Hvorfor arkiverer vi?

Hvorfor arkiverer vi?

Enhver offentlig virksomhed skal kunne dokumentere sine beslutninger. Derfor skal kommunen arkivere sager og dokumenter. Arkiveringen skal være systematisk, så det er muligt at finde oplysningerne igen.

Hvorfor arkiverer vi?
Vi kan ikke gemme alt for eftertiden. Men vi skal gemme materiale, som dokumenterer væsentlige administrative og retslige forhold af betydning for borgere og myndigheder samt materiale, som kan bidrage til at skrive Aabenraa Kommunes historie.

Hvad arkiverer vi?
Ved arkivalier forstås alt materiale, der indeholder informationer, som er blevet opsamlet i forbindelse med en forvaltning eller institutions virksomhed. Husk, at arkivalier ikke kun er dokumenter. Det er også kort og tegninger, mikrofilm, foto, lydoptagelser og elektroniske medier af enhver art.

Bevaring og kassation: Når du opretter en sag i Acadre bliver sagen markeret med en kassationskode. Den fortæller om sagen kan kasseres eller om den skal bevares. Det er altså kombinationen af journalkode og facet, der afgør om sagen er bevaringsværdig eller ej. Acadre benytter følgende forkortelser:

B – betyder at sagen skal bevares til evig tid
K10 - betyder at kommunen kan kassere sagen, når kommunen ikke længere har retligt eller administrativt brug for den. Anbefalingen er her 10 år efter sagens afslutning.
K5 – er som K10, men her er anbefalingen, at sagen kasseres 5 år efter sagens afslutning.
K – betyder, at kommunen kan kassere sagen når det skønnes, at der ikke længere er brug for det.

Kassationsfristerne er alene vejledende, kommunen kan selv beslutte at bevare mere eller indføre andre kassationsfrister. Aabenraa Kommune har besluttet at merbevare. Det betyder, at i personsager, hvor sagen kan kasseres, bevarer vi alle sager, hvor cpr-nummeret starter med 01, 11 og 21. Det har kun praktisk betydning for de medarbejdere, der foretager kassation.

Hvem arkiverer?
Du skal ikke bekymre dig om arkivering, når blot du husker at overholde journaliseringsreglerne. Det er til gengæld også vigtigt. For hvis journaliseringsreglerne ikke bliver overholdt, vil vores arkiv blive mangelfuldt og svært at finde rundt i.

Kontaktperson

Stella Bøttger - Jurist
Tlf. 73767804 - sboe@aabenraa.dk