltninger, to skoler og to plejehjem. Der skrives referater af møderne. Her skal der ”kun” oprettes én sag, fordi der er tale om én arbejdsgruppe. Alle deltagerne bruger samme sag.

Titlen skal være så kort og præcis som mulig, men skal også indeholde de relevante ord, der gør det muligt at søge sager og dokumenter frem igen.

Du bør udfylde titlen og feltet ”indhold” med forskellige oplysninger – ikke blot skrive den samme tekst to gange. 

Du må ikke lave stavefejl – det vil nemlig gøre det meget svært at søge sagen frem senere. Vær derfor omhyggelig.

Du skal også give sagen en titel som giver mening for andre end dig - for Acadre er ikke blot dit eget private arbejdsværktøj. Det er et videndelingsværktøj.

Du skal ligeledes undgå hjemmelavede forkortelser, som dine kolleger i andre afdelinger ikke kender.

Du skal derudover være specielt omhyggelig med at navngive mails, og ikke blot bruge teksten fra mailens emnefelt, som ofte ikke giver mening for andre (fx "SV: RE: RE: test af system") 

Aabenraa Kommuner bruger KL´s journalplan. Her kan du finde et 6-cifret journalnr., der passer nøjagtigt til dit emne. Du skal også finde en facet, der beskriver den handling som sagen vedrører. Hver afdeling har retningslinjer for hvordan afdelingen bruger Acadre. Her kan du finde de journalnumre og facetter som netop din afdeling bruger oftest. Du kan læse mere om journalkoder og facetter her.

Her er en vane, der virkelig vil spare tid for dig!

Du kan bruge autoprofiler, hvis du ofte opretter den samme type sag. Du skal én gang for alle indtaste sagens journalnr., facet, titel og sagsindhold. Du kan herefter ved hjælp af to klik oprette en ny sag, hvor alle oplysninger fremgår – du skal blot huske at skrive lidt til i titlen, så du kan se hvad denne sag handler om.

Du kan hente vejledning om Autoprofiler her

Din afdeling har lavet retningslinjer for hvordan I skal bruge Acadre. I retningslinjerne kan du se afdelingens autoprofiler. Du finder din afdelings retningslinjer her.

Du har pligt til at holde din sag ajourført. Det betyder, at du skal journalisere dokumenter straks. Fordelen er, at du husker at journalisere dokumentet. Det er også en fordel, at dine kolleger kan overtage din sag, når du har ferie eller er syg. Det kan de kun, hvis alle sagens dokumenter er journaliseret.

Når du journaliserer, dokumenterer du samtidig, at du har behandlet sagen korrekt. En korrekt journalisering er altså med til at bevise, at du har styr på dine sager og at du træffer korrekte afgørelser.

Hvad skal journaliseres? Du skal journalisere alt der har relevans for din sag – indgående og udgående mails, breve, notater, præsentationer, kort, lydfiler, videoklip mv. Der må aldrig mangle oplysninger i en sag – og det er dig, der vurderer hvad der er relevant. Hvis du er i tvivl, så journalisér. 

Særligt om sms’er: Hvis du har modtaget eller sendt oplysninger, der er af betydning for sagen, på en sms, og oplysninger ellers ikke fremgår af sagen, har du pligt til at journalisere sms’en. Alternativt kan du lave et notat om indholdet af teksten i sms’en.

Du kan hente vejledning til journalisering af sms’er her

Links: Husk at man ikke kan journalisere et link til en hjemmeside. Formålet med at journalisere er netop at dokumentere hvor man har sine oplysninger fra. Og hjemmesider laves om med jævne mellemrum – og derved forsvinder de oplysninger som du har lagt til grund for din afgørelse/indstilling. Hvis linket er afgørende for sagen er det derfor nødvendigt at udskrive teksten fra hjemmesiden og scanne den ind på sagen.

Video/lyd: Afvikling af opløsning på videofiler er ikke optimal i Acadre - der arbejdes på en snarlig løsning. Indtil da, hvis du har lyd- og videofiler, der er relevante for din sag, skal du sørge for, at informationen er tilgængelig på sagen. Det kan eksempelvis ske ved at skrive de væsentligste pointer ned og journalisere dokumentet på sagen.

Du kan hente vejledning til journalisering af dokumenter til Acadre her

Her kan du virkelig spare tid!

For hvert dokument, du skal journalisere, skal du udfylde fire felter.  Du kan nøjes med at udfyld 1-2 felter, hvis du bruger autoprofiler.

Du kan også bruge Avanceret Outlook Integration. Det er en endnu hurtigere måde at journalisere mails.

Du kan hente vejledning til Avanceret Outlook Integration her.

Vær opmærksom på personoplysninger, der journaliseres i emnesager og ejendomssager, da et stort antal medarbejdere har adgang til at se disse sager. Overvej, om der skal en kode på din sag, så adgangen begrænses til de medarbejdere, der har brug for at kunne se sagen. 

Du kan evt. angive i bemærkninger til sagen, at der indgår personoplysninger.

Når du låser et dokument fortæller du, at dokumentet er færdigbehandlet.

Udsendelse af afgørelsesbreve elektronisk: Det er ikke længere nødvendigt at underskrive et brev inden du sender det til modtageren. Men du har stadig en forpligtelse til at dokumentere hvad du har sendt. Du dokumenterer ved at låse dokumentet.

Bilag til et dagsordenspunkt: Du skal låse de dokumenter som du vedlægger til et dagsordenspunkt. På den måde kan du dokumentere hvilke oplysninger fx et politisk udvalg har fået forelagt. Du skal kopiere dokumentet til et nyt dokument, hvis udvalget har ændringer. På den måde kan du dokumentere udviklingen i sagen.

Du skal fjerne dokumenter som er blevet journaliseret på sagen ved en fejl. Du skal også fjerne kladder og andre dokumenter som ikke blev til et endeligt dokument. På den måde er der ikke tvivl om hvad der reelt er sket i sagen.

Du kan oprette en papirkurvssag med journalnr. 85.15.70 og facet G01. Her kan du flytte dobbeltjournaliserede dokumenter hen. Papirkurvssagen vil blive slettet en gang om året.

En sag skal afsluttes så snart den er færdigbehandlet. Du kan stadig se sagen i Acadre – den eneste forskel er, at du ikke længere kan gemme nye dokumenter på sagen.

Det giver overblik, når du afslutter sager så snart sagen er færdigbehandlet. Du får overblik over hvor mange sager du arbejder med, og din chef får mulighed for at følge med i, hvordan afdelingens sagsbehandling skrider frem.

Desuden indskærper databeskyttelsesloven reglerne om dataminimering. Det betyder, at vi har pligt til at slette visse typer personfølsomme oplysninger efter et bestemt stykke tid – fx 5 år. De 5 år tæller fra sagen er færdigbehandlet. Derfor er det vigtig, at sagen afsluttes, da det er vores eneste måde at vide hvilke sager, der skal slettes. Du kan ikke undgå slettefristen ved at undlade at afslutte sagen – til gengæld kan kommunen få en anseelig bøde for manglende overholdelse af lovgivningen! Så derfor - afslut sagen når den er færdigbehandlet.

Du kan hente vejledning til Afslutning af sager i Acadre her