Autoprofiler i Acadre - Journalkoder og facetter

Autoprofil

Du kan oprette autoprofiler på sager i Acadre. En autoprofil betyder, at langt størstedelen af de obligatoriske oplysninger, du skal indtaste når du opretter en ny sag, allerede er indtastet. Autoprofiler sparer virkelig meget tid, og samtidig sikrer man en ensartet journalisering af sager.

Mange afdelinger har fælles autoprofiler – det sikrer, at sagerne bliver journaliseret ens på tværs af medarbejdere. Hver afdeling skal opliste sine autoprofiler i Retningslinjer for brug af Acadre. Tal med din superbruger, hvis du har spørgsmål.

Hvilken sagstype skal jeg bruge?

Aabenraa Kommune har fem forskellige sagstyper. Det er emnet for din sag, der bestemmer hvilken sagstype du skal bruge:

• Borgersag: En sag, der involverer en borger – CPR-nr. er sagens titel
• Ejendomssag: En sag, der involverer en ejendom – adressen er sagens titel
• Personalesag: En sag, der involverer en ansat i kommunen -  CPR-nr. er sagens titel
• BU-sag: En særlig borgersag, der benyttes af PPR -  CPR-nr. er sagens titel
• Emnesag: Alle andre typer sager – sager, der skal behandles politisk, administrative sager, alkoholbevillinger, taxabevillinger osv.

Hver afdeling har udarbejdet Retningslinjer for brug af Acadre. Her vil det fremgå hvilke sagstyper du skal bruge. Vær opmærksom på at man også kan bruge autoprofiler til emnesager.

Hvilke journalkoder og facetter skal jeg bruge?

Når du opretter en sag skal du angive en journalkode og en facet. Formålet er at skabe en systematisk registrering og identifikation af sager. Journalkoden viser hvilket emner det drejer sig om. Facetten viser hvordan kommunen behandler sagen.

1. Journalkode: Emnenumrene er opdelt i tre niveauer

1. Første niveau: Hovedgrupperne giver de to første cifre i journalkoden. Hovedgrupperne kan inddeles i fire grupper:
   1. Hovedgruppe 00 dækker sager om kommunens overordnede og tværgående opgaver - fx budget og regnskab
   2. Hovedgruppe 01-54 (bortset fra 30) dækker sager, hvor kommunen løser en opgave i forhold til borgere/virksomheder - fx børnepasning eller vejbelysning
   3. Hovedgruppe 30 dækker sager vedr. statslige myndigheders opgave – statsforvaltning, domstole og politi
   4. Hovedgruppe 80-88 dækker sager, der vedrører kommunens egne ressourcer - fx personale, kommunale bygninger og indkøb.
2. Andet niveau: Grupperne giver de næste to cifre til journalkoden. Gruppeniveauet er opdelt ud fra opgavernes sammenhæng i lovområde/regelsæt eller i forhold til organisatorisk sammenhæng.
   1. Eksempel: 00.30## = Budget, 00.32 ## = Regnskab.
3. Tredje niveau: Tredje niveau i journalplanen er emnerne og indeholder den konkrete opgave, indenfor et opgaveområde, ofte ved et lovreguleret område udtrykt i en paragraf eller et kapitel.
   1. Eksempel: 00.30.10 = Årsbudgetter. 00.32.12 = halvårsregnskab.

2. Facet: Med handlingsfacetten registrerer du, hvordan sagen behandles – fx om det er en aktindsigt, en klage eller en ansøgning, der kan behandles efter faste regler.

3. Kassationskode: Nogle sager skal bevares til evig tid, mens andre sager kun skal bevares et vist antal år. Når du vælger din journalkode og facet, vil Acadre automatisk foreslå en kassationskode. Koden er kun vejledende, så du har mulighed for at ændre den, hvis der er bestemmelser i særlovgivning som gør, at sagen skal bevares i længere tid.

B betyder at sagen skal bevares til evig tid
K betyder at kommunen kan kassere sagen, når det skønnes, at der ikke længere er brug for den.
K5  betyder at kommunen kan kassere sagen, når kommunen ikke længere har retligt eller administrativt brug for den. Anbefalingen er her 5 år efter sagens afslutning.
K10 betyder at kommunen kan kassere sagen/materialet, når kommunen ikke længere har retligt eller administrativt brug for den. Anbefalingen er her 10 år efter sagens afslutning.

Aabenraa Kommune bruger den journalplan som KL har udarbejdet. Planen bliver løbende opdateret. Journalplanen er indlagt i Acadre, hvor du kan søge. Du kan også søge i journalplanen her.

Du vil ofte skulle bruge et begrænset antal journalkoder og facetter til dine sager. Hver afdeling/underafdeling har udarbejdet retningslinjer for brugen af Acadre. I retningslinjerne står hvilke journalkoder og facetter du og dine kolleger oftest benytter. Retningslinjerne vil være til stor hjælp, og de opdateres løbende i takt med, at I får brug for nye journaliseringer.